Тайм-менеджмент: советы, как обезвредить «пожирателей времени»

И КПД совещаний растет вверх

Главный способ борьбы с хронофагами — найти их и обезвредить. Классические хронофаги — это нечетко поставленные цели, отсутствие системы в делах, в документах, на рабочем столе и в компьютере. Неэффективные совещания — тоже поглотители. Научитесь их организовывать.

Так, любое совещание нужно готовить. Описав процесс организации эффективного совещания, можно создать шаблон повестки — файл с небольшим количеством пунктов, где надо написать цель совещания, ожидаемые результаты, кто и как должен подготовиться. И ввести правило: если нет повестки совещания, то сотрудник имеет право на него не приходить.

Хотите найти свои хронофаги — проведите хронометраж и анализ дня. То есть просто записывайте все события и действия. И тогда станет ясно, что можно не делать вовсе, а что можно делегировать или сделать как-то иначе и быстрее.
Много свободного времени не будет никогда

Одно из определений тайм-менеджмента характеризует его как привычку наблюдать за своим временем как бы со стороны и думать, как его расширить.

Хронометраж, если его вести добросовестно, разрешает заниматься только одним делом в единицу времени и уменьшает число подходов к задаче. То есть тоже спасает ваше время.

Важный совет из книги гуру тайм-менеджмента Глеба Архангельского: не оставлять главные и большие дела на потом, не копить их. Все нам кажется, что сделаю «когда-нибудь потом, когда будет время». Много свободного времени не будет никогда, лучше на это не рассчитывать. Каждый день уделяйте важному делу немного времени, и результат не заставит себя ждать.

Долой визитки

Упрощайте себе жизнь. Например, введите принцип: нет бумажным визитным карточкам. Все контакты сразу вбивайте в свою базу и карточку безжалостно выбрасывайте. Найти нужный контакт в электронном формате всегда быстрее, чем искать визитку.

Выращивайте свою персональную ТМ-систему постепенно, организуя ее по принципу, который Архангельский называет «методом ограниченного хаоса» — как только жизнь в хаосе требует много времени на поиск нужного, реорганизуйте систему.

Главное, чтобы наведение порядка не занимало больше времени, чем жизнь без него. Привлекайте помощников — электронную почту, календарь, записную книжку, ваш смартфон и разные полезные программы. Если же устройства жизнь усложняют, с ними надо безжалостно расставаться.

«Послушная» почта

Электронная почта — классический хронофаг. А ведь она должна помогать, а не отвлекать. Важно научиться ее правильно использовать. Например, правильно отфильтровывать письма — чтобы новые сообщения автоматически распределялись по отдельным папкам. Уведомления о новых письмах можно отключить — они рассеивают внимание.

Еще очень удобно оставлять ограниченное время на электронные письма. Например, один час перед важным совещанием или встречей. Тогда работа пойдет быстрее. И письма будут короче. Что сэкономит время и получателю.
Сколько стоит ваше время

Делегирование — очень важное качество руководителя. Многие руководители не умеют это делать и часто берут всю работу на себя. Но важно научиться разделять полномочия и передавать ответственные задачи сотрудникам.

Для этого есть простой способ. Посчитайте, сколько стоит ваше время, и что будет стоить дороже — если вы сделаете это сами, или закажете кому-то. Пригласите горничную для уборки квартиры, заказывайте продукты в интернет-магазине.

И еще важно заражать ТМ-бациллой друзей, коллег, партнеров. Потому что я завишу от своих подчиненных, а если они будут неоперативны и неэффективны, то и мое время пострадает.

Отдых — приятная награда, когда все под контролем

В тайм-менеджменте большую роль играет психология. Пусть изменения будут в радость. Себя нужно обязательно хвалить за небольшие достижения — пойманный хронофаг или приобретенные полчаса времени на себя.

И, конечно, важно уметь отдыхать. Обязательно надо давать себе возможность ничего не делать. По выходным, например. Пролежать весь день с книжкой на диване. Архангельский советует наслаждаться этим временем лени и отдыхать по 5 минут каждый час. И читать не только книги про тайм-менеджмент, но и приятную литературу.