Скупий платить двічі: чому так важливо правильно оформити найманого працівника

Багато роботодавців на сьогоднішній день обходять офіційне оформлення співробітників різними шляхами — ФОП, зарплата в конвертах, «білі» виплати тільки мінімального окладу. Тетяна Соловйова, старший юрист АО Juscutum розповіла про наслідки таких рішень і поділилася рекомендаціями щодо оформлення взаємовідносин з фізособами.

Чому тема актуальна

• Штрафи за порушення трудового законодавства досить високі
• Держава серйозно зайнялася питанням неоформлених працівників / прихованих трудових відносин
• Мораторій на проведення перевірок не поширюється на перевірки трудових відносин

Останнім часом питання оформлення співробітників стоїть як ніколи гостро. І 2018 рік не виключення. Адже підвищення заробітної плати в 2018 році автоматично призвело і до підвищення санкцій у трудовій сфері.

Ось якими можуть бути штрафи за порушення трудового законодавства (ст. 265 Кодексу законів про працю)

*МЗП – мінімальна заробітна плата (3723,00 грн на 1 січня 2018 г.)

Вище наведені санкції за порушення трудового законодавства, передбачені КЗпП (фінансова відповідальність). Крім цього, існує адміністративна і кримінальна відповідальність.

Скільки податків треба платити

Варіант 1. Ваш співробітник працює за трудовим договором

Припустимо, його зарплата становить 3 723 грн. Які податки повинен сплатити роботодавець?

В даному випадку важливо розуміти, що зі своїх грошей роботодавець сплачує до бюджету лише ЄСВ. ПДФО і військовий збір сплачується роботодавцем за рахунок доходу співробітника. Тобто з заробітної плати 3 723 грн утримується 725,99 грн податків. До виплати працівникові сума становитиме 2997,01 грн.

* ПДФО — податок на доходи фізичних осіб; ЄСВ — Єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування.

Варіант 2. Ви найняли людину на умовах роботи за ЦПХ-договором

В цьому випадку податки будуть такими ж, як і «зарплатні податки». Є, правда, одне невелике розходження. У разі виплати зарплати співробітнику, який працює за основним місцем роботи в розмірі менше 3 723 грн, ЄСВ буде сплачуватися все одно з 3 723 грн. Але таке правило не застосовується до договорів ЦПХ. База для нарахування ЄСВ є розміром винагороди за цивільним договором (може бути менше МЗП).

Варіант 3. Ви працюєте по ЦПХ договору з підприємцем-фізичною особою

Використання ФОП (фізична особа-підприємець) в бізнес-структурах — досить популярне явище в Україні. Не дарма ФОП на спрощеній системі оподаткування називають справжнім українським внутрішнім офшором. Компанія-замовник робіт не бере участь в утриманні / сплати податку до бюджету при взаємодії з таким ФОП. Більш того, така компанія може зменшити суму податку на прибуток, поставивши собі в витрати оплати за виконану роботу ФОП (якщо компанія є платником податку на прибуток).

Але якщо підприємство маскує трудові відносини під роботу з ФОП-суб'єктом підприємництва, воно може грати з вогнем. Один невірний крок і прекрасна податкова казка може закінчитися не хепі-ендом.

Неоформлення співробітника і підміна трудових відносин цивільними. Чим ризикує компанія?

Спори з найманими особами. Людина, яка фактично виконує на підприємстві трудову функцію, може подати позов про встановлення факту наявності трудових відносин та внесення відповідного запису до трудової книжки.

Спори з контролюючими органами. Тандем, що складається з Державної служби з питань праці (далі — Держпраці) і Державної Фіскальної Служби (далі — ДФС), може перевірити підприємство в аспекті трудових взаємин. Держпраці забезпечує контроль за дотриманням трудового законодавства, ДФС — за дотриманням трудового законодавства з метою перевірки дотримання податкового законодавства.

Наслідки можуть бути такими:

1. донарахування середнього заробітку працівника на підставі ст. 233, 235 КЗпП (у разі подачі позову співробітником);
2. застосування штрафних санкцій за порушення трудового законодавства на підставі ст. 265 КЗпП і до його посадових осіб — на підставі ст. 41 КУпАП;
3. донарахування ПДФО, військового збору, ЄСВ + штрафні санкції за порушення податкового законодавства. І варто пам'ятати, що в суперечках, пов'язаних з нарахуванням ЄСВ, немає терміну позовної давності.

Коли можуть бути виявлені правопорушення

Виявити неоформлених працівників або перекваліфікувати відносини цивільно-правового характеру на трудові відносини контролери можуть після проведення перевірок (якщо перевіряє ДФС) або інспекційних відвідувань (якщо перевіряє Держпраці). Якщо до планової перевірки можна підготуватися заздалегідь, то при фактичній податковій перевірці або здійсненні інспекційного відвідування Держпраці реагувати доведеться дуже оперативно, так як контролери можуть прийти в будь-який час без попереджень.

