Как Чернобыльская АЭС ушла от бумажных документов

Начало

Оперативность и безопасность — критически важные факторы в работе Чернобыльской АЭС. Это — очевидно. ЧАЭС — режимное предприятие, в состав которого входит много подразделений и они территориально распределены. Их работа должна быть четко скоординирована, а все действия задокументированы. В процессе принятия решений, согласования и визирования документов принимает участие множество инстанций и ответственных лиц. При этом документооборот между ними должен происходить максимально быстро и безопасно. Поэтому, еще в 2006 году на нашем предприятии была внедрена система внутреннего электронного документооборота.

Электронные документы передаются быстрее, а вероятность их потери — ничтожно мала. В том году мы внедрили десктопную версию системы электронного документооборота Megapolis. DocNet, которой мы пользовались более десяти лет. За это время технологии ушли далеко вперед, особенно в сторону веб-решений, и мы задумались, что и нам пора отказываться от десктопной версии системы электронного документооборота (ЭДО) и внедрять веб-ориентированное решение, работа в котором будет происходить через браузер. Сейчас наши пользователи работают в веб-решении новой версии Megapolis.DocNet, которую мы внедрили в 2016 году. По сути, сейчас мы пользуемся новой, модернизированной версией системы, которая работала на предприятии еще с 2006 года.

Масштабы

Для модернизации системы ЭДО мы развернули ее на собственных серверах и дали возможность всем 18 предприятиям, которые находятся в подчинении Государственного агентства по управлению зоной отчуждения, работать на наших мощностях и иметь при этом собственную схему ЭДО. После реорганизации, которая произошла в начале 2020 года, осталось девять предприятий и девять схем, соответственно. Такой подход дал нам колоссальную скорость прохождения документов и обмена ими как внутри, так и между предприятиями, и, как следствие, высокую скорость принятия управленческих решений.

Если говорить об объеме документооборота, то только на нашем предприятии ежедневно обрабатывается порядка 200 документов, при этом в системе одновременно работают около 500 пользователей, и только на нашем предприятии существует около 40 подразделений.

Безопасность

Все мы хорошо помним события 2017 года, когда компьютерные сети многих организаций были заражены вирусом Petya, но и без этого вопрос безопасности компьютерных систем ЧАЭС — наш наивысший приоритет. После того инцидента на ЧАЭС было проведено очень много мероприятий по обеспечению информационной и кибербезопасности. Это особенно важно сейчас, когда информация становится более ценным ресурсом, чем материальные объекты. В процессе работы станции и вывода ее из эксплуатации появляется огромное количество документов, информацию о которых необходимо обязательно сохранить. Поэтому наличие сертификатов безопасности КСЗИ у системы ЭДО, которая сейчас у нас установлена, было обязательным требованием.

Развитие системы

Еще на этапе внедрения веб-версии DocNet мы начали изучать платформу, на которой она была разработана, — UnityBase. У нее открытый исходный код, и это позволяет нам своими силами сопровождать систему. Мы по-прежнему держим связь с разработчиками, и они охотно помогают нам развивать систему.

Если в процессе эксплуатации ЭДО возникают разного рода вопросы, наши программисты уже своими силами развивают и дорабатывают систему исходя из потребностей предприятия.

На каждом предприятии происходят свои, специфические бизнес-процессы, причем они не статичны и могут меняться. Даже если «коробочная» версия системы ЭДО удовлетворяет ваши запросы сегодня, не факт, что процессы не изменятся через год под влиянием внешних факторов (например, изменений в законодательстве). Открытый исходный код дает нам возможность своими силами дорабатывать систему и модифицировать процессы в любое время.

Подготовка к внедрению, личный опыт

— Никогда не нужно слушать конечного пользователя. Правила на предприятии устанавливает собственник или высшее руководство. Главное, чтобы у топ-менеджмента было понимание того, что уже пришло время и необходимо избавляться от бумажного документооборота и переходить на ЭДО. Если слушать конечного пользователя, внедрение еще долго не состоится.

— Какую систему бы вы не выбрали, перед внедрением необходимо оценить производительность вашего оборудования. Оно не только должно обладать требуемой мощностью, но и иметь достаточно места для хранения больших массивов информации.

— Перед внедрением ЭДО обязательно нужно провести классификацию всех документов, которые создаются и обрабатываются на предприятии. Необходимо четко понимать структуру документооборота, иначе потом придется все перестраивать заново.

Эффект от внедрения системы ЭДО

Преимущества систем ЭДО очевидны: после внедрения ЭДО бумажный документооборот сократился колоссально, увеличилась скорость прохождения документов и, как следствие, скорость принятия управленческих решений. Если в начале эксплуатации системы многие относились к ней с недоверием и опаской, то по прошествии года мы столкнулись со следующей ситуацией: если мы даже на очень незначительное время останавливаем систему для проведения технических работ, сотрудники станции, использующие ЭДО в своей работе, говорят, что не хотят возвращаться к бумажному документообороту и просят как можно быстрее запустить систему ЭДО, чтобы они могли нормально работать.

Интеграция систем

У нас на предприятии есть система бухгалтерского учета, которая имеет модуль управления персоналом — старая десктопная версия, которую мы в ближайшее время собираемся менять на какое-нибудь более современное решение. Мы уже написали скрипты, которые забирают из нее необходимые данные в доменную структуру. Теперь все системы предприятия, которым необходима та или иная информация, имеют возможность оттуда ее получить — в том числе данные по персоналу и структуре предприятия напрямую используются в системе ЭДО.

Мобильная версия

Мы также пользуемся мобильным приложением Megapolis.DocNet. Ее преимущества мы особенно оценили во время карантина из-за COVID-19. Как и большинство предприятий, мы уходили на вынужденный простой, но полностью закрыть ЧАЭС мы не можем: предприятие должно функционировать постоянно — такова его специфика. Именно в этот период руководители высшего и среднего звена активно используют мобильное приложение.

Сроки внедрения

Срок внедрения зависит от оргструктуры предприятия и сложности бизнес-процессов. Технически внедрить систему ЭДО несложно. Всё можно настроить и, если надо, дописать. На мой взгляд, самый сложный элемент внедрения — человеческий фактор. Конечный пользователь — единственное серьезное препятствие в этом процессе. Люди в большинстве своем консервативны и боятся перемен, но спустя некоторое время после внедрения они уже не могут представить свою работу без этой системы.

Итоги

Более 80% всего документооборота ЧАЭС уже переведено в электронный формат. Есть некоторые виды документов, которые все еще необходимо хранить в бумажном виде, этот вопрос регулируется на законодательном уровне. Мы продолжаем сотрудничество с разработчиками, постоянно держим связь, вносим свои предложения по улучшению системы и, главное, получаем обратную связь.

Сергей Гончаров, начальник отдела информационных технологий и вычислительных систем ГСП «Чернобыльская АЭС»