Совещания — убийцы рабочего времени: как сделать их полезными?

Так сотрудники воспринимают ваши совещания? Надеюсь, нет — тем более, что совещания необязательно должны быть такими. Вы можете превратить их в кое-что действительно полезное с помощью — правильно! — увлекательного контента (святые угодники, входящий маркетинг работает и в реальной жизни!). Ведь по мере роста вашей команды, собираться вместе и говорить о том, чем каждый занимается, становится действительно важно. И чтобы маркетинговые совещания не превращались в пугало для вашей команды, используйте эти советы по проведению полезных совещаний.

Каким должно быть совещание

Встречаетесь ли вы на совещаниях раз в неделю или раз в месяц, эта часть статьи объяснит, какой контент нужен для каждой встречи. Мы также рекомендуем создавать слайды для каждого совещания, чтобы все могли следить с их помощью за ходом встречи.

Задайте повестку встречи

У вас должны быть слайды с повесткой встречи для каждого совещания. Они должны содержать ответы на такие вопросы:

• Что вы будете обсуждать сегодня на совещании?
• Кто будет вести каждую дискуссию?
• Сколько времени отводится на каждое обсуждение?

Установив, кто будет говорить, на какую тему и как долго, вы сможете избежать отклонения от темы и ухода в непродуктивные споры, для которых можно найти более подходящее время и место.

Обзор важных показателей

Теперь сделайте обзор важнейших маркетинговых показателей. Это не должны быть узко конкретные цифры, вроде уровня отписок от рассылки, количества подписчиков в соцсетях или динамики роста подписчиков на RSS-канал блога (приберегите эти данные для ежемесячных встреч, где вы сможете сравнить прогресс от месяца к месяцу). Это должны быть показатели, по которым оценивается работа именно вашей маркетинговой команды. Какие показатели покажут, достигла ли успеха маркетинговая команда?

Хотя каждая компания, скорее всего, будет сравнивать разные данные в зависимости от бизнес-модели, вот несколько идей:

• «Водопад» лидов
• «Водопад» продаж
• Количество перспективных лидов (потенциальных клиентов, проявивших начальный интерес к продуктам или услугам)
• Сравнение лидов, привлеченных с помощью рекламы, и лидов, пришедших к вам по собственной воле
• Посещаемость сайта

Ключевые показатели команды — это данные, которые оценивают вас как команду в целом. И если вы все вместе не знаете, как выглядит ваш ежемесячный прогресс, никто в отдельности не сможет внести существенный вклад в повышение результатов работы.

Немного образования

Маркетинговые совещания должны быть разумным миксом из контента типа президентского обращения к нации с результатами и перспективами и познавательного контента. Каждую неделю несколько членов команды должны кратко представлять интересные проекты, над которыми они работают. Это нужно для достижения двух целей: дать людям понимание, чем занимаются члены команды каждый день, и позволить им узнать что-то новое.

Только подумайте… Разве не интересно будет блоггеру узнать больше об экспериментальной кампании с оплатой за клики? Или для стажера по социальным медиа узнать чуть больше о последнем A/B-тестировании почтовой рассылки? Все это помогает каждому расширить кругозор, избежать неприятностей в дальнейшем, если проект не задался, а также научиться применять новые эффективные подходы, которые раньше не приходили в голову! Все уходят с совещания поумневшими и более продвинутыми маркетерами.

Большие победы

Немного признания — это хорошо. Выделите несколько минут (да ладно, что у вас пяти минут нет, что ли?!), чтобы отметить успехи членов команды или всей команды в целом. Это может быть что угодно — публикации в прессе, удачные выступления, отличные посты в корпоративном блоге, рассылка с необычно большим количеством кликов. Подбадривание и поддержка помогут поднять дух и напомнить команде, какой успешной она может быть, если постарается.

Просьбы о помощи

Каждый должен иметь возможность во время совещания попросить членов команды о помощи. Чем больше становится ваша команда, тем проще работать независимо, но у каждого есть свои небольшие сверхспособности, которые часто остаются незамеченными. Если во время совещаний дать возможность сотрудникам запросить помощь коллег (если требуется), вы обнаружите, что люди находят простые решения или дают хорошие ресурсы для решения проблемы.

В каждой презентации должны быть предусмотрены несколько минут для обратной связи. Если кто-то рассказывает о прогрессе текущего проекта, «просьбой о помощи» могут стать идеи, что делать дальше. Стоит ли этот проект того, чтобы работать над ним дальше? Как мы будем измерять успех проекта? Есть ли у кого-то решение большой проблемы проекта?

Хотя в конце каждой встречи и нужно выделять время для таких запросов о помощи, время на обратную связь нужно выделять и в рамках презентации, если выступающему это нужно.

