Как получить максимум выгоды от совещаний

В силу специфики своей работы (управление проектами разработки ПО) я участвовал и продолжаю участвовать в большом количестве совещаний. И в свое время не раз сталкивался с абсолютно непродуктивными совещаниями. Можно выделить несколько главных ошибок при проведении совещаний.

Ошибка № 1. Многие руководители превращают собрания в обмен сплетнями, которые к текущим проектам практически не имеют отношения. Да, не спорю, иногда важно знать, что происходит вокруг, как работают конкуренты, и т. п. Но почему бы для этого не выделить отдельное собрание, что-то вроде «политинформации». Во-первых, все участники будут знать, чего ожидать от этого собрания, во-вторых, в какой-то момент это заставит некоторых «выглянуть из своего окопа», чтобы поискать самостоятельно информацию для такого собрания, и в-третьих, тот кому это неинтересно, могут не посещать такие совещания, и не будут тратить свое время.

Ошибка № 2. Очень часто компании цепляются за протоколы, повестки дня и правила. Этими вещами они прикрывают плохие совещания. Нужно признать, что причиной плохих совещаний служат отношения и позиции участников собрания. В таких ситуациях желательно пересмотреть свое отношение к совещаниям. Не стоит делать одно большое собрание и пытаться решить в течение него все проблемы человечества.

Ошибка № 3. Собрания проводятся нерегулярно и часто назначаются внезапно. Это первый путь к хаосу и стрессу. Когда собрания проводятся нерегулярно — никто к ним не готовится, обсуждаются вопросы из серии «о чем вспомнил, о том скажу». Внезапные совещания зачастую у людей вызывают лишние разговоры, беспокойство, а иногда даже и страх.

Ошибка № 4. Чем обычно заканчиваются собрания? Все обсудили, поговорили и с чувством выполненного долга разошлись. А что делать дальше — никому уже не важно. Все участники собрания знают, что нечто сделать нужно, но они очень надеются, что это не является их личной обязанностью. А ведь люди должны покидать совещание с чувством полной ясности. И как раз собрание должно помогать избавиться от чувства неопределенности.У каждого совещания должна быть цель, и о ней должны знать все участники

Ошибка № 5. Иногда люди собираются, чтобы принять коллегиальное решение. А так как людей много, мнений много, то совещание превращается в неконтролируемый хаос либо собравшиеся стараются прийти к быстрому консенсусу. И в данном случае консенсус — это решение, которое приняли, но оно мало кого устраивает на самом деле.
 
В действительности ошибок много. Думаю, каждый найдет немало примеров ошибок в своих компаниях. Но самое ужасное, что совещания обходятся компании очень дорого. При самом приблизительном подсчете, если совещание проходит раз в неделю, длится 1 час и в нем участвуют 10 человек со средней зарплатой, предположим, $20 в час, то за год компания тратит $10400. И, конечно, самый важный вопрос: на что уходят эти деньги? Насколько продуктивно они тратятся? Стоят ли совещания этих денег?

За годы практики накопилось некоторое количество основных советов, на которые рекомендую обратить внимание, если хотите, чтобы ваши совещания стали продуктивными.Ошибок во время проведения совещаний очень много. Но самое ужасное, что бессмысленные совещания обходятся компании слишком дорого

Основные советы, на которые необходимо обратить внимание.

1. Чтобы успешно достигать различных целей и задач, необходимо выработать разные типы совещаний, где решаются разные вопросы и тематики этих совещаний не пересекаются. Например:

• ежедневные 15-минутки;
• еженедельная тактика;
• ежемесячная стратегия;
• ежеквартальные выездные совещания.

2. У каждого совещания должна быть цель, и о ней должны знать все участники. Причем они должны знать о ней задолго до совещания, а не прямо на встрече — «а чего же мы тут, собственно, собрались». Когда человек знает, чему будет посвящено собрание, он сможет подготовиться, сфокусироваться, и польза от посещения будет несомненной как для каждого, так и для того, кто всех созвал.

Если собрание предполагается быть длительным, то разделите его на 15-минутные отрезки. Это поможет контролировать время, отведенное на собрание

3. Держите в фокусе главный вопрос совещания. Не стоит уходить в дебри смежных вопросов. При обсуждении любого проекта задавайте вопрос: «Так каков же следующий шаг?». Более того, этим вопросом стоит завершать любое обсуждение. Или же отличный вопрос для совещания: «Что я собираюсь делать до следующей встречи?».

4. Если совещание предполагается быть длительным, то разделите его на 15-минутные отрезки — контролируйте время, отведенное на собрание. Это позволит избегать продолжительных монологов на одну и ту же тему и, что особенно приятно, ограничит возможности тех людей, которые имеют свое мнение по любому поводу и могут долго лить воду. Поэтому, если вы организатор или модератор встречи, то не стесняйтесь следить за временем и напоминать участникам, о том, что его остается все меньше и меньше. Проще всего это сделать, если визуализировать отсчет оставшегося времени. Песочные часы, заводной или электронный таймер — все это ваши помощники, чтобы тактично, не перебивая, напоминать участникам о том, что время не ждет.

