Единая система видеозаседаний с функцией удаленного голосования. Законно. Удобно. Надежно

Заседания органов власти всех уровней, советов директоров компаний, акционеров и наблюдательных советов имеют четкий регламент, систему регистрации и фиксации результатов голосования. Итогом подобного заседания может стать указ, закон, постановление или соглашение, которые должны быть легитимны. Как это сделать удаленно? Воспользоваться совместным продуктом компаний Cisco Systems Inc, Intecracy Group и ERC — Cisco Видеозаседания.

Задача

Необходимо провести удаленное заседание для строго ограниченного круга лиц. Все участники должны пройти процедуру идентификации и ознакомиться с регламентом мероприятия. Изображения всех собравшихся и выступающих необходимо транслировать в реальном времени и высоком качестве. У них должны быть возможности совместной работы с документами, обсуждения и голосования по разным вопросам. Результаты голосования и принятые решения визируются с помощью квалифицированной цифровой подписи. Кроме того, это программное решение должно разворачиваться не только в облаке, но и на сервере заказчика.

Спрос и предложение

«Спрос на средства для дистанционной работы в последнее время резко возрос, — говорит специалист Cisco в области унифицированных коммуникаций Игорь Сукайло, — Раньше было принято считать, что видеоконференция — это не более чем цифровой аналог обычного заседания за столом. Люди сидят и обсуждают те или иные вопросы и принимают необходимые решения. Иногда туда добавляют чаты, белые доски, на которых можно дистанционно рисовать, но это — не более, чем аналог общения».

До недавнего времени, мало кто задумывался о том, что программные решения для организации совещаний в удаленном режиме могут обеспечивать нечто большее, чем просто видео и аудиосвязь. С массовым переходом на удаленную работу различных коллегиальных структур, возникла потребность в инструменте, который бы не только позволял общаться дистанционно, но и идентифицировать участника, голосовать, обсуждать и, в итоге, подписывать юридически значимые документы. Спрос на рынке породил предложение — систему Cisco Видеозаседания.

Игорь Сукайло: «Если бы мы вышли с подобным продуктом на рынок еще несколько месяцев назад, мало бы кто поверил в актуальность данного решения. Сказали бы, что это — не наш менталитет, у нас так не принято, и личные встречи ничем заменить нельзя. Сейчас же сложилась следующая ситуация: есть государственные и бизнес коллегии разных уровней, там заседают люди, которые переживают о своем здоровье. Для них возможность работать дистанционно стала приоритетной. Раньше технологий для этого не было. Не было возможности голосовать с использованием электронной цифровой подписи. При этом работать надо. Поэтому и возникла потребность в таком продукте».

Основа

Удаленная работа коллегиальных структур состоит из двух компонентов. Первый — это видео и аудио коммуникация в реальном времени. Второй — голосование и документооборот с использованием цифровых подписей. Эти компоненты существовали уже давно, но действовали сами по себе. Настало время их объединить. Новая единая система видеозаседаний и документооборота с функцией правомочного голосования объединяет функционал двух программных продуктов разных компаний: Cisco Meeting Server и Megapolis.DocNet.

«Система видеоконференций Cisco Meeting Server хорошо зарекомендовала себя в мире, — рассказывает Игорь Сукайло. — В этом году с ее помощью были организованы саммиты G20 и G8. Это — надежное и защищенное решение, которому доверяют президенты разных стран». В отличие от конкурентов, которые работают чаще всего в облаках, эта система может быть установлена на сервере заказчика. Это особенно важно, так как по законам многих государств, определенная информация не должна обрабатываться и храниться за рубежом. Cisco Meeting Server можно развернуть не только в облаке стороннего провайдера, но и на собственном сервере.

«В системе внутреннего электронного документооборота Megapolis.DocNet изначально был модуль коллегиальных заседаний, — говорит Александр Россол, Генеральный директор InBASE (консорциум Intecracy Group), — Им пользуются во время заседаний Кабинета министров Украины и в других госструктурах. Изначально в нем был свой набор определенных функций. Для всех присутствующих на заседании создавались рабочие места, все получали доступ к документам, которые обсуждались. Были функции голосования, ведения протокола и использования электронной подписи. После окончания заседания протокол направлялся в систему документооборота на обработку».

Изначально, модуль Megapolis.DocNet не был предназначен для удаленных заседаний. «Это — web-система, но в ней не было поддержки видеосвязи или чатов, — продолжает Александр. — Люди просто сидели в одном помещении, обсуждали вопросы и фиксировали действия в системе. Результаты голосования выводились на общий экран в виде отдельной формы, и все собравшиеся могли с ними ознакомиться. Сейчас возникла ситуация, когда общего монитора, который видят все нет. Люди сидят по домам с ноутбуками, и основной задачей разработчиков нового продукта была интеграция формы с результатами голосования с индивидуальными рабочими местами всех присутствующих на заседании. Кроме того, необходимо было обеспечить собравшимся возможность общаться по видеосвязи и в чате».

Решение

Если говорить о видеоконференциях, то порядка 55-57% мирового рынка в денежном эквиваленте занимает Cisco. Вполне естественно, что после начала пандемии к Cisco обратились заказчики, с просьбой добавить к видеоконференциям возможность голосования с использованием квалифицированной электронной подписи. Возникла идея объединить два продукта: видеоконференцию от Cisco и модуль коллегиальных заседаний от Intecracy Group. В итоге появилось целостное приложение с общими метками времени, возможностью голосовать с помощью ЭЦП или без, с видео и фотофиксацией в реальном времени. Результаты собраний, организованных с помощью системы Cisco Видеозаседание, абсолютно легитимны, так как после заседания создается электронный документ, на котором все участники ставят свои электронные подписи.

Контроль и порядок

В системе реализована не только функция видеозаписи, но и возможность фотофиксации момента голосования. Кнопкодавство в данном случае невозможно. Ситуация, когда на совещание пришли 20 человек, а проголосовало 40 здесь исключена. Даже если один из участников возьмет ноутбук коллеги и пытается проголосовать за него, система зафиксирует это.

Кроме того, в реальной жизни часто случаются ситуации, когда выступающие не укладываются в регламент и пытаются продолжать выступление даже после того, как у них отключили микрофон. В системе видеосовещаний такая ситуация невозможна. Когда для выступления есть пять минут, это — именно пять минут.

Итог

Даже в «мирное» время, без карантина, система Cisco Видеозаседание может быть использована и в государственных, и в коммерческих структурах. Везде, где решения принимаются коллегиально. В работе советов акционеров, советов директоров, правлениях банков, крупных холдингах, где члены правления могут находятся в разных точках мира.