Необходимость получить ЭЦП

Вы директор и вам на стол ежедневно попадает кипа бумаг на подпись, а ваш бухгалтер грузнет в счетах-фактурах и отчетности в налоговую в двух экземплярах? Значит пришла пора перейти на электронный обмен документами.

Сервис электронного документооборота E-DOC всегда отличался легким стартом, удобством в работе и доступными тарифами, предоставляя возможность обмениваться документами онлайн и сдавать отчетность через интернет. Первое, что вам нужно, чтобы таким образом оптимизировать работу — получить ЭЦП.

Кроме очевидных преимуществ, законодательные инициативы украинского парламента также все больше побуждают к этому. Например, совсем недавно в Верховной Раде активно заговорили об упразднении старой мокрой печати.

Электронный обмен документами предполагает наложение цифровой подписи и, при необходимости, электронной печати для придания юридической значимости документу. Следовательно, должностные лица, уполномоченные подписывать финансовые документы, коммерческие, юридические и т. д., должны иметь ЭЦП.

ЭЦП — это ваша личная подпись, которая идентифицирует вас и может храниться в удобном для вас доступном месте. Это дает возможность подписывать электронные документы за считанные секунды где бы вы ни находились.

Ключ ЭЦП генерируется в файл, который и будет представлять вашу подпись.ЭЦП является универсальным ключом, который вы можете использовать для подписания договоров в электронном виде, любых е-документов, отчетности в контролирующие органы и т.д.

Обращаем внимание, что ЭЦП содержит информацию о его владельце и сведения об организации. Т.е., подписывая документ в электронном виде, вы подтверждаете этот документ. При этом, в документе абсолютно точно отображено, что его подписал директор конкретной организации или тот, на кого выдана ЭЦП.

ЭЦП может выдаваться юрлицу, ФЛП и даже частному лицу.

Ключи ЭЦП уникальны и сделать их копию или дубликат невозможно. Уникальность ключей ЭЦП диктует также необходимость использования своего персонального электронного ключа. Другими словами, если в организации электронная подпись нужна трем людям, это будут три разных ключа ЭЦП.

Но если в организации меняется директор — требуется получение новой ЭЦП, при этом необходимо отозвать старые сертификаты ключей. Более того, если директор меняет свою должность, он также меняет электронную подпись.

Сертификаты ключей заканчиваются в основном через год, после чего надо продлить срок действия ключа.

Хранить ЭЦП можно либо в компьютере, либо на съемном носителе, который обычно представляет собой USB флешку.

В первую очередь необходимо подумать о безопасности места, где вы храните свою подпись, как с точки зрения кражи или утери, так и с точки зрения повреждения компьютера или флешки с ЭЦП.

Рекомендуется также не включать и не выключать компьютер со вставленным в USB-разъем носителем с ЭЦП.

Такие случаи лучше предусмотреть. Потому что утерянный ЭЦП или сломанный носитель ведет к упущенным бизнес-возможностям, срыву подписания контракта и прямым денежным потерям. Поэтому в E-DOC есть возможность приобрести ЭЦП АЦСК-партнера на защищенном электронном носителе.

Электронные документы с наложением ЭЦП экономят ваше время, ускоряют процесс согласования, закрытия сделки и наделяют документ юридической силой.