Скупой платит дважды: почему так важно правильно оформить наемного сотрудника

Многие работодатели на сегодняшний день обходят официальное оформление сотрудников разными путями – ФОП, зарплата в конвертах, «белые» выплаты только минимального оклада. Татьяна Соловьева, старший юрист АО Juscutum рассказала о последствиях таких обходных путей и поделилась рекомендациями по оформлению взаимоотношений с физлицами.

Почему тема актуальна

• Штрафы за нарушение трудового законодательства довольно высокие
• Государство всерьез занялось вопросом неоформленных сотрудников/скрытых трудовых отношений
• Мораторий на проведение проверок не распространяется на проверки трудовых отношений

Последнее время вопрос оформления сотрудников стоит как никогда остро. 2018 год тому не исключение, ведь повышение заработной платы в 2018 г. автоматически привело и к повышению санкций в трудовой сфере.

Вот какими могут быть штрафы за нарушение трудового законодательства (ст. 265 Кодекса законов о труде)

*МЗП – минимальная заработная плата (3723,00 грн на 1 января 2018 г.)

Выше приведены санкции за нарушение трудового законодательства, предусмотренные КЗоТ (финансовая ответственность). Помимо этого, существует административная и уголовная ответственность.

Сколько налогов нужно платить

Вариант 1. Ваш сотрудник работает по трудовому договору

Предположим, его зарплата составляет 3 723 грн. Какие налоги должен уплатить работодатель?

В данном случае важно понимать, что со своих денег работодатель платит в бюджет только ЕСВ. НДФЛ и военный сбор уплачивается работодателем за счет дохода сотрудника. То есть, с заработной платы 3 723 грн удерживается 725,99 грн налогов. К выплате работнику сумма будет составлять 2997,01 грн.

*НДФЛ – Налог на доходы физических лиц; ЕСВ – Единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.

Вариант 2. Вы наняли человека на условиях работы по ГПХ-договору

В этом случае налоги будут такими же, как и «зарплатные налоги». Есть, правда, одно небольшое различие. В случае выплаты зарплаты сотруднику, который работает по основному месту работы в размере менее 3 723 грн, ЕСВ будет уплачиваться все равно с 3 723 грн. Но такое правило не применяется к договорам ГПХ. База для начисления ЕСВ является размером вознаграждения по гражданскому договору (может быть меньше МЗП).

Вариант 3. Вы работаете по ГПХ договору с предпринимателем-физлицом

Использование ФЛП (физическое лицо-предприниматель) в бизнес-структурах — достаточно популярное явление в Украине. Не зря ФЛП на упрощенной системе налогообложения называют настоящим украинским внутренним офшором. Компания-заказчик работ не принимает участие в удержании/уплаты налога в бюджет при взаимодействии с таким ФЛП. Более того, такая компания может уменьшить сумму налога на прибыль, поставив себе в расходы оплаты за выполненную работу ФЛП (если компания является плательщиком налога на прибыль).

Но, если предприятие маскирует трудовые отношения под работу с ФЛП-субъектом предпринимательства, оно может играть с огнем. Один неверный шаг и прекрасная налоговая сказка может закончиться не хеппи-эндом.

Неоформление сотрудника и подмена трудовых отношений гражданскими. Чем рискует компания?

Споры с наемными лицами. Человек, который фактически выполняет на предприятии трудовую функцию, может подать иск об установлении факта наличия трудовых отношений и внесения соответствующей записи в трудовую книжку.

Споры с контролирующими органами. Тандем, состоящий из Государственной службы по вопросам труда (далее – Гоструда) и Государственной Фискальной Службы (далее – ГФС), может проверить предприятие в аспекте трудовых взаимоотношений. Гоструда обеспечивает контроль за соблюдением трудового законодательства, ГФС – за соблюдением трудового в целях проверки соблюдения налогового законодательства.

Ожидаемые последствия могут быть такие:

1. доначисления среднего заработка сотруднику на основании ст. 233, 235 КЗоТ (в случае подачи иска сотрудником)
2. применения штрафных санкций за нарушение трудового законодательства на основании ст. 265 КЗоТ и к его должностным лицам — на основании ст. 41 КУоАП.
3. доначисление НДФЛ, военного сбора, ЕСВ + штрафные санкции за нарушение налогового законодательства. И стоит помнить, что в спорах, связанных с начислением ЕСВ, нет срока исковой давности.

Когда могут быть выявлены правонарушения

Выявить неоформленных сотрудников или переквалифицировать отношения гражданско-правового характера на трудовые отношения контролеры могут после проведения проверок – если проверяет ГФС или инспекционных посещений – если проверяет Гоструда. Если к плановой проверке можно подготовится заранее, то при фактической налоговой проверке или осуществлении инспекционного посещения Гоструда реагировать придется очень оперативно, так как контролеры могут прийти в любое время без предупреждений.

