Як підприємцю-єдиннику оформити найманих працівників

Наймати працівників на спрощеній системі оподаткування можуть тільки підприємці на другий і третій групі. На другій групі кількість працівників не може перевищувати 10 осіб, на третій кількість найнятих працівників обмежень не має. Перша група спрощенців найманих працівників не може мати взагалі.

Трудовий договір

У 2017 році штраф за кожного неоформленого працівника – 96 тис. грн. Тому з новим робітником краще підписати трудовий договір.

У трудовому договорі потрібно прописати обов'язки як працівника, так і роботодавця. А саме: посада, графік роботи, вихідні дні, тривалість відпустки, розмір зарплати та випробувальний термін (за потребою).

До того як працівник приступить до виконання своїх обов'язків, про це необхідно повідомити фіскалів.

Крім того, потрібно заповнити трудову книжку працівника та оформити кадрову документацію, пов'язану з оформленням трудових відносин. А саме, розпорядження про прийняття на роботу/звільнення/надання відпустки, табель обліку робочого часу.

Відносини між роботодавцем і працівником за трудовим договором регулюються КЗпП. 

Договір цивільно-правового характеру

Договір цивільно-правового характеру (ЦПХ) укладають для виконання конкретного завдання, обмеженого за часом дії.

Щоб договір ЦПХ не визнали трудовим, його потрібно оформити правильно. Тобто в договорі ЦПХ необхідно перерахувати роботи або послуги, які повинні бути виконані та їх вартість. Прописати термін виконання робіт. Щоб не було зайвих питань, термін договору ЦПХ не повинен перевищувати один рік.

Працівник, з яким укладено договір ЦПХ, не включається до штатного розпису. Він одержує не заробітну плату, як за трудовим договором, а винагороду. Крім того, такий працівник не має права на відпускні та оплату лікарняного листа.

Договори ЦПХ регулюються нормами Цивільного кодексу. 

Які податки і збори треба сплачувати за найманих працівників

Роботодавець, як податковий агент, повинен нараховувати, утримувати та сплачувати з доходу своїх працівників податки і збори.

ПДФО і військовий збір

Ставка ПДФО становить 18%, а військового збору – 1,5% від суми нарахованої зарплати або винагороди за договором ЦПХ.

Для деяких категорій працівників передбачена податкова соціальна пільга, вона дозволяє зменшити оподатковуваний дохід працівника, а відповідно і суму ПДФО.

Сплатити ПДФО і військовий збір з доходу працівника потрібно одночасно з його виплатою. Якщо дохід нарахований, але фактично не виплачений – протягом 30 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного місяця.

Крім того, щокварталу необхідно звітувати з ПДФО та військовому збору – подавати фіскалам розрахунок за формою № 1ДФ.

Єдиний соціальний внесок

Ставка єдиного соціального внеску (ЄСВ) – 22%, нараховується на суму не менше мінімальної заробітної плати. У 2017 році мінімальна сума ЄСВ — 704 грн на місяць за найманого працівника, який працює за основним місцем роботи і отримує «мінімалку» 3200 грн.

За договорами ЦПХ внесок нараховується на фактичну суму, зазначену в договорі.

Сплачувати єдиний соціальний внесок необхідно щомісяця, не пізніше 20-го числа. Якщо зарплата не виплачується вчасно, перерахувати з неї ЄСВ все одно потрібно саме в цей термін.

Також щомісяця потрібно подавати звіт з ЄСВ за формою Д4. У цьому звіті вказуються дані про працівників та осіб, з якими уклали договори ЦПХ.

Наприклад, ви прийняли працівника за трудовим договором, на ставку 8000 грн в місяць. Щомісяця вам, як роботодавцю, потрібно нараховувати та сплачувати такі податки і збори:

ЄСВ = 1760 грн (8000 х 22%) – нараховується на зарплату та сплачується за рахунок працедавця;

ПДФО = 1440 грн (8000 х 18%) – утримується з нарахованого працівнику доходу та сплачується за його рахунок.

Військовий збір = 120 грн (8000 х 1,5%) – утримується з нарахованого працівнику доходу та сплачується за його рахунок.

Разом, до виплати працівнику «чистими на руки» отримуємо: 6440 грн (8000 – 1440 – 120).

Такі ж податки та збори і в тій же сумі потрібно буде нараховувати та перераховувати, якщо працівник буде оформлений за договором ЦПХ.

Як бачимо, податкове навантаження на фонд оплати праці та на винагороду за договором ЦПХ одне й те саме. Однак перша та як правило, основна причина, чому роботодавці замість прийняття працівника на роботу бажають укласти з ним договір ЦПХ, полягає в тому, що:

• працівникам, які працюють на умовах трудового договору слід щомісяця платити зарплату не менше мінімальної (у 2017 році — 3200 грн в місяць), а особам, які працюють за договором ЦПХ, – за виконану роботу (надану послугу) без такої прив'язки;
• працівникам за трудовим договором надаються всі соціально-трудові гарантії, визначені КЗпП та іншим трудовим законодавством. При цьому для виконавця робіт (послуг) його права та обов'язки обмежені умовами договору ЦПХ та цивільним законодавством.

Коли потрібно виплачувати зарплату

Заробітна плата виплачується двічі на місяць. Період між цими виплатами не повинен бути більше 16 календарних днів.

Таким чином, гранично допустимі строки виплати зарплати, – не пізніше:

• 22 числа за першу половину поточного місяця (аванс)
• 7 число наступного місяця – за другу половину.

Так, наприклад, другу частину зарплати за серпень (за умови, що аванс був 22 серпня) необхідно виплатити 7 вересня.

Ірина Петрусенко