Перезаключать ли договор о признании электронных документов, если внесли изменения в учетные данные предприятия?

Необходимость внести изменения в учетные данные предприятия может возникнуть, например, при смене руководства. Новый руководитель будет использовать новую ЭЦП и т.д. Либо, если заканчивается срок действия усиленных сертификатов открытых ключей, которые используются на данный момент. Все это порождает вопрос: надо ли перезаключать договор о признании электронных документов.

Сервис E-DOC предоставляет возможность отправить договор о признании е-документов в территориальные органы ГФС и разъясняет этот вопрос, опираясь на консультацию из ресурса «ЗІР» категория 135.03 (права и обязанности налогоплательщика).

Так, указано, что договор следует перезаключить с контролирующим органом по основному месту учета если:

1. Изменились учетные данные предприятия: наименование юрлица, ФИО физлица – налогоплательщика, налоговый адрес (место нахождение юрлица, место жительства физлица), в т. ч. в пределах одного административного района, сменился руководитель юридического лица и т.п., если это сопровождено получением новой ЭЦП налогоплательщика.

2. Закончился срок действия или аннулировался усиленный сертификат открытых ключей.

3. Произошла смена руководителя юрлица (в т.ч. временная) или сертификата руководителя юридического лица, который не был не внесен в систему подачи документов в электронном виде до окончания срока действия предыдущих сертификатов путем предоставления Сообщения по коду формы J(F)1391102.

В случае непредоставления такого Сообщения об изменениях учетных данных, плательщику необходимо перезаключить договор с соблюдением условий, определенных абз. 2 — 4 пп. 7.1 п. 7 разд. III Инструкции по подготовке и представлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи. Главное правило — договор переключается со своим территориальным органом ГФС (по месту регистрации).

Договор не требуется перезаключать, если предприятие предоставит ГФС Сообщение по коду формы J(F)1391102 в электронном виде о новом сертификате руководителя или бухгалтера, воспользовавшись тем же сервисом электронного документооборота E-DOC или электронным сервисом управления ЭЦП, где руководитель, в частности может вносить информацию в автоматизированную систему «Единое окно представления электронной отчетности». Сообщение предоставляется строго до окончания срока действия предыдущего сертификата. Тогда договор считается пролонгированным до окончания срока действия новых усиленных сертификатов ключей.