5. Назначьте фасилитатора, который будет следить как за временем, так за фокусом встречи. Кроме того, он должен отслеживать, чтобы коллеги друг друга не критиковали, а говорили по существу проблемы или вопроса. Желательно, чтобы роль фасилитатора каждый раз выполнял другой человек. Когда каждый прочувствует эту роль, эффективность собраний может заметно возрасти.

6. Если хотите провести идеальное собрание — проведите совещание стоя. Люди долго стоять не привыкли, соответственно это не дает растекаться мыслями, а проводить совещания более сфокусировано и быстро.Приглашайте на совещание правильных людей. Чем больше людей, тем сложнее принимать решения

7. Начинайте и заканчивайте вовремя, даже если не все собрались. Помню, как в одной команде начало совещания происходило следующим образом: заходит человек, видит, что еще не все собрались, и уходит «за чайком», и так еще пара коллег, — в итоге совещание начинается минут на 15-20 позже, и злость «ждущих всех» коллег просто зашкаливала. Когда же перестали всех ждать, как говориться, «кто не успел, тот опоздал», пропустив пару раз важные сообщения в начале совещания, количество опозданий практически сошло на нет.
  
8. Нет телефонам, ноутбуками и т. п. Это очень важно! В одной команде мы даже завели коробочку, куда при входе все складывали свои гаджеты. Сегодня просто какая-то одержимость всякими устройствами, соцсетями и зависимость от почты. И если у вас проходят совещания, где часть народа уткнуло нос в какой-то экран, это уже не совещание. Желание побыстрее вернуться к своему электронному другу поможет более оперативно решать вопросы на встрече, и, поверьте, количество времени на совещание заметно сократится.

9. Приглашайте на совещание правильных людей. Чем больше людей, тем сложнее принимать решения. Поэтому если Василий Петров может высказаться по любому вопросу, но тема совещания далека от его направления работы, возможно, не стоит его приглашать.

10. Визуализируйте идеи и вопросы, которые вы обсуждаете. Не превращайте встречи в «бла-бла-бла». Для визуализации, конечно, может хватить доски и маркера, но можно добавить еще много чего: самоклеющиеся разноцветные стикеры, рисование графов и коллективных интеллект-карт, креативные мозговые штурмы и многое другое. Не пренебрегайте этими инструментами. Элемент новизны и творчества привносит оживление в любое совещание.

11. Договоритесь об уровне деталей. После того как вы четко сформулировали цель встречи, уже станет легче отсекать все разговоры, которые явно не помогают достигать цели встречи. Тем не менее может возникнуть ситуация, когда все уже зевают, но стесняются остановить поток мыслей одного из участников. Знакомо? Почему-то часто считают, что это только работа организатора (модератора, фасилитатора) совещания, останавливать говорящих, а он в свою очередь не хочет прерывать поток мыслей коллеги. Забота об экономии своего времени должно быть делом каждого. Поэтому проще всего отдельно обсудить, какой уровень деталей помогает нам быстро и эффективно провести совещание, а те, кого интересуют подробности, могут продолжить обсуждение в узком круге.

12. Уходя со встречи, каждый должен иметь свой список первоочередных шагов. Это те обязательства, которые берет на себя каждый человек и которые он должен выполнить. Если после встречи все вздохнули с облегчением и разбежались по своим углам, и только секретарь ушел со списком того, что обсудили (ведь должно же хоть что-то после совещания остаться!), то могу со стопроцентной уверенностью сказать, что ваше совещание прошло впустую.Продуктивные совещания помогут сэкономить время — у вас отпадет необходимость пересматривать одни и те же вопросы снова и снова
 
13. Ну и последнее, больше как подсказка. Если совещание нужно больше вам, и вы собираетесь попросить своих коллег сделать что то, что они не очень любят… взбодрите их и сделайте для коллег что-то приятное. Например, захватите с собой коробочку печенья!

Это, пожалуй, самые основные моменты, на которые стоит обращать внимание. К сожалению, нет универсального решения, которое покрыло бы все проблемы сразу, поэтому приведенные советы — это всего лишь советы, проверенные в реальных условиях, но все команды и компании разные, поэтому я не гарантирую, что все советы сработают у вас.

Когда я прихожу поработать с новой командой, то обращаю внимание в первую очередь на их встречи. И если вижу, что они смерти подобны, то начинаю ломать давние устои. Это не всегда легко и просто происходит, все зависит от команды. Если вы хотите поменять что-то в своей команде, то есть два способа: первый — «все по-новому раз и навсегда» и второй — «добавляем новое правило на каждой встрече». Первый способ более радикальный и не всегда может быть принят на ура, но, попробовав, команды очень быстро привыкают, и людям кажется, что они так совещались всегда. Второй способ более ретроградный, его стоит использовать, если вы уверены, что быстро поменять старые устои совсем никак не получится.

В завершение хочется сказать, что если совещания проводить продуктивно, то они помогут хорошо сэкономить время, так как отпадает необходимость пересматривать одни и те же вопросы снова и снова, люди не тратят время на одно и то же и быстрее переходят к следующему делу. А это очень ценно, особенно сегодня, когда наша жизнь весьма интенсивна и любое промедление может повлечь за собой массу негативных последствий.