С августа запускаются программные РРО: кому они нужны и сколько стоят

Кому нужны новые технологии, во сколько они обойдутся, и дадут ли преимущества, в колонке для НВ рассказал CEO компании по автоматизации ресторанов Poster Родион Ерошек. «Минфин» публикует сокращенную версию статьи.

В чем причина изменений

Согласно закону № 128-IX программным (облачным) РРО может считаться любой комплекс, который регистрирует расчетные операции и количество проданного товара, независимо от используемого устройства. То есть, теперь транзакции можно будет фиксировать даже со смартфона.

Запуск облачных регистраторов связан с новой волной фискализации, первый этап которой (после переноса) стартует в январе 2021 года, а второй — в апреле. Любой бизнес на едином налоге (кроме первой группы) с оборотом меньше 1 млн грн уже с начала следующего года должен будет использовать РРО. Программные регистраторы позиционируются как упрощенный способ выхода из тени.

Для владельцев физических РРО ничего не изменится. Сейчас классические регистраторы — кнопочные кассовые аппараты или фискальные принтеры — использует бизнес с годовым оборотом в 1 млн грн и выше, а также бизнес, который торгует подакцизными товарами. Согласно закону, облачные РРО выступают альтернативой физическим, но не заменяют их — то есть, при наличии кассы, переходить на них не обязательно.

Соответственно, с 1 августа для бизнеса, который уже использует железные РРО, глобально ничего не меняется — он может и дальше использовать устройства и не задумываться о замене.

Вот кому стоит обратить внимание на программные РРО, так это малому и среднему бизнесу, который еще не фискализированный. Облачные регистраторы позиционируются как более простой способ соответствовать будущим законодательным требованиям. Давайте разбираться, как оно на деле.

Во сколько обойдется

Классические РРО требуют значительных инвестиций. Одно устройство стоит сейчас в среднем 7 тыс. грн, его опломбирование и ввод в эксплуатацию — 1 500 грн, а обслуживание — минимум 250-300 грн в месяц. Если бизнесу нужно установить несколько физических регистраторов, сумма становится значительной.

С другой стороны, вместе с новыми фискальными правилами Государственная налоговая служба анонсировала проект «Прросто». Это — бесплатное приложение, выполняющее функции программного РРО: регистрирует операции и отправляет данные в ГНС. Для использования «Прросто» требуется электронное устройство — например, планшет, который можно купить за 2 тыс грн.

Читайте также: Налоговая амнистия: какие ловушки готовит государство

Приложение работает на серверах налоговой, которая предлагает открытое API. Это означает, что программное РРО может создать каждый, кто хочет, и подключить его к государственному «облаку». Уже сейчас на рынке есть системы автоматизации заведений и магазинов, которые интегрированы с серверами налоговой и предлагают дополнительные возможности для оптимизации бизнеса за несколько сотен гривен в месяц.

Сроки подключения

Чтобы начать использовать физический РРО, нужно выполнить ряд действий: заключить договор с Центром сервисного обслуживания, настроить и опломбировать устройство, а также получить свидетельство о регистрации от налоговиков. Все это в среднем занимает около 5 рабочих дней.

Читайте также: Почему ФОПам в этом году лучше не пользоваться новыми повышенными лимитами

Регистрация того же «Прросто» проходит в онлайне и занимает несколько часов — нужно скачать приложение и зарегистрировать предприятие. Если говорить о сторонних системах автоматизации, то регистрироваться тоже не сложно. Например, в системе автоматизации для кафе и ресторанов Poster интеграция с облаком налоговой проходит так: пользователю нужно выбрать соответствующий пункт в админ-панели сервиса и скачать ключи электронной цифровой подписи (ЭЦП) в систему.

Дополнительные возможности

Фискализация займет время и силы в любом случае. Но если подойти к этому вопросу правильно, то можно не только «подогнать» свой бизнес до новых законодательных требований, но также усовершенствовать процессы. Есть системы автоматизации для заведений и магазинов, которые помимо интеграции с облачной системой ГНС, помогают предпринимателям с инвентаризацией, мониторингом оплаты, контролем остатков продукции.

По данным Poster, сейчас больше половины нефискализированного малого бизнеса в сфере HoReCa — включительно с маленькими кофейнями и точками с фаст-фудом на вынос — до сих пор ведут учет продаж в Excel или «на листочке». Такие заведения могут использовать законодательные требования, как возможность для апгрейда, подключив сторонние системы автоматизации.

Читайте также: Как налог на выведенный капитал поможет бизнесу

Они помогут с мониторингом продаж, управлением системой лояльности, взаимодействием с клиентами. Такие системы — хороший инструмент для борьбы с воровством: они отслеживают подозрительные транзакции, а также позволяют проверять остатки продукции на складе. Некоторые системы автоматизации предлагают полноценную аналитику — например, подсказки о нехватке товара. Скажем, если в кафе заканчивается молоко, то система заранее напомнит о необходимости закупки.

Есть свои нюансы

Важно понимать, что вряд ли сервис «Прросто» и облако налоговой с момента запуска заработают должным образом. В самой Налоговой службе подчеркивают, что разработка пока находится на стадии тестирования и будет дорабатываться. Поэтому надежнее всего подождать первые несколько месяцев, пока не будут исправлены критические ошибки.

За это время можно будет также прояснить непонятные моменты, связанные с новинкой. Например, сейчас неизвестно, как с точки зрения закона правильно отправлять электронный чек клиенту без устройства. До недавнего времени был неясен момент с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП). В новых положениях прописали, что его нужно хранить на защищенном устройстве — например, флешке и использовать для подписи транзакций. А это полностью противоречит идее программных РРО.

Сейчас это положение отменили: вместо квалифицированной подписи достаточно использовать электронную печать, которой не нужно защищенное хранилище. Но подобные нестыковки еще могут всплывать, и на решение всех нюансов потребуется время.

Читайте также: Потеря проектов, новые каналы монетизации: как креативщики пережили карантин

К новым законодательным требованиям можно относиться по-разному, но чтобы работать легально, РРО установить все-таки придется. И программные решения выглядят хорошим вариантом для малого и среднего бизнеса. Облачные сервисы не только ускорят процесс фискализации и сократят на него расходы, но и позволят подключить более продвинутое ПО для учета и аналитики. А это — уже не просто вынужденный комплаенс-контроль, а полноценная инвестиция в развитие бизнеса.