Заем работнику: от оформления до возврата

Чем руководствоваться при предоставлении займа работнику

Юридическая сторона отношений займа регулируется ГКУ. По договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или такое же количество вещей того же рода и такого же качества (ст. 1046 ГКУ).

При заключении договора займа необходимо учесть следующие моменты:

• юрлица, которые по своему правовому статусу не являются финансовыми учреждениями, могут предоставлять займы в денежных средствах только на беспроцентной основе;

• помним, что любая финансовая операция от 150 тыс. грн подлежит финансовому мониторингу;

• расчеты в наличной форме в течение одного дня между юрлицом и физлицом не могут превышать 50 тыс. грн;

• договор займа между юрлицом и физлицом независимо от суммы заключается обязательно в письменной форме.

Обязательное нотариальное удостоверение договора займа (независимо от суммы) действующим законодательством не предусмотрено. Но в то же время удостоверить договор у нотариуса вам никто не запрещает.

Документальное оформление

Как правило, возможность предоставления займа работникам, предусматривается в коллективном договоре (естественно при его наличии). Если же коллективный договор на предприятии не заключен, целесообразно согласовать возможность предоставления займа работникам с собственником предприятия или же прописать такую норму в уставе предприятия. Эти же нормы должно прописать как в Положении о предоставлении займа на предприятии, так и непосредственно в договоре между предприятием и работником.

Итак, в случае предоставления займа работнику предприятие обязательно заключает с ним соответствующий договор. Именно в договоре указываются сумма займа, срок и условия ее возврата. Если возврат займа будет проводиться частями, то должен быть предусмотрен график его возвращения. Следует заметить: если договором не установлен срок возврата займа или этот срок определен моментом предъявления требования, заем должен быть возвращен работником-заемщиком в течение 30 дней со дня предъявления заимодавцем такого требования (если иное не установлено договором).

Выдача займа производится на основании заявления работника и соответствующего приказа по предприятию. Подтверждением предоставления займа является выписка банка о перечислении средств на карточку работника или расходный кассовый ордер в случае выдачи займа наличными из кассы предприятия.

Учет и налогообложение у работодателя

В бухучете выданный работнику возвратный беспроцентный заем, в зависимости от срока возврата, признается долгосрочной или текущей дебиторской задолженностью.

Задолженность работника перед предприятием по займу, который будет погашен в течение 12 месяцев, учитывается в составе текущей дебиторской задолженности с использованием отдельного субсчета 377 «Расчеты с прочими дебиторами».

Предоставление займа с расчетного счета на основании выписки банка отражается проводкой Дт 377 Кт 311. Если ссуда выдается наличными через кассу, операция оформляется расходным кассовым ордером и отражается проводкой Дт 377 Кт 301.

Возврат займа отражается обратной корреспонденцией тех же счетов.

Долгосрочный заем, срок возврата которого превышает 12 месяцев, учитывается по Дт 183 «Прочая дебиторская задолженность». При наступлении 12 месяцев с даты срока погашения займа дебиторскую задолженность работника необходимо из долгосрочной перевести в состав текущей.

Налог на прибыль. У плательщиков налога на прибыль как при предоставлении беспроцентного займа, так и при его возврате никаких последствий не возникает.

Специальных правил учета беспроцентного займа, как и возвратной финансовой помощи, нормы НКУ с 1 января 2015 года уже не содержат. База по налогу на прибыль определяется исходя из бухгалтерского финрезультата до налогообложения, откорректированного на разницы, предусмотренные разделом ІІІ НКУ.

Следовательно, фактически как беспроцентный заем отразился в бухучете, так он скажется и на базе обложения налогом на прибыль. А поскольку такой заем (который работник вернул в сроки) ни доходов, ни расходов в бухучете не создает, то в налоге на прибыль как его получение, так и возврат проходят бесследно.

Налогообложение у работника

В состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода плательщика налога не включается основная сумма возвратного беспроцентного займа, получаемого таким плательщиком (в течение срока действия) (пп. 165.1.29 НКУ). То есть, в течение действия договора основная сумма займа не является объектом налогообложения НДФЛ, военного сбора, а также базой для начисления ЕСВ.

В то же время доход работника в виде займа (даже при условии, что она не является объектом налогообложения), должен быть отражен в налоговом расчете по ф. № 1 ДФ с признаком дохода «153».

Если же сумма возвратной финансовой помощи не возвращается в установленный в договоре срок, то она включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход налогоплательщика и облагается НДФЛ по ставке 18 %, а также военным сбором по ставке 1,5 %.

Возврат займа

Все зависит от того, как возвращаются денежные средства: путем безналичного перечисления средств на счет работодателя или путем внесения наличных в кассу.

Так, получив денежные средства на счет, предприятие сможет их увидеть через выписку банка. У физлица, которое вернуло заем, подтверждением выполнения его обязательств по договору займа будут соответствующие банковские квитанции о внесении денежных средств на счет заимодавца.

В случае же внесения наличных в кассу кассир оформляет их приходным кассовым ордером.

Ирина Петрусенко