Как тратить меньше времени на e-mail

По статистике, на разбор электронной почты мы тратим до 13 часов в неделю. Вдумайтесь: более полутора рабочих дней!

Ну и что? Ведь это тоже работа, скажет очередная жертва Outlook. И ошибется. «Не путайте продуктивность с резвой работой в почте!», — предупреждает Дмитрий Леонов, вице-президент американской компании по email-консалтингу SaneBox.

Инструмент коммуникации, каким и является почта, не может заменить работу, считает эксперт. И дает несколько полезных советов, как не утонуть в мутном потоке входящих сообщений:

Не отвлекайтесь

Если вы открыли какое-то письмо, начинайте им заниматься: отвечать, пересылать и т.д. Если же вы закроете его и займетесь другим, оно пометится, как прочитанное, и вы о нем просто забудете. А когда вспомните, придется снова читать его — то есть, делать двойную работу.

Забейте время для почты

Выделяйте на почту строго определенное время в течение дня. Иначе будете заниматься почтой с утра до вечера. Помните: если что-то срочное, то вам позвонят! Или просто окликнут.

Нет длинным письмам

Ответ, как правило, вдвое длиннее вопроса. Уважайте своих получателей — не пишите им длинных писем! Вы сэкономите еще и свое время: обычно такие «послания» автор пишет довольно долго.

Акронимы

Используйте акронимы — это общепринятые сокращения. Например, NNTR (No Need To Respond) или FYI (For Your Information). Если ваши получатели не знакомы с этими обозначениями, пишите просто — Письмо не требует ответа и т.п. Иначе вы потратите лишние 20 минут на чтение десятков писем типа «Ок» или «Спасибо за информацию».

Не умножайте копий

Ставьте в копию только тех, кто будет работать по этому письму. Обилие получателей «для галочки» только завалит вас лишними ответами, на которые придется реагировать.

Иногда голос лучше

Не пишите письма по мелким поводам. Обычно в таких случаях быстрее просто поговорить с коллегой.