Новорічний корпоратив: як обійти податкові заборони

Святкування у ресторані

При ухваленні рішення про організацію корпоративного свята, як правило, призначаються відповідальні особи, які займаються цим питанням. Вони визначають, де і як буде проходити свято, становлять кошторис видатків, закуповують продовольство, орендують приміщення, продумують розважальне наповнення цього заходу й т.п.

Одним із найпоширеніших способів проведення корпоративну є оплата підприємством закладу ресторанного господарства за організацію, харчування та обслуговування колективу підприємства.

Розрахунок підприємства із закладом ресторанного господарства може відбуватися як у готівковій, так і безготівковій формі.

Гранична сума розрахунків готівкою підприємств (підприємців) між собою протягом одного дня установлено в розмірі 10000 грн.

Тому незалежно від того, чи застосовується в обов’язковому порядку РРО при оплаті готівкою, сума такої оплати протягом одного дня не має перевищувати зазначену граничну суму.

Облік

В обліку витрати підприємства на проведення святкування є іншими витратами операційної діяльності (рахунок обліку 949) та не є витратами, пов’язаними із здійсненням господарської діяльності.

Проте на визначення об’єкта оподаткування податком на прибуток таке негосподарське призначення витрат не впливає.

У підприємств, що перебувають на спрощеній системі оподаткування, єдиний податок розраховується або виходячи із суми отриманого в грошовій формі доходу (група 3), або виходячи із площі земель, що перебуває у власності або у користуванні (група 4). Тому вид понесених витрат для таких юридичних осіб не впливає на розмір єдиного податку.

Податок на додану вартість

Для платників ПДВ наявність понесених витрат негосподарського призначення, на які було нараховано ПДВ, матиме вплив не лише на податковий кредит, а й на податкові зобов’язання.

За датою першої з подій платник ПДВ має визнати податковий кредит з операції придбання послуг/товарів у закладі ресторанного господарства (за умови реєстрації податкової накладної в ЄРПН).

Крім того, платник податку зобов’язаний нарахувати податкові зобов’язання та скласти зведену податкову накладну. У такій зведеній податковій накладній у графі «Отримувач (покупець)» платник податку зазначає власне найменування (П. І. Б.), у рядку «Індивідуальний податковий номер отримувача (покупця)» проставляється умовний ІПН «600000000000», а у верхній лівій частині зазначається тип причини «13» — «Складена у зв’язку з використанням виробничих або невиробничих засобів, інших товарів/послуг не в господарській діяльності».

Податок на доходи фізичних осіб

Святкування за рахунок роботодавця (а це – безоплатне для працівників харчування та обслуговування у ресторані) не є доходом працівника. Оскільки, відсутня можливість ідентифікації від якої і залежить оподаткування ПДФО.

Саме у разі якщо дохід у вигляді вартості харчування та обслуговування, безоплатно отриманий платником податку, не може бути персоніфікований, то його сума не включається до загального оподатковуваного доходу платника та не підлягає оподаткуванню ПДФО, а відповідно і військовим збором.

Також із-за відсутності ідентифікації кожної особи та суми виплати соціального характеру, що отримує так особа, немає бази для нарахування ЄСВ.

Новорічний вечір як рекламний захід

Якщо новорічний вечір у документальному плані оформити як рекламну акцію (презентацію), тоді господарська спрямованість таких видатків дає підприємству (платникові ПДВ) право на включення сум ПДВ до податкового кредиту.

Для цього, рекомендуємо оформити цей захід так:

• керівник підприємства видає наказ про проведення рекламної акції (презентації). У наказі визначаються мети заходу, призначаються відповідальні за його проведення особи;
• складається програма й кошторис видатків. Крім інших витрат, можна закласти видатки на рекламну продукцію, подарунки, у т.ч. у результаті розіграшу призів;
• по закінченню заходу складається звіт про його проведення: кількість відвідувачів, кількість розданої рекламної продукції, кількість нових укладених угод (отриманих контактів), загальної суми фактично понесених витрат. До звіту можна прикласти висновок маркетингової служби про планований ріст продажів. Для цих цілей підприємство може скласти опитну анкету для відвідувачів. Також ці відомості можна зібрати попередньо у своїх потенційних покупців (замовників).

Крім того, у підприємства в наявності повинні бути всі первинні документи по понесених видатках (акти, чеки, квитанції, накладні й т.п. ).

Ці документи зможуть підтвердити рекламну спрямованість проведеного заходу. Особливі підозри в перевіряючих це не повинне викликати, тому що в передсвятковий період рекламні акції – не рідкість.

Не буде тут проблем і з обкладанням НДФЛ, якщо пов'язані з підготовкою й проведенням цього заходу видатки будуть оплачені через підзвітну особу (готівкою або безготівковим розрахунками).

Новорічний вечір як річні збори

У документальному плані такий захід оформляється так:

• складається наказ керівника підприємства про проведення підсумкових річних зборів органів керування й колективу підприємства;
• затверджується програма й кошторис видатків на проведення зборів (оренда приміщення, витрати на частування, кава-брейк (обід, фуршет) у перерві роботи збори згідно програми). Відзначимо, що видатки на розважальну частину й алкогольні напої складно вписати в рамки виробничих зборів, тому їх не можна включати в податкові видатки;
• складається звіт (протокол) про підсумки проведення річних зборів.

