Фундамент бюрократии

Мы очень часто слышим слово «бюрократия». У нас оно вызывает ассоциации с закостенелыми чиновниками, которые могут хоть целую вечность решать важный для тебя вопрос и в итоге его не решить. Мы любим часто ругать бюрократию, особенно обожаем слушать или читать какая плохая бюрократия, и при этом никто не скажет что «бюрократия – это хорошо», даже тот же закоренелый чиновник! Но бюрократия почему-то присутствует. Мало того, она присутствует не только в государственных структурах, но и в частных организациях. Особенно заметно в постсоветских предприятиях, где еще не выветрился дух коммунизма.

Ругая и критикуя бюрократию, мы сами до конца не понимаем, как она устроена, как она работает, и вообще, как она появляется?

Чтобы понять этот загадочный феномен, обратимся к работам И. Адизеса. По его исследованиям Бюрократия – это всего лишь атрофированная функция Администрирования, вернее сказать — ее крайность. Функция Администрирования — очень важная функция для жизни многих организаций. Именно эта функция придает организации системность: делает ее процессы более упорядоченными и эффективными, увеличивает производительность труда, четко распределяет зоны ответственности, регламентирует процессы и уменьшает влияние человеческого фактора. Она проявляется в таких вещах как:

1. Статуты и уставы, должностные инструкции и обязанности, организационная структура;

2. Программное обеспечение учета, планирования и отчетности;

3. Приказы и распоряжения;

4. Описание внешнего вида сотрудников (корпоративный стиль);

5. Декларация целей и ценностей организации и т.д.

Для многих организаций выработка такого качества как Администрирование – очень важно! Особенно это критически важно для организаций, которые начинали с малого, но начали развиваться и переживают бурный рост – то есть ведут себя очень агрессивно и для них все имеет первоочередное значение. Без выработки и приживления функции Администрирования – организации никогда не достигнут фазы Расцвета, такие организации будут обречены вечно гоняться за ситуационными возможностями, а не создавать их. Менеджмент таких организаций будет постоянно заниматься тушением пожаров, так как нерегламентированные процессы и отсутствие эффективного разделения труда, с понятным набором задач и инструкций, порождают аврал и хаос. И в итоге судьба таких организаций сводиться к следующему: «от управления кризисами (авралом) к кризису управления». Именно кризис управления и порожден неразвитостью функции Администрирования, то есть организация при отсутствии системности просто напросто неэффективна. И тут у организации есть два пути или интенсивное развитие Администрирования или преждевременная смерть.

Вы когда-нибудь обращали внимание на франчайзинг? Что предлагает франчайзинг? Совершенно вено!!! Торговую марку и…ИНСТРУКЦИЮ к бизнесу! И вот именно это и есть проявление функции Администрирования, где описано кто, что, как и когда должен делать. Тут тебе ничего не надо сочинять, действуешь строго по инструкции и создаешь прибыльный бизнес. Например, в МакДональдсе там описаны даже размер столов и стульев, их дизайн и месторасположение. Но зато простой подросток, будучи продавцом, в том же МакДональдсе, может делать за смену выручку в несколько десятков тысяч грн. Именно функция Администрирование придает организации системность, подстраивает человека под организацию и отвечает на вопрос «как».

Но при каких условиях функция Администрирование искажается и переходит в крайность – в Бюрократию?

Для этого существует несколько предпосылок:

1. Отсутствие предпринимательского духа и раздутие штата административных сотрудников. Это первая и самая главная причина упадка любой организации. Предпринимательство подразумевает наличие риска, инноваций и быстрых перемен, всё чтобы адаптироваться к требованиям клиентов. Предпринимательство – это движущая энергия, которая питает всю организацию и не дает ей застояться: Новые идеи, новые проекты, новые подходы. Страх рисковать и нежелание нести ответственность за возможные неудачи, побуждает руководство сковывать Предпринимательство. Вводятся длинные и сложные процедуры согласования предложений. Для усиления Административной функции набирается новый штат. Большую распространенность получает следующая процедура согласования новых решений (табл. 1).

Как мы видим из таблицы 1, на любой этапе цепочки согласования могут проекту сказать «НЕТ», при этом «ДА» никто сказать не имеет права. И только на последнем инициатор проекта может получить или «ДА» или «НЕТ». Таким образом, любая инициатива будет проходить долгие процедуры вычитки, рассмотрения и изменения. В итоге, Сотрудники, которые являлись носителем предпринимательства постепенно уходят из такой организации, так как работать в таких условиях им тяжело. Угасание этой энергии приводит к замедлению роста и постепенному отставанию от окружающих реалий. Что естественно, сказывается и на финансировании.

