Штраф за сбой в учете: новые правила проверок ДПС и как к ним подготовиться

Она видит, что приобретенный товар неправильно отражен в движении запасов. Или что данные одной учетной системы не совпадают с другой. Или что одна операция существенно отличается от тысяч предыдущих. И только после этого запрашивает документы и пояснения. Именно так постепенно меняется налоговая проверка в Украине.

С 2026 года ДПС практически применяет систему электронного аудита на основе SAF-T UA. Бизнес пока недооценивает масштаб этих изменений. Ведь SAF-T UA — не просто очередной файл, который бухгалтер должен научиться правильно формировать, считает Ксения Межевая, адвокат практики разрешения споров Juscutum. Она разбирает главные риски новой системы.

Как изменились стандарты информирования налоговой

SAF-T UA — стандартизированный электронный файл со структурированными данными бухгалтерского учета предприятия. Он содержит информацию о хозяйственных операциях, активах, обязательствах, запасах, приобретениях, реализации и других учетных показателях. То есть налоговая видит не только итоговый результат, который предприятие показало в отчетности, но и большой массив данных, на основе которых этот результат был сформирован. И это уже работает на практике.

По данным ДПС, только в течение первого квартала практического использования электронного аудита контролирующие органы получили 14 файлов SAF-T UA непосредственно во время документальных проверок. Система позволяет автоматически проверять структуру, полноту и логическую согласованность данных, применять аналитические и аудиторские тесты, выявлять расхождения и потенциальные риски. После этого плательщику могут направить запрос и попросить объяснить конкретную операцию.

И именно здесь происходит принципиальное изменение. Раньше инспектору в значительной степени приходилось самостоятельно искать проблему среди документов плательщика. Теперь система может сначала найти аномалию, а уже затем инспектор спросит бизнес, почему она возникла. Один документ может быть правильным. А общая картина — совершенно другой.

Представим крупную компанию: тысячи контрагентов, десятки тысяч операций, платежи, складской учет, договоры, акты и накладные. Проверить вручную каждую операцию практически невозможно. Но структурированные данные позволяют анализировать не один документ, а взаимосвязи между различными операциями.

Компания, например, приобрела крупную партию товара. Договор есть. Накладные есть. Оплата проведена. Если открыть каждый документ отдельно, все может выглядеть безупречно. Но анализ данных позволяет задать следующий вопрос: а что произошло с товаром дальше? Был ли он оприходован? Как отражена его реализация или списание? Соответствует ли движение запасов продажам? Откуда возник необычный остаток?

Предметом анализа становится уже не одна накладная, а вся экономическая цепочка операции. И это для бизнеса значительно сложнее.

Есть и другая, на мой взгляд, еще более интересная ситуация. Предприятие реально работает, проводит операции, имеет первичные документы и платит налоги. Но бухгалтерский учет ведется в одной системе, складской — в другой, а управленческий — уже в третьей.

Часть данных переносится автоматически. Часть — просто вручную. Компания могла сменить программное обеспечение, перенести старую базу, изменить справочники товаров или контрагентов.

Для крупного бизнеса в этом нет ничего экстраординарного. Но достаточно одной некорректной настройки или ошибки при миграции, чтобы показатели, которые по отдельности выглядят правильными, перестали согласовываться между собой. Для бухгалтера это может быть технической погрешностью. Для автоматизированного анализа — аномалией, требующей объяснения.

Именно здесь возникает новый тип налогового риска: компания может не иметь проблем с реальной хозяйственной операцией, но иметь проблему с тем, как эта операция отражена в ее данных.

Налоговый вопрос становится вопросом денег

И здесь SAF-T UA перестает быть исключительно налоговым вопросом. Это уже вопрос денег. Раньше некорректная запись в огромном массиве бухгалтерской информации могла годами не иметь практических последствий. Теперь такое несоответствие потенциально может стать точкой входа в детальную проверку конкретной операции.

А дальше начинается хорошо знакомая бизнесу экономика налогового спора: рабочее время финансовой команды, бухгалтеров и юристов, поиск первичных документов, подготовка пояснений, возражения к акту проверки, административное или судебное обжалование, а в конечном итоге — риск доначислений и финансовых санкций.

