Если в паспортном столе не могут дать справку формы 3 о зарегистрированных лицах в доме из за отсутствия данных и для восстановления которых они хотят видеть владельцев с паспортами и документами, которые подтверждают право собственности, то вам действительно нужно само организоваться. В этом все «прелести» частичной собственности, когда все совладельцы в некоторых моментах зависят друг от друга.
По второму вопросу: прежде чем продать долю постороннему лицу, продавец своей части обязан предложить купить ее по той же цене и на тех же условиях другим совладельцам дома. Последние не могут запретить ее продажу вообще, они вправе лишь купить ее преимущественно перед другими, посторонними покупателями. Продавец вправе продать свою долю другому лицу, если другие совладельцы отказались от осуществления преимущественного права покупки или не осуществят этого права относительно недвижимого имущества в течение ОДНОГО МЕСЯЦА со дня получения ими предложения о покупке части дома (абз.2 ч. 2 ст. 362 Гражданского кодекса Украины).