Визначення поняття «податковий агент» нам дає пункт 18.1 ПКУ. Це особа, на яку покладено обов'язки нарахування, утримання та перерахування податків від імені та за рахунок коштів платника податків – фізичної особи. По суті, податкові агенти — це всі юридичні особи, в т. ч. і роботодавці, банки та інші фінустанови, а також ФОП.
Порядок подання форми № 1ДФ
Так, хто, куди, в які терміни і за якою формою подає податковий розрахунок за формою № 1ДФ.
Податковий розрахунок подається до контролюючих органів за місцезнаходженням юридичної особи та її структурних підрозділів або за місцем проживання фізичної особи.
Розрахунок за формою № 1ДФ можна подати одним із таких способів:
- засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням умови щодо використання електронного цифрового підпису відповідальної особи податкового агента в порядку, визначеному законодавством;
- на паперовому носії разом з електронною формою на електронному носії інформації;
- на паперовому носії, якщо кількість рядків у податковому розрахунку не більше десяти.
Середні і великі підприємства зобов'язані подавати податкову звітність (в тому числі і розрахунок за ф. № 1ДФ) виключно в електронному вигляді.
Форма № 1ДФ і порядок його заповнення затверджені наказом Міндоходов від 13.01.2015 р. № 4.
Податковий розрахунок за ф. № 1ДФ до контролюючого органу за своїм місцезнаходженням зобов'язані подавати особи, які мають статус податкових агентів.
У формі № 1ДФ відображаються дані по всім фізособам, яким у звітному періоді було нараховано або виплачений дохід.
Розрахунок подається тільки в разі нарахування доходу податковим агентом протягом звітного періоду.
Терміни подання
Податковий розрахунок за формою № 1ДФ подається щокварталу протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу.
При цьому діє загальне «правило перенесення»: якщо останній день строку подання припадає на вихідний або святковий день, то граничним терміном вважається наступний робочий день.
Наприклад, якщо 9 лютого припадає на суботу, то останнім днем подання розрахунку буде 11 лютого (виключення складають випадки, коли така субота в результаті перенесення робочих днів є робочою).
Порядок заповнення форми № 1ДФ
При заповненні розрахунку (його паперової копії) необхідно пам'ятати наступне:
- розрахунок заповнюється машинописним текстом чи друкованими літерами на папері формату А4;
- в інформаційних рядках, що не підлягають заповненню, ставляться прочерки;
- не допускаються виправлення, уточнення, закреслення;
- розрахунок заповнюється в двох примірниках, один з яких після реєстрації його в контролюючому органі повертається податковому агенту;
- у відповідній графі обов'язково вказується номер телефону посадових осіб, які підписали розрахунок;
- розрахунок повинен бути завірений підписами головного бухгалтера і керівника, а також печаткою – для юридичної особи; підписом фізособи і печаткою (якщо вона у нього є) – для фізособи – податкового агента;
- заповненню підлягають всі обов'язкові реквізити розрахунку.
Для заповнення розрахунку в електронному вигляді можна скористатися спеціальним програмним забезпеченням, його можна знайти на сайті ДФСУ в розділі «Електронна звітність» – «Платникам податків про електронну звітність» – «Програмне забезпечення».
Порядок заповнення
Особливості заповнення податкового розрахунку за ф. № 1ДФ регламентовані р. ІІІ наказу № 4.
Ознака доходу в формі № 1ДФ вказується відповідно до довідника ознак доходів фізичних осіб, а ознака податкової соціальної пільги – відповідно до довідника ознак податкових соціальних пільг.
Відображення різних видів доходів
У формі № 1ДФ відображаються всі види доходів незалежно від того, підлягають вони оподаткуванню ПДФО чи ні. При отриманні однією фізособою різних видів доходів у розрахунку такі суми вказуються в декількох рядках окремо по кожному виду із зазначенням ознаки доходу в графі 5.
Заробітна плата, а також інші виплати та винагороди, нараховані (виплачені) платнику податку відповідно до умов трудового договору, мають ознаку «101».
Під заробітною платою з метою обкладення ПДФО розуміються також інші заохочувальні та компенсаційні виплати або інші виплати та винагороди, які виплачуються (надаються) платнику податку у зв'язку з відносинами трудового найму згідно із законом (пп. 14.1.48 ПКУ).
Виправлення помилок у формі № 1ДФ
Самостійно виявлені помилки в податковому розрахунку за формою № 1ДФ підприємство може виправити двома шляхами:
- якщо помилку виявлено до настання граничного терміну подання звітності за квартал, в якому вона була допущена, то видається новий звітний податковий розрахунок. Наприклад, якщо підприємство за IV квартал 2017 року відзвітувало 10 грудня то при виявленні помилки до 10 лютого можна подати новий звітний розрахунок без нарахування штрафів.
- якщо ж помилку виявлено після настання граничного строку подання розрахунку, то необхідно подати уточнюючий податковий розрахунок.
Аналогічним чином виправляються і помилки, про які податкових агентів повідомляють контролюючі органи.
Для представлення нового звітного і уточнюючого розрахунку використовується та ж форма, що і для звітного розрахунку, тільки в шапці форми робиться відповідна позначка.
Для виправлення неправильно відображених показників у розділі І заповнюється графа 9 розрахунку, в якій передбачено два види ознак:
1 – «рядок на видалення», проставляється при необхідності видалення помилкового рядка у розрахунку, що потребує виправлень;
0 – «рядок на введення», проставляється при необхідності додавання рядка з правильними даними або пропущеної раніше рядки. У разі введення пропущеного рядка їй присвоюється порядковий номер, наступний за номером останнього рядка попереднього розрахунку. При заповненні вищевказаних рядків заповнюються всі графи, а не тільки ті, в яких містяться помилкові дані.
Для виправлення неправильно відображених показників у розділі ІІ заповнюється:
- підрозділ «Оподаткування процентів»:
– для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації в рядку «Оподаткування процентів — віключення **» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Оподаткування процентів» відобразити правильну інформацію;
- підрозділ «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею»:
– для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації в рядку «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею — віключення ***» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» відобразити правильну інформацію;
- підрозділ «Військовий збір»:
– для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації в рядку «Військовий збір — віключення ****» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Військовий збір» відобразити правильну інформацію.
В уточнюючому (новому звітному) розрахунку за формою № 1ДФ необхідно заповнювати тільки ті рядки, які підлягають видаленню, виправлення або додаванню, а рядки з правильними даними попереднього звіту дублювати не потрібно.
Читайте також: Річний перерахунок ПДФО за 2017 рік. На що звернути увагу