Що важливо знати: при фактичній податковій перевірці контролери можуть почати взаємодіяти і з вашими співробітниками. Наприклад, з'ясовувати умови роботи, розмір виплачуваної винагороди тощо.

Що виходить на практиці

Про що звітує Держпраці

1. 1 млн 440 000 гривень — сума штрафу, накладена на будівельну компанію в Харківській області за неоформлених працівників.

2. 384 000 гривень — сума штрафу, накладена на власників цеху по виготовленню жіночого взуття м. Дніпра за неоформлених працівників. При цьому такі співробітники були іноземцями. Тут у безтурботного роботодавця джек-пот — так як для працівників-іноземців слід оформляти дозвіл на працевлаштування. Штраф за відсутність такого дозволу — 64 000 гривні за кожного співробітника + санкції за неоформлення трудового договору.

3.387 200 гривень — сума штрафу, накладена на дорожньо-транспортну компанію (м.Хмельницький) за спробу замінити легальне працевлаштування «стажуванням». Тут хотілося б звернути увагу, що поняття стажування відноситься виключно до взаємин між роботодавцем і навчальними закладами, в рамках яких на підприємство може бути направлений на стажування студент. Якщо компанія хоче для себе визначити, чи підходить їй співробітник, в такому випадку мова йде про випробувальний термін. При прийомі співробітника на випробувальний термін повинен укладатися трудовий договір.

4. 684 800 грн — сума штрафу, накладена на транспортну компанію за неоформлених водіїв (Львівська область).

Судові справи

Розглянемо реальні кейси в сфері прихованих трудових відносин, пов'язані з донарахуванням податків фіскальними органами та застосуванням штрафів органами Держпраці.

1. Фабула. Податковим органом в ході перевірки встановлено, що підприємство здійснює діяльність в сфері консультування з питань інформатизації, обробки даних, діяльності у сфері розроблення програмного забезпечення. Підприємство уклало ЦПХ договір на техобслуговування з ФОП, при цьому такий ФОП одночасно був співробітником підприємства. Суд прийшов до висновку, що відносини між підприємством і ФОП носять саме характер трудових відносин. Суд постановив, що підприємство свідомо користується послугами ФОП для зменшення фонду оплати праці і ухилення від сплати відповідних податків. Суд визнав ЦПХ договір уявним, і який укладено сторонами для приховання іншого правочину (трудового).

Підсумок: підприємство програло всі інстанції. Донараховано ПДФО на суму 80 351,01 грн (Справа № 2а-15178/12/2670)

2. Фабула. Підприємство уклало ЦПХ договори з фізособами, предметом яких є послуги інструктора виробничого навчання та послуги сторожа. Також в самих договорах ніде не вказується, який саме конкретно результат роботи повинен передати підрядник замовникові, не визначений перелік робіт, обсяги, види. Оформлені таким чином ЦПХ договори зіграли з підприємством злий жарт. Суд визнав відносини за такими договорами трудовими.

Підсумок: перша і апеляційна інстанції програні підприємством. Накладено штраф на підприємство в розмірі 87 000 грн (Справа № 823/1167/16)

На закінчення, хотілося б навести рекомендації, які допомогли б уникнути неприємних сюрпризів:

1. Перед початком співпраці з фізичною особою виважено оцініть, який формат взаємин буде доречний в конкретному випадку: оформлення співробітника на повний / неповний робочий час, висновок ЦПХ договору з ФОП. Тут потрібно звернути увагу на вид виконуваної роботи, її тривалість, чи є в штаті посада, на яку претендує ФОП, чи існують відносини підпорядкування і контролю тощо.

2. Якщо ви працевлаштовуєте до себе співробітника, приділіть належну увагу самому процесу оформлення. Коректно оформлений наказ про прийом на роботу, письмовий трудовий договір і повідомлення в ГФС — must have при прийомі на роботу. В іншому випадку вас чекають штрафи.

3. Якщо ви укладаєте цивільно-правовий договір, варто приділити належну увагу визначенню предмета договору. Адже предмет договору — вважай головна умова, яка відокремлює ЦПХ договір від трудових договорів. Не можна прописувати в такому договорі положення, які властиві трудовим договором. Необхідно чітко прописувати в договорі всі істотні умови, що стосуються обсягу робіт, термінів їх виконання, розмірів і порядку оплати.

4. Якщо ви знайшли себе в списку «щасливчиків» плану графіка планових перевірок, проведіть аудит документації та виправте недоліки.

Тетяна Соловйова, старший юрист Juscutum