Все, что нужно знать об уведомлении о приеме на работу

Итак, с начала 2015 года запрещено допускать нового человека к работе :

• без заключения с ним трудового договора

• и без уведомления органа ГФС (далее – Уведомления) в порядке, установленном Постановлением № 413.

Уведомление представляется после оформления трудового договора (оформления приказа, распоряжения о принятии на работу), но до фактического начала работы работника.

То есть фактически при принятии нового работника работодатель должен выдать приказ (распоряжение) о принятии на работу, представить в орган ГФС Уведомление и только после представления и принятия службой такого Уведомления работник может быть допущен к работе.

Способы представления уведомления

Представить Уведомление можно одним из трех способов:

• средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП);

• на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме;

• на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с пятью лицами.

Уведомлять контролеров работодатель обязан обо всех принятых работниках, как штатных (в графе 4 – «1»), так и совместителей (в графе 4 – «2»), в том числе и принятых с испытательным сроком и/или по срочному трудовому договору. Кроме того, о принятии работников, с которыми заключается контракт, также необходимо представить Уведомление, поскольку контракт является разновидностью трудового договора.

При заключении договоров гражданско-правового характера Уведомление работодатель не подает. Поскольку такие отношения регламентирует ГКУ и они находятся вне действия трудового законодательства.

Форма Уведомления визуально похожа на таблицу 5 формы № Д4.

Уведомление может быть 2-х типов: «Початкове» и «Скасовуюче». «Початкове» представляют, когда заполняют данные на работника впервые. А вот «Скасовуюче», как и в случае с таблицей 5 формы № Д4, нужно представить тогда, когда ошибочно предоставили данные на работника, которого не принимали на работу, либо в ситуации, когда внесли на работника ошибочные данные и их нужно заменить.

Даты приказа и начала работы

Является ли дата оформления приказа о принятии на работу датой начала трудовых отношений?

В письменном трудовом договоре, приказе, распоряжении работодатель обязательно указывает дату, с которой работник обязан приступить к выполнению своих обязанностей (выйти на работу). Эта согласованная с работником дата и является датой принятия на работу (датой начала трудовых отношений). Дата оформления приказа или распоряжения о принятии на работу является лишь датой заключения трудового договора и не может приравниваться к дате начала трудовых отношений.

Что касается дат и возможных временных разрывов между датой заключения трудового договора (графа 8 Уведомления) и датой начала работы (графа 9 Уведомления), то здесь важно не забывать, что фактический допуск к работе возможен только после представления Уведомления одним из перечисленных выше способов.

Например, если 29.06.2017 г. между работодателем и работником заключен трудовой договор, согласно которому работник принимается с 03.07.2017 г., то это означает, что трудовые отношения у них начинаются только с 03.07.2017 г. И датой принятия на работу является 03.07.2017 г., а никак не 29.06.2017 г. Поскольку, в период между этими датами работник не подчиняется трудовому распорядку, не выходит на работу, а работодатель, соответственно, не оплачивает это время, поэтому такой отрывок времени не считается периодом пребывания работника в трудовых отношениях с работодателем.

Следовательно, датой принятия на работу нужно считать обусловленную сторонами дату, с которой работник приступает к выполнению своих трудовых обязанностей (дату фактического выхода на работу).

Эта дата указывается:

– в гр. 9 «Дата початку роботи» Уведомления;

– в гр. 2 «Дата» трудовой книжки.

Целесообразно в приказе (распоряжении) указывать, что человек принимается на работу хотя бы со следующего рабочего дня, чтобы в рабочий день оформления приказа успеть подать Уведомление.

Вместе с тем не будет ошибкой оформления приказа и фактический допуск к работе в один день. Но должно быть подтверждение того, что сначала выдан приказ и представлено уведомление, а уже после этого работник приступил к работе. Если, например, в 9:00 выдан приказ о принятии на работу, в 9:05 составлено и отправлено уведомление с помощью программы сдачи отчетности уведомление фискальной службе, а в 9:15 получено подтверждение о принятии фискальной службой уведомления, то работник с 9:15 может приступить к работе.