Поэтому качество бухгалтерских данных постепенно перестает быть внутренней проблемой бухгалтерии. Оно становится финансовым риском компании. Но алгоритм не знает, почему снизилась маржинальность.

Здесь существует принципиальная юридическая граница, о которой, на мой взгляд, бизнесу стоит говорить уже сейчас.

Автоматизированная система может обнаружить расхождение, нетипичную операцию или другой индикатор риска. Но между словами «система выявила несоответствие» и «плательщик нарушил налоговое законодательство» нельзя автоматически ставить знак равенства.

Алгоритм видит данные. Он не всегда видит причину. Например, существенное снижение маржинальности может выглядеть нетипично. Но компания могла потерять рынок сбыта, быть вынуждена продать остатки со значительной скидкой, изменить логистику или понести дополнительные расходы из-за войны. Крупное списание также может привлечь внимание. Но актив мог быть уничтожен или поврежден. Нетипичная корректировка также может быть следствием изменения условий договора.

Поэтому результат автоматизированного анализа должен быть началом исследования операции, а не доказательством налогового нарушения сам по себе. Налоговая все равно должна установить фактические обстоятельства, изучить документы и пояснения плательщика и доказать конкретное нарушение, если именно оно становится основанием для доначислений.

Цифровизация налогового контроля не должна превращаться в автоматизацию вывода о нарушении. И, думаю, именно вокруг этой границы со временем будет возникать все больше налоговых споров.

Важные сроки предоставления SAF-T UA

Есть еще одна деталь, которую крупному бизнесу точно не стоит недооценивать. Во время документальной проверки крупный плательщик по запросу контролирующего органа должен предоставить SAF-T UA не позднее двух рабочих дней, следующих за днем получения запроса.

Два рабочих дня — это очень мало, если только после получения запроса компания впервые начинает выяснять, способна ли она вообще правильно сформировать файл и что содержится внутри.

Стратегия «придет проверка — тогда и разберемся» здесь уже не работает. ДПС даже позволяет крупным плательщикам заранее тестировать сформированный SAF-T UA через Электронный кабинет.

Но я бы пошла дальше. Бизнесу стоит тестировать не только файл. Бизнесу стоит протестировать самого себя. Если налоговая получает инструмент для автоматизированного анализа бухгалтерских данных предприятия, логичным ответом бизнеса будет самостоятельно научиться анализировать эти данные раньше налоговой. Я бы назвала это репетицией электронного аудита.

Совпадают ли данные в разных системах? Где есть ручные корректировки? Какие операции резко отличаются от обычных? Где происходила миграция информации? Какие крупные списания, возвраты или корректировки могут потребовать отдельного объяснения?

А затем стоит задать еще один вопрос: если завтра ДПС попросит объяснить именно эту операцию, сможем ли мы быстро найти документы и понятно изложить ее экономическую логику? Если ответ будет «нет», то риск уже существует. Просто налоговая его еще не увидела.

ФОПам приготовиться?

Сегодня практическое применение SAF-T UA во время документальных проверок прежде всего касается крупных плательщиков. Поэтому не нужно создавать впечатление, что завтра каждый ФОП будет передавать налоговой всю свою бухгалтерскую базу. Но считать электронный аудит проблемой исключительно крупного бизнеса также было бы недальновидно.

Государство последовательно движется к риск-ориентированному цифровому налоговому контролю. Дальнейшее расширение применения SAF-T UA предусмотрено стратегическими документами государства и потребует соответствующих законодательных решений.

Поэтому происходящее сегодня с крупными плательщиками стоит рассматривать как модель того, какой постепенно может становиться налоговая проверка в целом.

SAF-T UA в этом смысле — не просто новый формат файла. Это изменение баланса информации. Налоговая получает возможность быстрее увидеть то, что раньше могло затеряться среди тысяч документов. А значит, бизнесу придется лучше знать собственные данные.

В 2026 году компании уже недостаточно быть готовой показать налоговой свои документы. Она должна быть готова объяснить собственные данные — и желательно сделать это еще до того, как налоговая найдет в них вопросы.