За 5 місяців паперові трудові підуть у минуле: як зберегти і підтвердити свій стаж

З червня 2021 року функціонує електронна трудова книжка. Вона являє собою цифровий документ у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, де фіксуються дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення та інші аспекти трудової діяльності.

З 1 січня 2004 року дані автоматично надходять до реєстру через сплату Єдиного соціального внеску, але записи до цієї дати потребують ручного опрацювання згідно з відомостями паперових трудових книжок, та й після цієї дати також мають відповідати записам у трудовій книжці, бо інакше відповідне територіальне управління Пенсійного фонду України може не зарахувати спірний стаж і за наявності сплачених внесків.

З 10 червня 2021 року роботодавці не зобов’язані зберігати паперові книжки нових працівників, а відомості про стаж надаються через витяг з реєстру. Електронна трудова книжка завантажується через портал Пенсійного фонду України, або проходить сканування у відділенні та начебто навіть має відображатись у застосунку «Дія», що дозволяє громадянам переглядати відомості щодо свого стажу онлайн.

За даними Пенсійного фонду України, на кінець 2025 року оцифровано понад 80% книжок, але перехідний період триває до 10 червня 2026 року. Для осіб з стажем до 2004 року оцифрування є вкрай важливим для уникнення проблем з зарахуванням періодів роботи.

Які правила діють з цього року

На початку 2026 року паперова трудова книжка вже не є обов’язковою для ведення, однак, як адвокат, яка практикує у цій сфері, я все-таки рекомендую тримати свою трудову книжку у належному стані. Згідно зі статтею 24 Кодексу законів про працю України, при укладенні трудового договору працівник може надати або паперову книжку (за наявності), або витяг з реєстру застрахованих осіб. Роботодавці (юридичні особи) з 10 червня 2021 року не зберігають паперові книжки працівників, прийнятих після цієї дати, вони видаються працівникам під підпис після оцифрування. Для осіб, які перебувають у трудових відносинах з ФОП, паперові книжки на зберігання передаються працівникам.

Разом з тим, за бажанням працівника, роботодавець зобов’язаний вести паралельно паперову версію, вносячи записи про трудову діяльність. Це актуально для тих, хто має стаж до 2004 року або сумнівається в повноті електронних даних.

Після 10 червня 2026 року паперова книжка втратить юридичну силу для підтвердження стажу при призначенні пенсій — визнання відбуватиметься виключно за електронними даними Пенсійного фонду України. Якщо стаж не оцифровано, працівник ризикує втратити роки роботи, що вплине на або на можливість своєчасного виходу на пенсію, або на її розмір.

Пенсіонерам, які вже отримують виплати, оцифрування не обов’язкове, оскільки їхні дані вже в реєстрі. Таким чином, у 2026 році паперова трудова книжка — це все ще первинний документ на підтвердження трудового стажу. Але ігнорування вимог щодо оцифрування вашого документу може мати наслідки для реалізації соціальних прав у майбутньому.

Як створити цифрову копію своєї трудової

Сканування паперових трудових книжок — це створення цифрових копій і їх завантаження до реєстру Пенсійного фонду України. Зробити це можна на порталі Пенсійного фонду онлайн, що дуже зручно для осіб, які перебувають за кордоном, оскільки не вимагає фізичної присутності. Алгоритм дій простий і можна сказати інтуїтивно зрозумілий, однак, для більшої зручності на порталі вже є короткі інструкції по правильному завантаженню документів.

Спочатку підготуйте скан-копії: відскануйте всі заповнені сторінки (включаючи вкладиші, титульну та порожні сторінки, якщо вони містять відомості) у кольорі, форматі JPG або PDF, роздільністю 300 dpi, розміром файлу до 1 МБ кожний. Порядок — хронологічний, без дублів.

Авторизуйтеся на порталіПенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або «Дія.Підпис». У розділі переліку питань зліва у кабінеті оберіть «Електронна трудова книжка», заповніть дані (ПІБ, РНОКПП (ідентифікаційний код), надайте згоду на обробку ваших даних).

Прикріпіть файли та підпишіть заяву КЕП.

Надішліть документи та очікуйте підтвердження в розділі «Мої звернення» та опрацювання відомостей у самому розділі «Електронна трудова книжка».

Процес має займати до 5 днів, ПФ перевіряє дані та вносить їх до реєстру. Реально процедура обробки трудової книжки може тривати до 10 днів. Тому всім, хто бажає оцифрувати свої документи, краще не зволікати, щоб все встигнути своєчасно все оформити. Роботодавець може подати скан-копії за працівника через свій кабінет, але працівник має право зробити це самостійно.

Якщо не оцифрувати трудову книжкувчасно

Якщо не оцифрувати трудову до 10 червня 2026 року, можна отримати неприємні наслідки: паперова книжка не буде прийнята ПФ у подальшому для підтвердження стажу. Це призведе до втрати років роботи при розрахунку пенсії, соціальних виплат чи субсидій. Далі вже доведеться звертатися до суду для визнання стажу через архівні довідки, що ускладнює процес.

Що робити із паперовою трудовою після переведення в цифру

Після успішного оцифрування та внесення даних до реєстру Пенсійного фонду України, паперова книжка видається працівнику під підпис. Роботодавець (якщо книжка зберігалася в нього) зобов’язаний повернути її протягом 5 днів після підтвердження її зарахування Пенсійним фондом України. Працівник зберігає її як особистий архівний документ — на випадок спорів чи для особистого користування. Після 10 червня 2026 року книжка не матиме юридичної сили для офіційних процедур, але може бути використана, як доказ у суді.

Якщо книжка втрачена

Якщо книжка втрачена (наприклад, через бойові дії, окупацію, стихійне лихо, тощо), стаж підтверджується через реєстр застрахованих осіб або альтернативні документи: довідки з підприємств, архіви, свідчення колег. Пенсійний фонд приймає заяви на відновлення даних онлайн, але переважно доводити наявність спірних років стажу доводиться через судові процеси. Рекомендується зберігати книжку в безпечному місці, адже вона — частина особистої історії та завжди може знадобитись для пітвердження раніше набутого стажу.