2. Диктатура формы. Наличие большого штата административных сотрудников, породит новые инструкции и регламенты, а также последующий тотальный контроль за их выполнением. В такой организации принято железное правило «все, что в инструкции не разрешено – запрещено». Это правило было нормой в СССР. Действовать надо строго по инструкциям (законам, регламентам, положениям и т.д.). Если на какую-то ситуацию отсутствует инструкция, то это вызывает растерянность сотрудников. И, естественно, такое упущение не останется без внимания – на каждый шаг будет инструкция.

3. Бизнес-процесс как ритуал. Повсеместная формализация функций, создание новых инструкций и положений и их тотальный контроль, сложность внедрения инноваций и изменений, и отсутствие желания преодолевать эти сложности — порождают глубокий консерватизм. Закостенелость в действиях и неспособность организации меняться – отдаляют организацию от реалий окружающего мира. Со временем формализованные бизнес-процессы, которые когда-то приносили ценность, становятся бесполезными. Но их продолжают упорно выполнять, так как на эти процессы написана действующая инструкция, а любые действия не по инструкции – уже нарушение! Бизнес-процессы могут долгое время не меняться и превращаться в набор телодвижений, которые на выхлопе никакого полезного результата не нисут – это ритуал.

4. Дотационное финансирование. Отсталость от окружающих реалий, неспособность удовлетворять запросы клиентов, отсутствие инноваций, сложная формализация функций, бесполезность многих бизнес-процессов приведет к потере клиентов, что уменьшит Чистый денежный поток. Организация начинает испытывать острый дефицит денег. Одно дело, если организация живет за счет рынка, другое дело – за счет дотаций. Дотационный режим финансирования не обязывает организацию к изменениям или работать лучше. Такой организации главное вовремя получить очередную дотацию, и не забыть пожаловаться на трудности и проблемы выживания. Единственное, что отделяет такую организацию от верной смерти – это административная финансовая поддержка – это могут дотации из бюджета, убогие госзаказы или внутренние заказы (если это холдинг), или направление клиентов в такую организацию в административном порядке (например, получить какую-то услугу, документы, согласования / разрешения). Как только режим дотаций прекращается – организация быстро умирает.

5. Внутренняя борьба за выживание. Как только приток финансов в такую организацию резко падает, настает вопрос о сокращении штата и тут начинается борьба не за организационное, а за личное выживание. Организация начинает напоминать гадюшник с заговорами, интригами и склоками, где сотрудники сплачиваются в неформальные фракции и коалиции и плетут интриги против своих оппонентов. В этой организации каждый сам за себя, лишь бы удержаться на рабочем месте. Каждодневное пребывание человека в такой организации порождает сильную тревогу за себя и свое будущее. Желание вымостить накопленную агрессию порождает параноидальное влечение — найти виноватого во всех бедах. Тут не ставится вопрос: «где мы и что нам делать дальше?» Тут доминирует только одно желание – найти крайнего. Начинается охота на ведьм. Те оставшиеся сотрудники, которые действительно могут внести изменения и вернуть жизнеспособность организации – привселюдно увольняются, так как они не желают действовать согласно действующим регламентам, и попирают установленными правилами. Принесение в жертву своей тревоге последних ценных сотрудников превращает организацию в банку с пауками.

6. Руководитель – бюрократ. Еще одной отличительной чертой бюрократической организации – это личность руководителя. Если сам руководитель организации – заядлый бюрократ, с атрофированными качествами предпринимателя и производителя, то сама организация в скором времени превратиться в бюрократическую контору. Так как основной посыл «диктатура формы» будет исходить именно с головы, то и вся организация начнет подстраиваться под данные требования.

Как мы увидели, бюрократия – это крайность функции Администрирования. Бюрократия характеризует организацию, которая находится в стадии спада и увядания, и у которой атрофирована функция Предпринимательства. Диктатура формы полностью «пожирает» саму сущность функций превращая их в бесполезные ритуалы. Для того, чтобы поменять ситуацию, такую организацию должен возглавить Предприниматель — лидер, который сможет встать сверх той бюрократической культуры и провести ряд важных изменений. Кстати, для закостенелого бюрократического СССР таким лидером оказался М. Горбачёв.