Как защитить бизнес?

В последние дни все чаще поступают тревожные звонки от потенциальных клиентов, которые столкнулись с необоснованными проверками налоговой милицией и др. общественно опасными службами. Особенно данные проверки участились у представителей IT-сферы. В данной статье хочу описать несколько простых правил превентивной защиты от беспредела контролирующих органов.

Во-первых, оригиналы уставных документов никогда не храните в офисе или у себя дома. Для хранения уставных документов идеально подойдет банковская ячейка, арендованная вашим адвокатом. Также существует вариант ответственного хранения документов в офисе обслуживающей вас юридической компании или адвоката. В рабочем офисе достаточно будет наличия нотариально заверенных копий документов либо заверенных подписью руководителя с печатью предприятия.

Во-вторых, установите четкое ограничение доступа к данным и документам со стороны сотрудников. Замените все физические рабочие места сотрудников (компьютеры) на терминалы, расположенные на серверах за пределами Украины и установите двойной контроль доступа к данным терминалам. Всю бухгалтерию 1-С также перенесите на удаленный сервер за пределами Украины, зарегистрированный на третье лицо, не аффилированное с вашей компанией. Это позволит вам в случае изъятия терминалов из офиса уже через несколько часов начать деятельность в новом месте без потери информации. Саму бухгалтерию передайте на аутсорсинг бухгалтерской компании.

В-третьих, телефонные линии переведите на сип-обслуживание. Установите в офисе несколько скрытых веб-камер с записью на удаленный сервер, находящийся также за пределами Украины. Внедрите четкий контроль доступа к офисному помещению. На рабочих местах сотрудников установите правило «белого листа», то есть весь документооборот должен вестись на удаленном сервере. Также выделите отдельную зону для личных вещей сотрудников за пределами рабочего пространства. Таким образом, на рабочем месте сотрудника не должно быть мобильных телефонов, наличных средств, флешек, блокнотов, сумок, ноутбуков и т. д.

В-четвертых, заключите договор с вашим юристом, а лучше с юридической компанией, о возможности моментального реагирования с выездом к вам в офис в случае обыска или проверки.

Понятное дело, не нарушайте законы, платите вовремя налоги и учитесь вести бизнес по-европейски.