iPay.ua працює на українському ринку онлайн-платежів уже 18 років. У команді — 96 людей, а HR-процеси мають враховувати не тільки рекрутинг і відпустки, а й документи, доступи, майно, аналітику, онбординг, офбординг і погодження.
До автоматизації ці процеси були розподілені між поштою, Jira, Excel, Google Sheets, корпоративним месенджером, хмарними сховищами й окремими документами. Частину інформації потрібно було постійно шукати, звіряти й перевіряти вручну.
«Це займало багато часу. Могло щось підвиснути, могло не завантажитись. У нас було хмарне сховище, де ми тримали документи, ІПН, довідки кандидатів, і воно якось по-чудному зберігалося: раз збереглось, раз ні. Треба було контролювати й перевіряти». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua
Саме тому команда перейшла на HURMA як all-in-one систему, щоб зібрати ключові HR-процеси в одному середовищі.
Коли 6 інструментів — це вже не гнучкість, а ризик
На певному етапі таблиці, пошта й месенджери здаються нормальним рішенням. Вони швидкі, звичні й не потребують складного впровадження. Але що більше процесів і людей у команді, то вищою стає ціна ручного контролю.
У iPay.ua HR-команда працювала одразу з кількома напрямами:
-
база співробітників і структура команди;
-
відпустки та лікарняні;
-
онбординг і офбординг;
-
рекрутинг і база кандидатів;
-
документи й доступи;
-
облік майна;
-
аналітика та звітність;
-
опитування й performance review.
Коли все це живе в різних місцях, HR витрачає час не тільки на саму задачу, а й на пошук актуальної інформації: хто погодив, де лежить документ, чи передали доступ, чи внесли майно, чи оновили статус кандидата.
Для фінтех-компанії це особливо критично, бо внутрішні процеси мають бути не просто швидкими, а контрольованими.
Погодження відпусток: з 3 днів до 1 робочого дня
Один із найвідчутніших процесів — відпустки та лікарняні. До автоматизації погодження могло затягуватися до 3 днів: запит потрібно було побачити, передати, погодити, зафіксувати й не загубити в комунікації.
Після переходу в HURMA процес скоротився до одного дня. Співробітник подає запит у системі, відповідальні бачать його одразу, а HR не потрібно вручну звіряти таблиці чи нагадувати про погодження.
Це невелика дія для однієї людини, але велика економія для всієї команди. Особливо коли йдеться не про одну відпустку, а про десятки запитів протягом місяця.
Онбординг: 30 хвилин замість повного робочого дня
Найсильніший результат iPay.ua побачила в онбордингу.
Раніше перший день міг піти на те, щоб зібрати інформацію з різних місць, перевірити документи, підтягнути резюме, передати дані адміністратору, підготувати доступи й провести новачка через усі потрібні точки.
З HURMA підготовка до онбордингу займає приблизно 30 хвилин.
«До HURMA, якщо використовувати всі Excel і Google таблиці, онбординг займав повний день точно. З HURMA — це 30 хвилин максимум: поки адмін зробить доступ, ти швидко підтягнув профайл співробітника, все відправив — клас». — Наталія Багаліка
Рекрутинг: база кандидатів, яка не зникає після закриття вакансії
У фінтеху сильний кандидат не завжди підходить саме зараз. Але він може стати релевантним через місяць, квартал або під іншу роль.
HURMA допомогла iPay.ua працювати з рекрутингом системніше: вести воронку, зберігати кандидатів, повертатися до сильних CV і не починати пошук із нуля щоразу, коли з’являється нова вакансія.
«Маючи побудовану структуру команди, легко онбордити нових людей, легко фіксувати зміни в підрозділах. Маючи базу кандидатів, спрощуємо процес рекрутингу, бо інколи допомагають збережені „на майбутнє“ CV сильних і релевантних кандидатів». — Наталія Багаліка
Так база кандидатів стає не архівом резюме, а робочим активом компанії.
Облік майна: до 40% часу бухгалтерії на інвентаризації
Автоматизація HR-процесів вплинула не лише на HR-команду. Окремо в iPay.ua відзначають модуль обліку майна.
