Через 5 месяцев бумажные трудовые уйдут в прошлое: как сохранить и подтвердить свой стаж

С июня 2021 года работает электронная трудовая книжка. Она представляет собой цифровой документ в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, где фиксируются данные о принятии на работу, переводе, увольнении, поощрении и других аспектах трудовой деятельности.

С 1 января 2004 года данные автоматически поступают в реестр через уплату Единого социального взноса, но записи к этой дате требуют ручной обработки согласно сведениям бумажных трудовых книжек, и после этой даты также должны соответствовать записям в трудовой книжке, так как иначе соответствующее территориальное управление Пенсионного фонда Украины может не засчитать.

С 10 июня 2021 года работодатели не обязаны хранить бумажные книги новых работников, а сведения о стаже предоставляются из-за выписки из реестра. Электронная трудовая книжка загружается через портал Пенсионного фонда Украины или проходит сканирование в отделении и вроде бы даже должна отображаться в приложении «Дия», что позволяет гражданам просматривать сведения о своем стаже онлайн.

По данным Пенсионного фонда Украины, к концу 2025 года оцифровано более 80% книг, но переходный период длится до 10 июня 2026 года. Для лиц со стажем до 2004 года оцифровка крайне важна во избежание проблем с зачислением периодов работы.

Какие правила действуют с этого года

В начале 2026 года бумажная трудовая книжка уже не обязательна для ведения, однако, как адвокат, практикующий в этой сфере, я все же рекомендую держать свою трудовую книжку в надлежащем состоянии. Согласно статье 24 Кодекса законов о труде Украины, при заключении трудового договора работник может предоставить либо бумажную книжку (при наличии), либо выписку из реестра застрахованных лиц. Работодатели (юридические лица) с 10 июня 2021 года не хранят бумажные книги работников, принятых после этой даты, они выдаются работникам под подпись после оцифровки. Для лиц, состоящих в трудовых отношениях с ФОП, бумажные книги на хранение передаются работникам.

Вместе с тем, по желанию работника, работодатель обязан вести параллельно бумажную версию, внося записи о трудовой деятельности. Это актуально для тех, кто имеет стаж до 2004 г. или сомневается в полноте электронных данных.

После 10 июня 2026 года бумажная книжка потеряет юридическую силу для подтверждения стажа при назначении пенсий — признание будет происходить исключительно по электронным данным Пенсионного фонда Украины. Если стаж не оцифрован, работник рискует потерять годы работы, что повлияет на возможность своевременного выхода на пенсию или ее размер.

Пенсионерам, которые уже получают выплаты, оцифровка не обязательна, поскольку их данные уже в реестре. Таким образом, в 2026 году бумажная трудовая книжка — это все еще первичный документ для подтверждения трудового стажа. Но игнорирование требований оцифровки вашего документа может иметь последствия для реализации социальных прав в будущем.

Как создать цифровую копию своей трудовой

Сканирование бумажных трудовых книг — это создание цифровых копий и их загрузка в реестр Пенсионного фонда Украины. Сделать это можно на портале Пенсионного фонда онлайн, что очень удобно для находящихся за рубежом лиц, поскольку не требует физического присутствия. Алгоритм действий прост и можно сказать интуитивно понятный, однако для большего удобства на портале уже есть краткие инструкции по правильной загрузке документов.

Сначала подготовьте скан-копии: отсканируйте все заполненные страницы (включая вкладыши, титульную и пустые страницы, если они содержат сведения) в цвете, формате JPG или PDF, разрешением 300 dpi, размером файла до 1 МБ каждый. Порядок — хронологический, без дублей.

Авторизуйтесь на портале Пенсионного фонда с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или «Дия. Подпись». В разделе списка вопросов слева в кабинете выберите «Электронная трудовая книжка», заполните данные (ФИО, РНОКПП (идентификационный код), согласитесь на обработку ваших данных).

Прикрепите файлы и подпишите заявление КЭП.

Отправьте документы и ждите подтверждения в разделе «Мои обращения» и разработке сведений в самом разделе «Электронная трудовая книжка».

Процесс должен занимать до 5 дней, ПФ проверяет данные и вносит их в реестр. Реально процедура обработки трудовой книги может занять до 10 дней. Поэтому всем желающим оцифровать свои документы лучше не медлить, чтобы все успеть своевременно все оформить. Работодатель может предоставить скан-копии за работника через свой кабинет, но работник имеет право сделать это самостоятельно.

Если не оцифровать трудовую книжку вовремя

Если не оцифровать трудовую до 10 июня 2026, можно получить неприятные последствия: бумажная книжка не будет принята ПФ в дальнейшем для подтверждения стажа. Это приведет к потере лет работы при расчете пенсии, социальных выплат или субсидий. Дальше уже придется обращаться в суд для признания стажа из-за архивных справок, что усложняет процесс.

Что делать с бумажной трудовой после перевода в цифру

После успешной оцифровки и внесения данных в реестр Пенсионного фонда Украины, бумажная книжка выдается работнику под подпись. Работодатель (если книга хранилась у него) обязан вернуть ее в течение 5 дней после подтверждения зачисления Пенсионным фондом Украины. Работник хранит ее как личный архивный документ — на случай споров или личного пользования. После 10 июня 2026 года книга не будет иметь юридическую силу для официальных процедур, но может быть использована как доказательство в суде.

Если книга утеряна

Если книга потеряна (например, из-за боевых действий, оккупации, стихийного бедствия и т. п.), стаж подтверждается через реестр застрахованных лиц или альтернативные документы: справки с предприятий, архивы, свидетельства коллег. Пенсионный фонд принимает заявления на восстановление данных онлайн, но преимущественно доказывать наличие спорных лет стажа приходится через судебные процессы. Рекомендуется хранить книгу в безопасном месте, ведь она часть личной истории и всегда может понадобиться для подтверждения ранее приобретенного стажа.