Коли роботодавець може оплачувати таксі
Компенсацію за поїздки між домом і роботою можна передбачити як додаткову трудову або соціально-побутову пільгу. Це дозволяє зробити стаття 9−1 Кодексу законів про працю України.
Наприклад, така підтримка може бути актуальною для працівників підприємств, розташованих далеко від житлових районів, або для тих, хто працює за графіком, коли громадський транспорт уже не курсує чи ним складно скористатися.
Як пояснює видання «Податки & бухоблік», умови оплати таксі потрібно зафіксувати в колективному або трудовому договорі, положенні про соціальний пакет чи окремому наказі роботодавця.
У документах визначають, кому доступна така пільга, для яких поїздок вона діє, яким перевізником можна користуватися, який клас автомобіля передбачений, а також дозволені маршрути й час поїздок. Окремо прописують, які документи працівник має надати для підтвердження витрат.
Як отримати гроші за поїздку на таксі
Компанія може організувати оплату двома способами. У першому випадку працівник самостійно замовляє таксі та сплачує за поїздку, після чого подає документи для відшкодування витрат.
У другому роботодавець укладає договір із транспортною компанією та розраховується за послуги безпосередньо з перевізником. Договір може передбачати оплату окремих поїздок або обслуговування протягом визначеного періоду.
Якщо працівник спочатку платить власними коштами, для отримання компенсації він має подати заяву із зазначенням суми та документами, що підтверджують витрати. На підставі цих матеріалів роботодавець ухвалює рішення про відшкодування та видає відповідний наказ.
Коли таксі потрібне не для звичайної дороги на роботу, а через виробничу необхідність, мету поїздки можна обґрунтувати службовою запискою на ім'я керівника. Такий порядок описало Головне управління Державної податкової служби у місті Києві в індивідуальній податковій консультації від 26 лютого 2021 року № 719/ІПК/26−15−04−09−11.
Документи, що підтверджують оплату, передають до бухгалтерії разом зі звітом про використання коштів.
Які документи підтверджують оплату таксі
Для відшкодування витрат потрібні розрахункові документи. Зокрема, це може бути чек реєстратора розрахункових операцій (РРО).
Якщо працівник розраховувався банківською карткою, до підтвердних документів належать чек РРО та квитанція платіжного термінала.
Коли компанія замовляє перевезення за договором зі сторонньою транспортною службою, факт надання послуг підтверджують актом приймання-передачі.
Чи потрібно платити податки з компенсації
Грошове відшкодування вартості таксі від дому до роботи та назад включається до оподатковуваного доходу працівника.
З такої суми утримують:
- 18% податку на доходи фізичних осіб (ПДФО);
- 5% військового збору.
Крім того, на суму компенсації роботодавець нараховує єдиний соціальний внесок (ЄСВ).
Чи можуть покарати за запізнення через затори
Те, що працівник не зобов’язаний власним коштом замовляти таксі, не означає, що він може не зважати на дорожню ситуацію та систематично запізнюватися.
Адвокат Адвокатського бюро «Івана Хомича» Ігор Скрибка пояснює: якщо обмеження руху тривають довго і про них відомо заздалегідь, суд може враховувати, чи намагався працівник пристосуватися до обставин.
Зокрема, йдеться про можливість виїжджати раніше, обирати об'їзні маршрути через інші мости або користуватися доступним громадським транспортом.
За словами адвоката, разове запізнення через раптове перекриття переправи та регулярні запізнення в умовах тривалих і передбачуваних обмежень можуть оцінюватися по-різному.