27 лютого 2026, 19:51

Пенсійний фонд пояснив, які трудові книжки оцифровувати в першу чергу

В Україні змінилися підходи до обробки та переведення в цифровий формат паперових трудових книжок для підприємств та самозайнятих осіб. Відтепер держава визначила чіткі пріоритети щодо того, чиї документи оброблятимуться в першу чергу, а також значно спростила процес внесення змін до вже відсканованих файлів, скасувавши вимогу щоразу завантажувати книжку повністю. Про це повідомляє Пенсійний фонд України.

► Підписуйтесь на телеграм-канал «Мінфіну»: головні фінансові новини

Кого оцифрують першими та які терміни

Процес переходу на електронний облік трудової діяльності триває. Згідно з оновленими нормами, роботодавці та фізичні особи-підприємці мають п'ять років (з моменту набуття чинності відповідного Закону № 1217-IX у лютому 2021 року) для того, щоб подати дані в електронному вигляді.

Однак тепер Пенсійний фонд запровадив пріоритетність. У першу чергу опрацьовуватимуться дані тих працівників, яким до виходу на пенсію за віком залишилося два роки або менше. Крім того, особлива увага приділятиметься швидкому оцифруванню стажу за періоди роботи до 1 липня 2000 року.

Спрощення бюрократії для бізнесу

Найбільшим полегшенням для кадровиків та бухгалтерів стало скасування вимоги повного сканування документа при його оновленні. Раніше, якщо в паперовій трудовій книжці з'являвся новий запис (наприклад, про переведення на іншу посаду) або потрібно було виправити неточність, доводилося заново робити скан-копії всіх сторінок. Відтепер правила дозволяють подавати лише оновлену частину — титульну сторінку та безпосередньо ту сторінку, де відбулися зміни.

Як подати документи: покроковий алгоритм

Для швидкого подання трудової книжки на оцифрування роботодавцям необхідно виконати чотири кроки через портал Пенсійного фонду:

Авторизація: увійти до кабінету страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ (portal.pfu.gov.ua), використовуючи кваліфікований електронний підпис (КЕП).
Вибір послуги: у лівому боковому меню в розділі «Комунікації з ПФУ» знайти та обрати підрозділ «Відомості про трудові відносини працівника».
Внесення даних: заповнити необхідну інформацію про співробітника, прикріпити якісну кольорову скан-копію трудової книжки та підписати її КЕПом.
Відправка: натиснути кнопку «Відправити до ПФУ» для завершення процедури.

Автор: