З серпня запускаються програмні РРО: кому вони потрібні і скільки коштують

Кому потрібні нові технології, у скільки вони обійдуться, та чи дадуть  переваги, в колонці для НВ розповів CEO компанії по автоматизації ресторанів Poster Родіон Єрошек. «Мінфін» публікує скорочену версію статті.

В чому причина змін

Відповідно до закону № 128-IX програмним (хмарним) РРО може вважатися будь-який комплекс, який реєструє розрахункові операції і кількість проданого товару — незалежно від використовуваного пристрою. Тобто, тепер транзакції можна буде фіксувати навіть зі смартфона.

Запуск хмарних реєстраторів пов’язаний з новою хвилею фіскалізації, перший етап якої (після перенесення) стартує в січні 2021 року, а другий — у квітні. Будь-який бізнес на єдиному податку (крім першої групи) з оборотом менше 1 млн грн вже з початку наступного року повинен буде використовувати РРО. Програмні реєстратори позиціонуються як спрощений спосіб виходу з тіні.

Для власників фізичних РРО нічого не зміниться. Зараз класичні реєстратори — кнопкові касові апарати або фіскальні принтери — використовує бізнес з річним оборотом в 1 млн грн і вище, а також бізнес, який торгує підакцизними товарами. Згідно із законом, хмарні РРО виступають альтернативою фізичним, але не замінюють їх — тобто, за наявності каси, переходити на них не обов’язково.

Відповідно, з 1 серпня для бізнесу, який вже використовує залізні РРО, глобально нічого не змінюється — він може і далі використовувати пристрої і не замислюватися про заміну.

Ось кому варто звернути увагу на програмні РРО, так це малому і середньому бізнесу, який ще не фіскалізований. Хмарні реєстратори позиціонуються як більш простий спосіб відповідати майбутнім законодавчим вимогам. Давайте розбиратися, як воно на ділі.

У скільки обійдеться

Класичні РРО вимагають значних інвестицій. Один пристрій коштує зараз в середньому 7 тис. грн, його опломбування та введення в експлуатацію — 1 500 грн, а обслуговування — мінімум 250−300 грн на місяць. Якщо бізнесу потрібно встановити кілька фізичних реєстраторів, сума стає значною.

З іншого боку, разом з новими фіскальними правилами Державна податкова служба анонсувала проект «Прросто». Це — безкоштовний застосунок, який виконує функції програмного РРО: реєструє операції і відправляє дані в ДПС. Для використання «Прросто» потрібен електронний пристрій — наприклад, планшет, який можна купити за 2 тис грн.

Читайте також: Податкова амністія: які пастки готує держава

Застосунок працює на серверах податкової, яка пропонує відкрите API. Це означає, що програмне РРО може створити кожен, хто бажає, і підключити його до державної «хмари». Вже зараз на ринку є системи автоматизації закладів та магазинів, які інтегровані із серверами податкової та пропонують додаткові можливості для оптимізації бізнесу за кілька сотень гривень на місяць.

Терміни підключення

Щоб почати використовувати фізичний РРО, потрібно виконати ряд дій: укласти договір з Центром сервісного обслуговування, налаштувати і опломбувати пристрій, а також отримати свідоцтво про реєстрацію від податківців. Все це в середньому займає близько 5 робочих днів.

Читайте також: Чому ФОПам цього року краще не користуватися новими підвищеними лімітами

Реєстрація того ж «Прросто» проходить в онлайні і займає кілька годин — потрібно завантажити застосунок і зареєструвати підприємство. Якщо говорити про сторонні системи автоматизації, то реєструватися теж не складно. Наприклад, у системі автоматизації для кафе і ресторанів Poster інтеграція з хмарою податкової проходить так: користувачеві потрібно вибрати відповідний пункт в адмін-панелі сервісу і завантажити ключі електронного цифрового підпису (ЕЦП) в систему.

Додаткові можливості

Фіскалізація займе час і сили в будь-якому випадку. Але якщо підійти до цього питання правильно, то можна не тільки «підігнати» свій бізнес до нових законодавчих вимог, але також удосконалити процеси. Є системи автоматизації для закладів та магазинів, які крім інтеграції з хмарною системою ДПС, допомагають підприємцям з інвентаризацією, моніторингом оплати, контролем залишків продукції.

За даними Poster, зараз більше половини нефіскалізірованного малого бізнесу в сфері HoReCa — включно з маленькими кав’ярнями та точками з фаст-фудом на винос — досі ведуть облік продажів у Excel або «на листочку». Такі заклади можуть використовувати законодавчі вимоги, як можливість для апгрейду, підключивши сторонні системи автоматизації.

Читайте також: Як податок на виведений капітал допоможе бізнесу

Вони допоможуть з моніторингом продажів, управлінням системою лояльності, взаємодії з клієнтами. Такі системи — хороший інструмент для боротьби з крадіжками: вони відстежують підозрілі транзакції, а також дозволяють перевіряти залишки продукції на складі. Деякі системи автоматизації пропонують повноцінну аналітику — наприклад, підказки про брак товару. Скажімо, якщо в кав’ярні закінчується молоко, то система заздалегідь нагадає про необхідність закупівлі.

Є свої нюанси

Важливо розуміти, що навряд чи сервіс «Прросто» і хмара податкової з моменту запуску запрацюють належним чином. У самій Податковій службі підкреслюють, що розробка поки що перебуває на стадії тестування і буде доопрацьовуватися. Тому надійніше всього почекати перші кілька місяців, поки не будуть виправлені критичні помилки.

За цей час можна буде також прояснити незрозумілі моменти, пов’язані з новинкою. Наприклад, зараз невідомо, як з точки зору закону правильно відправляти електронний чек клієнту без пристрою. Донедавна був також незрозумілим момент з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). У нових положеннях прописали, що його потрібно зберігати на захищеному пристрої — наприклад, флешці — і використовувати для підпису транзакцій. А це повністю суперечить ідеї програмних РРО.

Зараз це положення скасували: замість кваліфікованого підпису досить використовувати електронну печатку, якій не потрібне захищене сховище. Але подібні нестиковки ще можуть спливати, і на вирішення всіх нюансів знадобиться час.

Читайте також: Втрата проєктів, нові канали монетизації: як креативники пережили карантин

До нових законодавчих вимог можна ставитися по-різному, але щоб працювати легально, РРО встановити все-таки доведеться. І програмні рішення виглядають хорошим варіантом для малого і середнього бізнесу. Хмарні сервіси не тільки прискорять процес фіскалізації і скоротять на нього витрати, але й дозволять підключити більш просунуте ПО для обліку та аналітики. А це — вже не просто вимушений комплаенс-контроль, а повноцінна інвестиція в розвиток бізнесу.