Які документи будуть перевіряти ревізори і що буде, якщо вони знайдуть до чого причепитися, «Мінфіну» розповів Ярослав Сокуров, старший юрист Juscutum.

Якщо плановий контроль проводиться за графіком, опублікованим на офіційному сайті Держпраці, то інспектор має право завітати до вас в будь-який момент.

Оформлення співробітників без трудових договорів

Що перевіряє інспектор? Накази і повідомлення про прийняття на роботу, трудові договори, штатний розклад і робочий графік, відомості по виплаті заробітної плати. Представник Держпраці також має право опитувати співробітників з вищезазначених питань. Дійсно, в першу чергу інспектор буде шукати «неофіційних» співробітників, тобто осіб, з якими не укладено трудові угоди. Чому? Справа в розмірах штрафних санкцій.

Санкції за порушення. За одного неоформленого співробітника — штраф у розмірі 30 мінімальних зарплат, а це 111 690 гривень. Чим більше прихованих трудових відносин, тим більше доведеться заплатити. А вже якщо будете заважати інспектору або зовсім не допустите його до перевірки, ризикуєте втратити 372 300 гривень (100 мінімальних зарплат).

Як має бути. На кожного співробітника оформляється наказ про прийняття на роботу, який фактично є трудовим договором. Співробітник повинен ознайомитися з ним і підписати. Можна укласти цілісний трудовий договір і детальніше передбачити всі істотні умови. Потім роботодавець подає до податкової повідомлення про прийняття співробітника за затвердженою формою.

На практиці дуже складно виграти суперечку з питань оформлення / неоформлення трудових відносин. Наприклад, якщо роботодавець посилається на проходження «неоформленим співробітником» стажування або співбесіди в день перевірки, є великий ризик програти через свідчення самого "неоформленого співробітника" і / або інших співробітників. Суди можуть стати на бік роботодавця, коли Держпраці нарівні зі штрафом згідно з Кодексом законів про працю (КЗпП) накладає санкції за Кодексом про адміністративні правопорушення. Аргументація - за одне правопорушення особа не може відповідати двічі.

Але й така позиція не є однозначною і суди приймали протилежні рішеня.

! Важлива деталь. Неподання в податкову повідомлення про прийняття співробітника на роботу, і допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору — два різних правопорушення. За перше окремо санкції не передбачені. У такому випадку роботодавець не повинен платити штраф в розмірі 111 690 гривень, на чому наполягає Держпраці, прирівнюючи його до другого. З іншого боку, таке порушення можна віднести до категорії «інші порушення» згідно КЗпП, за що штрафують на одну мінімалку (3 723 грн.). Це значно менша втрата, ніж 111 690 грн. І якщо вже так сталося, потрібно знати, як захищатися.

Співробітники, оформлені на неповний робочий день, фактично працюють повний день

Що перевірятимуть: накази і трудові договори, штатний розклад, робочий графік, показання колег, контрольно-пропускну систему підприємства, системи обліку робочого часу.

Ще один варіант для мінімізації своїх витрат, який вибирають роботодавці: співробітник офіційно працевлаштований на неповний робочий день, але по факту відпрацьовує по повній.

Санкції за порушення: штраф в розмірі все тих же 111 690 грн. (30 мінімальних зарплат) за кожного співробітника, оформленого на неповний робочий день.

Як повинно бути: Робочий графік має відповідати реальному стану справ. Якщо зайнятість повна, значить і в документах повинно бути саме так. Нормальна тривалість робочого часу згідно КЗпП не повинна перевищувати сорок годин на тиждень, але за погодженням цифра може бути меншою. Колективний трудовий договір, внутрішні правила дозволяють встановити особливий графік. При цьому обов'язково потрібно пам'ятати про особливості використання позаурочної праці, а також роботи у вихідні та святкові дні.

Порушення при виплаті зарплати і сплаті єдиного соцвнеску

Що перевіряє інспектор. Трудові договори, колективний договір, систему оплати праці, тарифні сітки і ставки, схеми посадових окладів, відомості по виплаті заробітної плати, договори з банками на виплату зарплати.

Інспектор обов'язково уточнить: чи відповідає розмір зарплати встановленим мінімальним гарантіям, чи вчасно виплачується зарплата, в повному обсязі, чи відповідають умови виплати колективного трудового договору, чи нараховується єдиний соціальний внесок під час виплати зарплати.

Санкції за порушення: штраф від 11 169 грн. до 111 690 грн. (від 3 до 30 мінімальних зарплат) за кожного співробітника. Якщо із зарплати не нараховувати єдиний соціальний внесок, доведеться заплатити 111 690 грн. Затримка виплати зарплати більш ніж на один місяць, або виплата не в повному обсязі обійдеться в 11 169 грн. Якщо зарплата співробітника взагалі не дотягує до мінімальної планки, будьте готові до штрафу від 37 230 грн.

Як має бути: Зарплата повинна виплачуватися в робочі дні і не рідше, ніж два рази на місяць. Форма виплати — головним чином грошова. Однозначно заборонено платити в формі боргових зобов'язань і розписок. Система оплати праці, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, надбавки, премії, ін. Виплати встановлюються в колективному договір. При виплаті заробітної плати потрібно ппроінформувати співробітника про загальну суму заробітку з розшифровкою за видами виплат, розмірами і підстав відрахувань і утримань, сумі до виплати.

Загалом, головне: видати зарплату грошима, вчасно і в повному обсязі, дотримуючись мінімальні вимоги і гарантії (наприклад, розмір мінімалки), а також умови колективного договору. При цьому не забудьте сплатити єдиний соціальний внесок.

! Важлива деталь. За затримку виплати зарплати (виплату не в повному обсязі) штрафують незалежно від факту усунення порушень. Факт погашення боргу після перевірки Держпраці не врятує роботодавця від штрафних санкцій. Відсутність грошей, невиконання зобов'язань замовниками, збитковість підприємства теж не звільняють від відповідальності.

Саме такі порушення трудового законодавства є «найпопулярнішими» серед роботодавців — підтверджує статистика Держпраці. Наприклад, за минулий рік більшість таких порушень знайдено в області оплати праці — понад 20 000. Близько 10 000 зафіксовано в сфері оформлення трудових відносин, робочого часу і часу відпочинку. Понад 5 000 осіб працювали «неофіційно», приблизно стільки ж почали працювати, не повідомивши про це податкову.

Все логічно, адже за такі порушення передбачені найбільші штрафи. У 2018 році слід очікувати збільшення показників. До того ж мораторій на проведення перевірок не поширюється на «трудовиків». Тому кадровий аудит стає однією з першорядних завдань роботодавця. Щоб уникнути додаткового головного болю перевірте і поправте стан ваших справ сьогодні, щоб Держпраці не зробив цього завтра.

Ярослав Сокуров, старший юрист Juscutum