5 секретов деловой переписки

Как начать

Прежде чем отправлять сообщение деловому партнеру необходимо хорошо продумать содержание письма и выделить ключевую мысль. Помните о том, что получатель должен с первых слов понять, что вы пытаетесь до него донести. 

Тема письма должна быть корректно сформулированная, исчерпывающая. В таком случае вас точно не проигнорируют и вы получите быстрый ответ. Начинайте письмо с простого приветствия «Добрый день» или «Здравствуйте», не забывайте о подписи в конце письма.

Правильно задать вопрос

Если вам необходимо оперативно получить ответ, задайте вопрос так, чтобы он был понятен и содержал вопросительный знак в конце.  Если в сообщении несколько вопросов, то не забудьте их структурировать, что получатель не запутался и ответил на все запросы сразу.

Что стоит исключить

Не отягощайте текст сложными словами и длинными предложениями, излагайте мысли просто. Ведь, как известно, краткость — сестра таланта. В меру используйте знаки препинания, «смайлы» и сокращения.

В то же время не будьте слишком фамильярны и бесцеремонны с адресатом, особенно если вы плохо знакомы лично.

Ответить на письмо

Не забывайте регулярно мониторить рабочую почту, пользуйтесь всеми сервисами своего «ящика». Постарайтесь отвечать своим коллегам последовательно и оперативно, уведомляйте о получении письма.

Избегайте ошибок

Деловая переписка — дело серьезное, неважно с кем вы переписываетесь — с коллегами по офису, клиентами, поставщиками. Перечитывайте текст после написания, ведь в спешке мы все порой ошибаемся.  Убедитесь, что все написано правильно и понятно.

Отправляя письмо нескольким получателям, согласовывайте этот вопрос заранее, ведь иначе вы рискуете не получить ответ вообще.