Здравствуйте, Олег!
Если упомянутый Вами сотрудник не давал своего согласие на такие отчисления, вероятно, оснований для описанных действий бухгалтерии нет.
Любые отчисления с заработной платы возможны только в случаях, предусмотренных законодательством – так говорит часть 1 ст. 26 Закона «Об оплате труда» и часть 1 ст. 127 КЗоТ. В этой же статье 127 КЗоТ перечислены случаи, когда отчисления допустимы. Если коротко, то это возврат авансов, остатков средств на командировку, возмещение ущерба предприятию в порядке материальной ответственности. То, что сотрудник пользуется коммунальными услугами, не создает ущерба предприятию (это я к тому, чтобы бухгалтерия не пыталась подвести такие вычеты под возмещение ущерба).
Таким образом, отчисления имеют все шансы считаться незаконными. Если работодатель считает, что он производит зачет встречных однородных денежных требований (мол, сотруднику должны зарплату, а сотрудник должен учреждению за аренду и коммунальные услуги), то, как Вы правильно заметили, важно, что между ними отсутствует договор аренды. Без заключенного договора, по которому сотрудник обязался оплачивать удерживаемые с него суммы, ни о каких требованиях работодателя к нему не может быть речи. Более того, даже при наличии договора аренды такие требования в глазах украинского суда, как правило, не считаются однородными.
Вполне возможно, что в описанном Вами случае есть основания требования работника вернуть незаконно удержанную часть зарплаты, а в случае отказа – основания для обращения в суд и в государственную инспекцию по вопросам труда (в случае установления инспекцией при проверке такого нарушения, должностное лицо может быть подвергнуто административному штрафу, а также при издании предписания инспекции обязано устранить нарушение – выплатить удержанную зп).

С уважением,
Константин Пильков

дії бухгалтерії на оплату різних там витрат типу орнеди, комунальні є не законні