Підсумуємо

Документальне оформлення

Так незалежно від способу проведення святкового заходу головне все вірно документально оформити. Наведемо примірний перелік документів, що мають бути у бухгалтера:

• розпорядчий документ (наказ про проведення свята або презентації). Цим документом призначається відповідальний за проведення заходу (йому доручають скласти програму свята), а також даються вказівки фінансовій службі. Як правило, у наказі наводиться список осіб (підприємств-партнерів), запрошених на корпоратив;
• кошторис витрат, розроблений на основі програми свята. До нього можуть бути включені, наприклад, вартість подарунків працівникам за списком, вартість виступу артистів, послуг закладу ресторанного господарства, витрати на прикрашання офісу, витрати на транспортне обслуговування учасників корпоративу, вартість зразків продукції для презентації, витрати на виготовлення рекламних буклетів тощо. Зрозуміло, що залежно від запланованих заходів зміст кошторису мінятиметься;
• договори із суб'єктами господарювання, задіяними у проведенні святкових заходів, – договір оренди приміщення (якщо корпоратив проходитиме в кафе або ресторані, то договір оренди з підприємствами ресторанного господарства укладати не потрібно), договір ресторанного обслуговування, договір на організацію культурної програми, договір транспортного обслуговування тощо;
• первинні документи, що підтверджують відповідні витрати (накладні, акти виконаних робіт (наданих послуг)). У випадку якщо витрати були здійснені в готівковій формі, необхідні авансові звіти про використання коштів, виданих під звіт. До звіту додаються чеки, квитанції, інші розрахункові документи, що підтверджують витрати;
• звіт про фактичні витрати на корпоратив, підписаний керівником підприємства.

Облік святкових витрат

При будь-якому варіанті корпоративу бухгалтер розуміє, що кожна витрачена копійка повинна бути підтверджена документом і знайти своє місце в обліку. А щоб затрати потрапили до витрат, зменшили бухгалтерський фінрезультат і, відповідно, об'єкт оподаткування, необхідно надати корпоративу відповідний статус (див. вище).

За документами корпоратив може бути представлений:

• як рекламний захід (наприклад, як презентація продукції підприємства);
• маркетинговий захід (наприклад, як опитування споживачів товару, запрошених як гості на корпоратив);
• захід представницького характеру;
• колективне гуляння за рахунок підприємства.

Витрати на корпоратив слід відображати у складі:

• адміністративних витрат (рахунок 92) – якщо це збори колективу, представницький захід;
• витрат на збут (рахунок 93) – якщо це захід рекламного або маркетингового характеру;
• інших операційних витрат (рахунок 94) – в інших випадках.

Новорічні премії працівникам

Можливо не всі роботодавці це знають, але найкращим подарунком є премія працівникам по результатам роботи за рік.

Так, що умови запровадження премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних виплат, їх розміри встановлюються підприємствами самостійно у колективному договорі (ст. 97 КЗпП). Тож порядок розрахунку річної премії та її виплати розробляється підприємством та погоджується з представниками колективу, про що складається відповідний документ.

Премії та інші заохочувальні виплати визнаються зобов’язанням через створення забезпечення у звітному періоді, якщо робота, виконана працівниками у цьому періоді, дає їм право на отримання таких виплат у майбутньому. Тож якщо підприємство бере на себе зобов’язання на виплату річної премії, яка розраховується з урахуванням результатів роботи місяців відповідного року, то таке підприємство створює забезпечення на виплату річної премії, порядок розрахунку якого доцільно навести у положенні про облікову політику.

Облік

Витрати на створення такого забезпечення формуються з урахуванням складової їх виникнення (наприклад, собівартість або загальновиробничі витрати для працівників, що задіяні у виробництві, адміністративні витрати для працівників адміністрації або витрати на збут для працівників відділу збуту). Проте премії та інші заохочувальні виплати, що підлягають сплаті протягом 12 місяців після закінчення періоду, в якому працівники виконують відповідну роботу, є поточними виплатами працівникам, за якими визнається поточне зобов’язання.

Крім того, недоцільно створювати забезпечення під виплату річної премії, якщо можливість такої виплати залежить від фінансового стану підприємства. Тобто працівник не має права вимагати таку премію у будь-якому випадку, а у підприємства немає безумовного зобов’язання виплатити таку премію за результатами року.

Одноразова виплата премії до Нового року, сума якої не залежить від результатів роботи протягом року, як поточна виплата не потребує створення забезпечення, її сума відноситься до інших операційних витрат, враховується у складі фінансового результату в об’єкті оподаткування податком на прибуток та не підлягає коригуванню різницями.

Оподаткування

Винагороди за підсумками роботи за рік, як і одноразові заохочення, не пов’язані з конкретними результатами праці (наприклад, до новорічних свят як у грошовій, так і натуральній формі), входять до фонду оплати праці у складі інших заохочувальних та компенсаційних виплат. Отже, такі виплати є об’єктом для нарахування ЄСВ.

Доходи у вигляді заробітної плати, нараховані (виплачені) платнику податку відповідно до умов трудового договору (контракту), включаються до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу. Суми премій як складові заробітної плати оподатковуються ПДФО (18%) та військовим збором (1,5%).