Снова ищете толкового бухгалтера? Лучше передайте бухгалтерию на аутсорсинг

Если вы хотите избавиться от перманентного хаоса и множества вгоняющих в депрессию рутинных задач, обратите свое внимание на аутсорсинг. Далее о том, что нужно знать о пользе этой модели организации бизнес процессов. 

Аутсорсинг не только избавляет от головной боли, но и берет на себя риски 

Украинские компании привыкли функционировать в замкнутом пространстве и решать все проблемы – мелкие и крупные – исключительно своими силами. «Так надежнее» — говорит себе директор, уходя домой в полночь, будучи полностью вымотанным. Помните, вы не должны делать все сами, для этого есть обученные люди, которые, во-первых, точно сделают специфическую работу лучше, и во-вторых, возьмут на себя риски возможных ошибок. Таким образом, за качество работы вам переживать не придется. 

Часто бухгалтер в компании занимается исключительно вопросами начисления зарплат. А что он делает в промежутках? Смотрит смешные ролики на YouTube, поливает цветы в офисе и размышляет о том, что мог бы добиться в жизни большего? Когда сотрудник в компании недостаточно загружен и часто мается от безделья, это первый признак того, что его задачи можно и нужно передать на аутсорс. 

Или другой вариант. Замечательная девушка в приемной с важной должностью «секретарь» загружена так, что уходит домой еще позже, чем измотанный директор. Она и бухгалтер, и HR, и на звонки отвечает, и на всех ваших встречах на подхвате. Такие многофункциональные люди – просто находка для работодателя, но качество выполняемой ими работы неизбежно снижается со временем (когда человек вымотается и потеряет всякую мотивацию к саморазвитию). Да и где гарантия, что у обычного секретаря есть необходимые знания и опыт, чтобы заниматься юридическими моментами оформления документации, например? И это второй признак того, что пора подумать о передаче некоторых задач на аутсорсинг. 

Компания получает новые возможности и больше времени для развития 

Использование аутсорсинга позволит вашей компании свободно развиваться и наращивать компетенцию, не отвлекаясь на технические, рутинные вопросы ведения бизнеса. Случалось ли вам переживать над тем, кто выполнит работу вместо заболевшего или ушедшего в отпуск сотрудника? При передаче этой функции на аутсорс подобной проблемы у вас больше не будет. 

Вам не нужно будет усиленно мотивировать, обеспечивать рост и развитие вспомогательных служб, Вы не просыпаетесь ночью от кошмарного сна — увольняется мой главный бухгалтер, что дальше?! Ваши сотрудники не ищут удобного момента, когда бухгалтерия в хорошем настроении для того, чтобы получить нужный документ или определенную информацию. Все эти вопросы теперь в компетенции менеджмента аутсорсинговой компании, который обязан щелкать подобные проблемы как орехи. А если вы вдруг окажетесь недовольны работой, можете просто разорвать контракт и найти другого провайдера. В этом случае вам не надо грызть себя, думая, как гуманно уволить неэффективного сотрудника, который при этом неплохой человек с двумя детьми и квартирой «в кредит». 

Теперь это просто бизнес, который должен и будет работать эффективно. А могу ли я все описанное выше отстроить внутри своей организации? Наверное, да, но кто в таком случае будет развивать основной бизнес компании, который генерирует денежный поток? 

Что и как передать на аутсорс, чтобы оказаться в выигрыше

Все ищут способы платить меньше, если это возможно. Такой подход, конечно, можно назвать здоровой экономией, но с другой стороны, в этом случае закономерно возрастают риски, которые приходится в полной мере нести только вам. 

Передавая бухгалтерию или другую функцию в управление аутсорсинговой компании, вы избавляетесь от ответственности за то, в чем, грубо говоря, мало что понимаете, и от рисков, связанных со всевозможными частыми ошибками, которые возникают, если работу выполняют непрофессионалы. Аутсорсинговый провайдер быстро найдет необходимых вам специалистов, обеспечит качество работ и возьмет на себя ответственность за своевременное их выполнение. Вы сможете впредь не раздувать штат и направить всю энергию персонала на достижение стратегических целей компании. 

Возьмем для примера небольшую компанию. Часто ее руководитель мыслит так: бухгалтер на полный рабочий день нам не нужен, возьмем «приходящего». А кто такой приходящий бухгалтер? Это провайдер, который, по сути, ни за что не отвечает: если он допустит ошибки, очень вероятно, что решать их придется вам. Не бухгалтеру оценить работу бухгалтера сложно, сертификация в профессии как таковая отсутствует. Так что в долгосрочной перспективе результат работы приходящего бухгалтера можно охарактеризовать словосочетанием «как повезет». Если компания решается на аутсорсинг, обязательным условием являетя наличие договора об оказании подобных услуг. И договор этот нужен не только для включения расходов на аутсорсинг в состав расходов для расчета налоговых обязательств. Этот договор должен разграничить права и обязанности, а главное ответственность сторон. В таком случае аутсорсинг не станет дешевой декоративной панелью, которая эффективо выполняет только одну функцию – скрывает тотальный хаос. Для компаний побольше возможен формат, когда первичную бухгалтерскую работу (выписка и разнесение документов) выполняют штатные сотрудники под чутким руководством аутсорсинговой компании. Провайдер же сводит учетные данные, формирует отчетность, предоставляет собственнику/руководству данные для принятия управленческих решений. 

Самый простой способ протестировать аутсорсинг на практике — передать аутсорсинговой компании блок учета кадров и начисления заработной платы. Этот узкий участок работ сопряжен со множеством мелких нюансов и изменений, которые требуют постоянного контроля. Пользователями этой услуги де-факто являются сотрудники компании, которые хотят четко понимать, как была рассчитана заработная плата, соответственно, любой сбой чреват крайне неудобной в администрировании проблемой. Ну и конечно же, аутсорсинг поможет избежать бурных обсуждений в курилке относительно справедливости оплаты труда в компании. 

К чему вы должны быть готовы, обращаясь к аутсорсинговой компании 

Будьте готовы к тому, что аутсорсеры действительно ценят свои репутацию и свое время. Работа будет выполнена хорошо и в срок, и вы не сможете торговаться или просить дополнительно полить цветы в офисе как это всегда раньше делала ваш бухгалтер. Вы платите только за то, в чем на самом деле нуждаетесь. 

Заранее продумайте все пункты в service-level agreement (SLA) — документе, который регламентирует отношения с клиентом. Например, если для вас критично важно, чтобы услуга была предоставлена до 5 числа следующего месяца – четко пропишите это в договоре. В этот документ также стоит заложить все потенциальные угрозы.

Также будьте готовы к тому, что у вас не будет такого всеобъемлющего контроля над процессом выполнения работы, к которому вы привыкли, когда половину работы всей компании выполнял один человек. Смиритесь с тем, что придется просто принимать хорошо выполненную работу, и больше не будет необходимости просыпаться в 3 часа ночи от кошмаров. И поэтому важно тщательно подходить к выбору компании, предоставляющей услуги аутсорсинга. Выбирайте ответственного провайдера, который имеет хорошую репутацию.

Алена Скичко, 
Исполнительный директор 
«Бейкер Тилли Бухгалтерские услуги»