Работодатель может оплачивать работникам такси: кто имеет право на компенсацию и какие условия

Когда работодатель может оплачивать такси

Компенсацию за поездки между домом и работой можно предусмотреть в качестве дополнительной трудовой или социально-бытовой льготы. Это позволяет сделать статью 9−1 Кодекса законов о труде Украины.

Например, такая поддержка может быть актуальна для работников предприятий, расположенных вдали от жилых районов, или для тех, кто работает по графику, когда общественный транспорт уже не курсирует или им сложно воспользоваться.

Как объясняет издание «Налоги & бухучет», условия оплаты такси следует зафиксировать в коллективном или трудовом договоре, положении о социальном пакете или отдельном приказе работодателя.

В документах определяют, кому доступна такая льгота, для каких поездок она действует, каким перевозчиком можно пользоваться, какой класс автомобиля предусмотрен, а также разрешены маршруты и время поездок. Отдельно прописывают, какие документы работник должен предоставить для подтверждения расходов.

Как получить деньги за поездку на такси

Компания может организовать оплату двумя способами. В первом случае работник самостоятельно заказывает такси и платит за поездку, после чего представляет документы для возмещения расходов.

Во втором работодатель заключает договор с транспортной компанией и рассчитывается за услуги с перевозчиком. Договор может предусматривать оплату отдельных поездок или обслуживания в течение указанного периода.

Если работник изначально платит собственными средствами, для получения компенсации он должен подать заявление с указанием суммы и документов, подтверждающих расходы. На основании этих материалов работодатель принимает решение о возмещении и выдает соответствующий приказ.

Когда такси нужно не для обычной дороги на работу, а из-за производственной необходимости цель поездки можно обосновать служебной запиской на имя руководителя. Такой порядок описало Главное управление Государственной налоговой службы в Киеве в индивидуальной налоговой консультации от 26 февраля 2021 года № 719/ИПК/26−15−04−09−11.

Документы, подтверждающие оплату, передают в бухгалтерию вместе с отчетом по использованию средств.

Какие документы подтверждают оплату такси

Для возмещения расходов требуются расчетные документы. В частности, это может быть чек регистратора расчетных операций (РРО).

Если работник рассчитывался банковской картой, к подтверждающим документам относятся чек РРО и квитанция платежного терминала.

Когда компания заказывает перевозку по договору с посторонней транспортной службой, факт предоставления услуг подтверждается актом приемки-передачи.

Нужно ли платить налоги с компенсации

Денежное возмещение стоимости такси от дома к работе и обратно включается в налогооблагаемый доход работника.

С такой суммы удерживают:

• 18% налога на доходы физических лиц (НДФЛ);
• 5% военного сбора.

Кроме того, на сумму компенсации работодатель начисляет единый социальный взнос (ЕСВ).

Могут наказать за опоздание из-за пробок

То, что работник не обязан за свой счет заказывать такси, не означает, что он может не учитывать дорожную ситуацию и систематически опаздывать.

Адвокат Адвокатского бюро «Ивана Хомича» Игорь Скрибка объясняет: если ограничения движения продолжаются долго и о них известно заранее, суд может учитывать, пытался ли работник приспособиться к обстоятельствам.

В частности, речь идет о возможности выезжать раньше, выбирать объездные маршруты через другие мосты или использовать доступный общественный транспорт.

По словам адвоката, разовое опоздание из-за внезапного перекрытия переправы и регулярных опозданий в условиях длительных и предполагаемых ограничений могут оцениваться по-разному.