Что важно знать: при фактической налоговой проверке контролеры могут начать взаимодействовать и с вашими сотрудниками. Например, выяснять условия работы, размер выплачиваемого вознаграждения и пр.

Что выходит на практике

О чем отчитывается Гоструда?

1. 1 млн 440 000 гривен – сумма штрафа, наложенная на строительную компанию в Харьковской области за неоформленных сотрудников.
2. 384 000 гривен – сумма штрафа, наложенная на владельцев цеха по изготовлению женской обуви г. Днепра за неоформленных сотрудников. При этом такие сотрудники были иностранцами. Здесь у беспечного работодателя джек-пот – так как для работников-иностранцев следует оформлять разрешение на трудоустройство. Штраф за отсутствие такого разрешения – 64 000 грн за каждого сотрудника + санкции за неоформление трудового договора.
3. 387 200 грн — сумма штрафа, наложенная на дорожно-транспортную компанию (г. Хмельницкий) за попытку заменить легальное трудоустройство «стажировкой». Здесь хотелось бы обратить внимание, что понятие стажировка относится исключительно к взаимоотношениям между работодателем и учебным заведения, в рамках которых на предприятие может быть направлен на стажировку студент. Если компания хочет для себя определить подходит ли ей сотрудник, в таком случае речь идет об испытательном сроке. При приеме сотрудника на испытательный срок должен заключаться трудовой договор.
4. 684 800 грн – сумма штрафа, наложенная на транспортную компанию за неоформленных водителей (Львовская область).

Дела судебные

Рассмотрим реальные кейсы в сфере скрытых трудовых отношений, связанные с доначислением налогов фискальными органами и применением штрафов органами Гоструда.

1. Фабула. Налоговым органом в ходе проверки установлено, что предприятие осуществляет деятельность в сфере консультирования по вопросам информатизации, обработки данных, деятельности в сфере разработки программного обеспечения. Предприятие заключило ГПХ договор на техобслуживание с ФЛП, при этом такой ФЛП одновременно являлся сотрудникам предприятия. Суд пришел к выводу, что отношения между предприятием и ФЛП носят именно характер трудовых отношений. Суд постановил, что предприятие заведомо пользуется услугами ФЛП для уменьшения фонда оплаты труда и уклонения от уплаты соответствующих налогов. Суд признал ГПХ договор мнимым, и который заключено сторонами для сокрытия другой сделки (трудовой).

Итог: предприятием проиграны все инстанции. Доначислено НДФЛ на суму 80 351,01 грн (Дело № 2а-15178/12/2670)

1. Фабула. Предприятием были заключены ГПХ договора с физ. лицами, предметом которых являются услуги инструктора производственного обучения и услуги сторожа. Также в самих договорах нигде не указывается, какой именно конкретно результат работы должен передать подрядчик заказчику, не определен перечень работ, объемы, виды. Оформленные таким образом ГПХ договора сыграли для предприятия злую шутку. Суд признал отношения по таким договорам трудовыми отношениями

Итог: первая и апелляционная инстанции проиграны предприятием. Наложен штраф на предприятие в размере 87 000 грн (Дело № 823/1167/16)

В заключение, хотелось бы привести рекомендации, которые помогли бы избежать неприятных сюрпризов:

1. Перед началом сотрудничества с физическим лицом взвешенно оцените, какой формат взаимоотношений будет уместен в конкретном случае: оформление сотрудника на полное/неполное рабочее время, заключение ГПХ договора с ФЛП. Здесь нужно обратить внимание на вид выполняемой работы, ее продолжительность, есть ли в штате должность, на которую претендует ФЛП, существует ли отношения подчинения и контроля и пр.
2. Если вы трудоустраиваете к себе сотрудника, уделите должное внимание самому процессу оформления. Корректно оформленный приказ о приеме на работу, письменный трудовой договор и уведомление в ГФС – must have при приеме на работу. В противном случае вас ожидают штрафы.
3. Если вы заключаете гражданско-правовой договор, стоит уделить должное внимание определению предмета договора. Ведь предмет договора считай главное условие, которое отделяет ГПХ договор от трудовых договоров. Нельзя прописывать в таком договоре положения, которые свойственны трудовому договору. Необходимо четко прописывать в договоре все существенные условия, касающиеся объема работ, сроков их выполнения, размеров и порядка оплаты.
4. Если вы нашли себя в списке «счастливчиков» плана графика плановых проверок, проведите аудит документации и исправьте недочеты.

Татьяна Соловьева, старший юрист Juscutum