Бухгалтерия — не заставляет ли вас это слово немного нервничать? Работа этого отдела во многом определяет успешность компании, поэтому каждый руководитель хочет быть на все 100% уверен в своем бухгалтере. На что нужно обратить внимание, чтобы проблемы в бухгалтерии вас не коснулись? А может быть, все уже идет не слишком гладко? Вам стоит задуматься об оптимизации работы отдела бухгалтерии, если вы обнаружите следующие признаки: 

Хотите обезопасить себя от хаоса в отчетности, неправильно рассчитанных налогов и, как следствие, штрафов — нужно обязательно проконтролировать порядок в бухгалтерии. Не смогли поздороваться с главбухом, потому что он скрыт горой бумаг на столе? Если на столе хаос, рано или поздно он обязательно перекочует в строки отчетности. Хороший бухгалтер всегда обрабатывает поступающие первичные документы немедленно, не складируя их «на потом». Потом, в отчетный период, сотрудник может заболеть, нагрянет проверка или не хватит времени на обработку — всякое случается, разбираться будет поздно. Лучше предотвратить подобные ситуации. 

Если у предприятия проблемы с налоговой, причиной тому часто является недостаточный уровень квалификации бухгалтера. От сотрудников бухгалтерии зависит очень многое, и именно поэтому уровню их подготовки стоит уделять большое внимание — не только на собеседовании, но и в процессе работы. Часто бывает выгоднее самому обучить квалифицированного и мотивированного специалиста, чем открывать соответствующую вакансию раз в полгода. Сейчас для обучения сотрудников существуют десятки различных курсов. Наиболее перспективным является направление МСФО — обучение специалистов работать с международными стандартами отчетности. Без знания МСФО бухгалтеру будет трудно работать на развитие вашей компании. 

Отличительной чертой хорошего бухгалтера всегда было умение найти взаимопонимание с представителями налоговой инспекции. Если ваш бухгалтер постоянно жалуется на налоговую, не может оптимизировать вашу систему налогообложения и с утра до вечера пропадает по инстанциям — возможно, стоит расстаться с таким сотрудником? Кстати, сегодня вовсе не обязательно лично отвозить отчетность в налоговую, что бы ни говорил вам ваш главбух. Электронная отчетность, система Банк-Клиент, скайп и электронная почта позволяют не тратить рабочее время на поездки по городу. 

 

На бухгалтерию денег не жалко — в конце концов, она помогает нам экономить. Однако расходы на отдел бухгалтерии крайне неравномерны. Во-первых, зарплату сотрудникам нужно платить регулярно, тогда как основной пик рабочей активности приходится на квартальные и годовые отчеты. Во-вторых, кроме зарплат приходится оплачивать стоимость специального ПО, обслуживать оргтехнику, а еще премии, полисы, социальные налоги… Возможно, стоит проанализировать ситуацию и выяснить, где можно безболезненно сократить расходы. К примеру, нужны ли сотрудникам отдела компьютеры последней модели? А может быть, в отделе слишком много скучающих специалистов? Не исключено также, что для вашей компании будет разумнее перепоручить часть бухгалтерского учета аутсорсинговой компании. Например, можно сократить количество штатных сотрудников для ведения текущей бухгалтерии, а объемными отчетами и аудитом пусть займется специализированная фирма. 

Если компания не увеличивала оборот в несколько раз, а сотрудник жалуется на трудности, постоянно работает допоздна и в выходные, необходимо понять, почему так происходит. Причиной такого перманентного аврала обычно бывает либо недостаточная квалификация специалиста, либо плохо организованная работа отдела. Если вы предполагаете, что проблема в уровне компетенции сотрудников — это можно выяснить посредством аудиторской проверки. Кстати, хороший бухгалтер вряд ли испугается, когда вы предупредите его о визите аудитора. Если проблемы с самоорганизацией, это видно невооруженным глазом. Помните те самые горы документов на столе? Попросите вашего бухгалтера объяснить ему случайную цифру в отчете или найти определенную информацию, посмотрите, как он реагирует и сколько времени ему требуется для выполнения задания. 

Возможно, отдел бухгалтерии действительно перегружен работой. Сотрудников может не хватать, объем документооборота или число товарных позиций в накладных могли резко возрасти — вполне естественно, что отдел лихорадит. Но это не оправдание, если вы как руководитель ощущаете дискомфорт. Помните, бухгалтерия должна быть в порядке. Если вы обнаружите в работе отдела один из признаков, выясните в чем дело, и либо сотрудника отправьте на курсы, либо бухгалтерию — на аутсорс.