Вибір постачальника: як провести тендер без зайвих нервів

Як мінімізувати ризики, «Мінфіну» розповіла керівник проекту комерційних торгів майданчика Zakupki.Prom.ua Наталія Ковальова.

Банківська сфера одна з найпрогресивніших у питанні цифрової трансформації. Її представники активно використовують сучасні технології, у тому числі і для проведення закупівель. Тендери на відкритих електронних майданчиках допомагають банкам не тільки економити гроші і ресурси, але і знаходити нових постачальників.

Проте досвід першої співпраці не завжди складається вдало. А для банків питання вибору постачальника може стояти гостріше, ніж для інших, адже вони працюють з грошима клієнта. Відповідно і рівень відповідальності вищий, та й вимог більше. Як же підготуватися до співпраці і що варто врахувати при проведенні тендеру?

Дізнатися механізм авторизації учасників

Перед тим, як оголошувати тендер, замовнику варто поцікавитися у майданчика як він проводить верифікацію. Це допоможе зрозуміти наскільки надійні постачальники працюють тут. Способів для авторизації постачальників є декілька.

• За електронним цифровим підписом. Учасник підписує на майданчику документ і авторизирується.
• За смс, але це не дуже надійний метод.
• Постачальник підписує з майданчиком договір у фізичному або електронному вигляді, відправляє його, і лише після цього його верифікують.
• За оплатою. Він є найнадійнішим. Учаснику виставляється рахунок, зазвичай на одну гривню, який він сплачує. Так можна побачити профайл компанії, її ЄДРПОУ та інші дані. А отже підтвердити, що компанія реальна.

Прописати умови в контракті

Провести тендер та обрати переможця – тільки половина успіху. Друга частина – отримати товар необхідної якості. Тому контракт краще довантажувати в тендер разом з іншою документацією, вказавши, що з постачальником буде підписаний саме типовий документ. Так учасник зможе відразу ознайомитися з умовами та вирішити чи прийнятні вони для нього.

Обов'язково передбачити в контракті відповідальність за порушення термінів поставки, її затримки або ж отримання товару поганої якості. Це можуть бути штрафи, припинення роботи, або ж заборона для участі у наступних тендерах. Окремо варто приділити увагу контролю якості товару при його прийомі. Особливо якщо це перша поставка від нового контрагента.

Страхування на вигідних умовах зі знижкою від «Мінфіну»

Запитувати тендерне забезпечення

Це поширена практика серед держзамовників, бізнес же часто нехтує такою можливістю. І даремно. Адже тендерне забезпечення є свого роду страховкою для організатора закупівлі. Як це влаштовано? Тендерним забезпеченням зазвичай виступає банківська гарантія або гарантія іншої фінансової установи. Постачальник оформлює її під певний тендер з урахуванням бюджету закупівлі. Послуга платна, тому вона допоможе відсікти не серйозно налаштованих учасників. Але головне, що якщо учасник відмовиться, наприклад підписувати договір, замовник може стягнути суму тендерного забезпечення з банку чи іншої фінансової установи, яка видала гарантію.

Вивчити потенційного постачальника

Інформацію можна знайти в державних реєстрах, або ж в сервісі OpenDataBot. І перше, що необхідно зробити – перевірити компанію на банкрутство. Також важливо звернути увагу на дату її створення. Якщо компанію зареєстрували лише тиждень тому, то краще не працювати з таким контрагентом за передоплатою. Звичайно, може бути, що це просто нова компанія, але краще перестрахуватися. Обов'язково варто перевірити наявність податкової заборгованості у потенційного постачальника. З 1 млн компаній та 2 млн ФОП в країні близько 28% мають податкову (чи іншу заборгованості) перед бюджетом. І обов'язково подивитися наявність відкритих кримінальних справ та судових розглядів.

Читайте також: Хто отримав найбільше замовлень на ProZorro

Безумовно застрахуватися від роботи з несумлінним партнером на 100% неможливо. Тим не менше можна істотно знизити ризики і застрахуватися на випадок, якщо щось піде не так. Але навіть у разі невдачі, важливо не просто знайти іншого постачальника, а зробити роботу над помилками, щоб уникнути подібних випадків у майбутніх тендерах.