Уведомлять орган ГФС при расторжении трудового договора не нужно.

Как быть в случае, когда Уведомление подано, а работник не приступил к обязанностям?

На практике бывают случаи, когда в обусловленную дату начала трудовых отношений работник не приступил к своим обязанностям.

Это может случиться как по вине работодателя, как правило, из-за того, что работодатель не успел представить Уведомление. В таких случаях, конечно же, при доверительных отношениях между работником и работодателем, эту дату можно перенести, исправив дату начала трудовых отношений в приказе. В ином случае работодатель обязан будет оплатить этот день как простой не по вине работника, ведь до Уведомления налоговиков он не имеет права допустить его к работе. В Табеле учета использования рабочего времени такое неотработанное рабочее время обозначается кодом «П» или «23» (простой).

Так и по вине работника, например, по неизвестной для работодателя причине работник просто не вышел на работу в установленный срок. Де-юре, с обусловленной даты начались трудовые отношения, поэтому в случае отсутствия работника по неуважительной причине работодатель имеет право уволить его за прогул. До установления причины неявки в Табеле проставляется «НЗ» или цифровой код – «28» (неявка по невыясненным причинам). Если после выяснится, что у работника были уважительные причины для отсутствия (например, он в первый рабочий день заболел), то нужно будет внести соответствующие изменения в Табель.

Как директору принять на работу себя самого (вновь созданные юридические лица)?

Кто подпишет уведомление и другие документы, если сам директор ещё не принят на работу? Такой вопрос может возникнуть у вновь созданных юридических лиц при оформлении на работу руководителя.

Считаем, что такую ситуацию нужно предусмотреть в уставных документах. Например, прописать в Уставе, что владелец предприятия может выполнять функции директора, а значит принимать руководителя и быть подписантом.

Сложнее, если при госрегистрации уже указали руководителем того, кто затем будет значиться в Уведомлении, то есть конкретный человек уже фигурирует как руководитель в данных, переданных госрегистратором налоговикам.

Поэтому, советуем следовать указаниям в письме Минсоцполитики от 18.09.2015 г. № 14209/0/14-15/13 на основании, которых процедура принятия руководителя будет выглядеть так:

• в заявлении госрегистратору руководителем указывают учредителя.

• после учредитель представляет Уведомление на трудоустройство директора.

Или же, как вариант, зарегистрировать предприятие и представить Уведомление о принятии руководителя день в день, но на случай проверки иметь доказательства, что руководитель приступил к работе, после представления Уведомления (см. пример выше).

Нужно ли подавать Уведомление о совместителях?

Работа по совместительству выполняется на основании отдельного трудового договора, оформленного приказом (распоряжением) о приеме на работу. То есть, о совместителях фискалов необходимо уведомлять. Кроме того, Уведомление представляется как o штатных, так и o внешних совместителях.

Если совместитель переводится как на основное место работы c работы по совместительству (или наоборот), то такой человек продолжает работать, на том же месте и подавать на такого работника, Уведомление не нужно.

Санкции за нарушения оформления на работу

За непредставление Уведомления грозят финансовые санкции в виде штрафа в размере 1 минимальной заработной платы (далее – МЗП) установленной на момент выявления нарушения (в 2017 г. сума штрафа составит 3200 грн).

Если же работник фактически допущен к работе без оформления трудового договора, штраф составит 30 размеров МЗП, за каждого работника (в 2017 г. эта сума составит 96000 грн) (ст. 265 КЗоТ).

Такие штрафы не имеют срока исковой давности, следовательно, их могут применить в любой момент, сколько бы ни прошло времени с момента нарушения.

Также на должностных лиц налагается административный штраф (ст. 41 КоАП):

• за непредставление уведомления 510 — 1700 грн, если в течение года аналогичное нарушение повторится, штраф составит 1700 — 5100 грн.

• за фактический допуск работника к работе без оформления трудового договора 8 500 − 17 000 грн. Повторное в течение года аналогичное нарушение от 17 000 до 34 000 грн.

Ирина Петрусенко