Какие особенности должны быть у ежемесячного совещания

Ежемесячные совещания могут немного отличаться от еженедельных, поскольку многие маркетеры и маркетинговые отделы работают в месячном режиме. Это значит, что вдобавок ко всему вышесказанному, в начале каждого месяца следует обсуждать цифры месяца предыдущего и цели на месяц наступивший. Вот несколько пунктов, которые вы можете добавить в повестку ежемесячных встреч.

Обзор цифр прошлого месяца

Помните маркетинговые метрики из первой части, по которым вы решили оценивать работу команды? Самое время посмотреть, достигли вы целей или нет. Отпразднуйте победу и объясните, почему именно вы смогли достичь целей. Второе — критически важно. Кто-то должен объяснить, какие действия привели к успеху. Таким образом вы сможете повторить эти действия в следующем месяце!

Обзор основы основ

Ежемесячные совещания должны содержать обзор проектов каждого сотрудника за последний месяц (или если вы большой департамент — каждой команды), обзор должен включать и результаты работы. Это хорошо по нескольким причинам. Во-первых, каждый сотрудник будет знать, что ему предстоит рассказывать коллегам о своей повседневной работе. Во-вторых, каждый узнает что-то новое и все станут чуть более хорошими маркетерами. В-третьих, это помогает каждому сравнить команды между собой и увидеть, какие проекты помогают улучшить собственные показатели.

Например, если у вас есть команда по работе в социальных медиа, это их возможность рассказать об успехе в каждой отдельной социальной сети. Как поживает их показатель охвата? Сколько трафика эти соцсети дают вашему сайту? Сколько лидов они генерируют? Почему одни сети более успешны, чем другие? Поскольку ваши еженедельные совещания сосредоточены на более высокоуровневых командных показателях, ежемесячные встречи — отличный шанс углубиться в каналы и метрики, которые дают всей команде возможность достичь цели.

Как вы добьетесь целей в этом месяце

После обзора уже сделанного каждый член команды должен представить индивидуальный план на месяц и способ достижения поставленных целей. Это не время общих слов. Команды должны объяснить по пунктам все, что они собираются делать в течение месяца, чтобы достичь цифр, по которым их оценивают. Например, команда email-маркетинга отвечает за увеличение количества повторных конверсий в текущем месяце. Что именно они собираются предпринять, чтобы добиться этого? Вот этот слайд может предложить некоторые действия — например, A/B-тестирование текста рассылки с постскриптумом и без него; анализ предложений для определения предложения с наиболее высоким показателем конверсии; эксперименты с сегментацией списка рассылки; подстройка лидогенерирующих предложений под получателей.

Это также критически важное время совещания для обратной связи. Встройте в каждую презентацию как минимум пять минут для этого или больше, если посчитаете нужным по результатам нескольких совещаний — каждая команда должна иметь возможность получить отзывы на предложенные проекты. Это поможет отдельным командам не ввязываться в проекты, которые не помогут достичь целей, или даже получить от маркетинговой команды идеи, которые раньше просто не приходили в голову!

Как заставить всех любить вас

Теперь, когда вы знаете, какой контент нужен для совещаний, давайте поговорим о том, как проводить совещания быстро и плавно. Вот вещи, которые, даже несмотря на полезный контент, могут испортить (или наоборот) любую встречу.

• Придерживайтесь времени. Это значит, что вы начинаете вовремя, заканчиваете вовремя, и каждая отдельная презентация укладывается в отведенное ей время. Я знаю, это трудно, особенно если получается интересная дискуссия, но заведите хронометриста, который будет давать знать выступающему, что время его выступления истекает. Если вы не будете отступать от этого, люди начнут самостоятельно редактировать свои перезнетации под хронометраж, а комментаторы будут ограничивать свои комментарии только по-настоящему необходимым.
• Запретите ноутбуки и смартфоны. Только у координатора встречи должен быть компьютер для вывода повестки и презентаций. Если все принесут ноутбуки, вы быстро обнаружите, что люди проверяют почту, чатятся или делают мелкую работу — независимо от того, насколько захватывающими оказались выступления на встрече.
• Перерыв! Ваши еженедельные встречи могут длиться всего 30 или 60 минут, но ежемесячные могут длиться куда больше времени. В этом случае дайте людям возможность сделать перерыв, потянуться, размять ноги, налить себе кофе и т.д. В противном случае вы растеряете их внимание.
• Заканчивайте каждую встречу списком действий. Пусть в конце совещания координатор встречи сделает краткий обзор сказанного. Если вы 20 минут обсуждали проблему с недостатком лидов в начале 90-минутного совещания, скорее всего некоторые задачи и идеи уже выветрились у людей из памяти. Пусть кто-то ведет заметки в течение всей встречи, а в конце за 5 минут сделает обзор того, кто и что должен делать после выхода из переговорной.