Коли інформація про техніку, доступи й обладнання зберігається в одному місці, бухгалтерії не потрібно щоразу збирати дані вручну перед інвентаризацією або уточнювати, за ким закріплене майно.
«Окрема подяка за введення майна — це знімає багато питань із бухгалтерії. Інвентаризація спрощується в мільйон раз, апдейти можна швидко робити. Думаю, бухгалтери економлять близько 40% часу на інвентаризаціях». — Наталія Багаліка
Це хороший приклад того, як HRM-система створює цінність не тільки для HR, а й для суміжних функцій: бухгалтерії, системного адміністратора, керівників і операційної команди.
Аналітика: менше ручного зведення, більше рішень на даних
У щоденній роботі iPay.ua використовує графік відпусток, звіряє використані й заплановані дні, веде базу кандидатів, рекрутингову воронку та деталізацію за вакансіями.
«Найчастіше використовуємо графік відпусток. Ми звіряємо, у кого скільки днів використано, що заплановано на майбутнє. А ще мені подобається, що воронку кандидатів можна вести: HURMA витягує дані за вакансіями, і я можу зводити цифри. Ваша ATS у цьому моменті класна». — Наталія Багаліка
У результаті HR-команда бачить не розрізнені фрагменти, а цілісну картину: хто в команді, хто у відпустці, що відбувається з вакансіями, які процеси потребують уваги й де можна прибрати зайві ручні дії.
-60% рутини зараз і потенціал до 80−90% з AI
Один із головних результатів автоматизації — скорочення рутини.
За оцінкою Наталії, у щоденних HR-процесах HURMA прибрала близько 60% ручної роботи. А якщо глибше використовувати AI-можливості, потенціал економії часу може бути ще більшим.
«Рутина прибирається навіть на 60%, я би сказала. Великий обсяг рутини зникає: у тебе і графік, і резюме, і воронка виміряна. Якщо ще поглиблено користуватися HURMA й використовувати AI-можливості, думаю, можна дійти і до 80−90% економії часу». — Наталія Багаліка
Підтримка 10/10: коли система враховує потреби реальної команди
Окремо в iPay.ua відзначають підтримку HURMA. Для фінтех-компанії це важливо, бо доступи, ролі й персональні дані не можна налаштовувати «приблизно».
Наприклад, коли рекрутерка була на випробувальному терміні, команді потрібно було відкрити їй лише частину функцій без доступу до майна, персональних даних чи чутливих розділів. Підтримка HURMA записала відеогайд, і команда змогла налаштувати права саме під свій сценарій.
«Підтримка — 10 з 10. Зворотний зв’язок завжди швидкий і об'єктивний». — Наталія Багаліка.
Результати iPay.ua в цифрах
Після переходу на HURMA команда iPay.ua отримала вимірюваний ефект:
-
погодження відпусток і лікарняних скоротилися з до 3 днів до одного робочого дня;
-
підготовка до онбордингу займає 30 хвилин замість повного робочого дня;
-
щоденна HR-рутина скоротилася приблизно на 60%;
-
бухгалтерія економить до 40% часу на інвентаризаціях завдяки обліку майна;
-
в окремих HR-процесах рутини стало менше приблизно на 30%;
-
підтримка HURMA отримала оцінку 10/10;
-
з AI-можливостями команда бачить потенціал економії часу до 80−90%.
«Автоматизація потрібна, і HURMA в цьому помічник № 1». — Наталія Багаліка
Кейс iPay.ua показує: автоматизація HR у фінтеху — це не лише про рекрутинг чи відпустки. Це про систему, у якій люди, документи, доступи, майно, кандидати, аналітика й погодження працюють разом.
Саме так HR-команда перестає бути ручним диспетчером процесів і отримує більше часу на роботу з людьми, розвиток команди та рішення, які впливають на бізнес.
Хочете побачити, як HURMA може замінити таблиці, пошту й ручні погодження у вашій команді? Замовте безплатне демо HURMA.