Каким должно быть идеальное рабочее расписание руководителя?

Оксана Немерюк

1. Рабочее расписание должно быть письменным в разрезах: день, неделя, месяц.

2. Первые планировщики лучше вести в режиме «записи от руки», для того, чтобы видеть все не состыковки, переносы, которые не учли в первоначальном планировании.

После месяца такого планирования можно переходить в режим электронного планирования.

3. Во время планирования используем правило «Швейцарского сыра» — если на выполнение задачи необходимо более 2-х часов, то стоит разделить время на несколько отрезков, с обязательным перерывом между ними. Швейцарский сыр — продукт с большими дырками внутри, поэтому и метод назван ввиду предложения делать большие перерывы (несколько часов) между выполнением этапов задания. Переключение позволит нам избежать ошибок, позволит каждый раз «свежим взглядом» оценить проделанную ранее работу.

4. Формируя задачи на день, мы делаем список, каждую задачу оцениваем по объему времени (это позволит нам, не растянуть свой рабочий день до 10-12 часов, быть реалистичным), после этого выделяем самые приоритетные задачи, которые необходимо не откладывая сделать в первую очередь.

5. Между задачами оставляем время для текущей работы и форс-мажоров. Нельзя планировать задачи, встречи одну за одной.

6. Во время планирования своего рабочего помним о методе «пяти пальцев» Зайверта, согласно которого, каждый день должен содержать задачи, наполняющие пять областей жизни: давать знания, приближать к целям, наполнять позитивными эмоциями, способствовать укреплению здоровья, и улучшать взаимоотношения с другими людьми. Подводя итоги каждого своего дня, важно проходиться по этим областям, оценивать насколько день был прожит не зря.

7. Еженедельное планирование. Рабочие встречи с командой (собрания) лучше проводить в середине недели, т.к. уже видны итоги первой части недели, и если они не достаточны, их можно откорректировать, перестроить работу команды, свою.

Алена Шипош

Исполнительный директор управляющей компании Visotsky Consulting Алена Шипош: 

В карьеру рано или поздно менеджера приходит этап когда он становится руководителем и в его подчинении появляются сотрудники. И, кажется, наступает момент когда можно расслабится, но если не знать основных функций которые должен выполнять руководитель и не придерживаться определённого расписания, можно потерпеть поражение в этой области.

И так какие функции и в какое время лучше всего делать руководителю

1. Важно быть пунктуальным и всегда вовремя приходить на работу. Самый лучший варианат соблюдать то расписание которого придерживается вся компания, тогда у сотрудников не будет шанса или даже намёка опаздывать. Высокий уровень дисциплины персонала, определяет высокий уровень выполнения задач.

2. Первое действие — утренняя инспекция, нужно проверить как выглядят сотрудники, все ли есть на рабочих местах  и как идёт деятельность. Самое неправильно действие, прийти в свой кабинет, сесть за компьютер, и принимать отчёты по почте. Я люблю руководствоваться правилом «Смотрите, а не слушайте».

3. Втрое действие — составить план на день, или просмотреть намеченный ранее план, при необходимости скорректировать и расставить приоритеты. В плане нужно учесть все имеющиеся проекты, проверить календарь работы, просмотреть список дел, просмотреть копии распоряжений на исполнении, планы на неделю и на месяц и согласовать задачи на день между собой и установить для каждой время исполнения. 

4. Третье действие — провести координацию с подчинёнными. Три основных вопроса: что вчера было запланировано, что было выполнено, какие задачи будут выполнены сегодня.

5. Проверить почту, подписать то что должно быть подписано. Важно установить единое время для работы с документами, тогда вас не будут отвлекать на «подпишите пожалуйста» каждые 10 минут.

6. Выполнение текущих задач дня. Занимает 60% времени.

7. Промежуточный контроль работы и выполнения задач сотрудниками.

8. Вечерняя работа с почтой и документами. За час до окончания рабочего дня.

9. Вечерний анализ результатов и наброски плана на следующий день

Соблюдение этого или своего  удобного расписания, помогает руководителю успевать делать свою работу, ориентировать сотрудников когда можно по каким вопросам приходить, а также гарантирует выполнение задач так как Вы ничего не забудете в течение рабочего дня.