У ньому можуть брати участь всі невеликі компанії, які змогли вистояти в кризу і успішно адаптуватися до умов карантину. Всі, хто хоче розповісти про те, як бізнес працював і змінювався в цей непростий час, може залишити заявку на «Мінфіні».

Цього разу своєю історією з «Мінфіном» поділилася Анастасія Вестова, керівниця мережі інноваційних просторів HUB 4.0.

Кейс особливий тим, що жорсткий карантин фактично паралізував офісне життя. Багато хто прогнозував, що офіси в класичному вигляді залишаться в минулому. Тому заходи, які провела команда HUB 4.0, щоб залишитися на плаву, викликають особливий інтерес.

Анастасія Вестова поділилася своїм баченням трансформації звичної роботи і антикризовими маркетинговими заходами, які допомогли як HUB 4.0, так і його партнерам.

Читайте також: Як імпортер дронів зустрів епідемію у Китаї та врятував бізнес у карантин

Про компанію

HUB 4.0 – мережа інноваційних коворкінгів. Її перша локація – HUB 4.0 PODIL, який існує вже 4,5 роки. Друга, яку відкрили під час карантину – HUB 4.0 CAMPUS (в однойменному ЖК). Керують коворкінгами, конференц-сервісами, переговорними кімнатами та smart-офісами.

Втрати: зниження обігу більше ніж на 30%, у порівнянні з показниками до карантину.

В період дії жорстких карантинних обмежень тимчасово зупинилася робота офісного простору та конференц-залів.

Штат до/після карантину: не втратили жодного зі своїх співробітників.

Як компанія увійшла в карантин

Правило №1: не піддаватися паніці

Коли в Україні підтвердили перші випадки захворювання коронавірусом, команда HUB 4.0 почала готуватися до важких часів з холодною головою.

«Ми працюємо з молодими професіоналами, які вміють критично мислити та не піддаватись паніці. На першому етапі, на кожному поверсі нашої локації (HUB 4.0 PODIL – ред.), ми розмістили антисептики та зробили частішим вологе прибирання приміщень. Люди не стали працювати менше, їх роботодавці та клієнти з-за кордону ще не відчули рецесії – тому все було без змін», – розповідає Анастасія Вестова.

Навесні стало зрозуміло, що Україну не омине світова криза і що, скоріше за все, карантин — це надовго. Тому компанія поставила на паузу оренду конференц-залів і завчасно почала погоджувати з партнерами перенесення дат раніше запланованих івентів.

Спілкування у межах локації проходило виключно у масках.

Криза – не привід втрачати обличчя

У першу чергу треба було забезпечити виконання укладених з клієнтами договорів.

«Ми не відмовляли у доступі резидентам, які працюють в smart-офісах, за умови дотримання умов соціального дистанціювання. В договорах зазначено, що ми працюємо для наших резидентів 24/7, тому для нас це безумовне правило», – стверджує Анастасія.

Основні проблеми

  • Обмеження руху у Києві

Справжні проблеми для HUB 4.0 почалися, коли в Києві ввели жорсткі карантинні обмеження. В першу чергу, через обмеження роботи громадського транспорту. Співробітники, що не мали особистого транспорту, вже фізично не могли потрапити до коворкінгу.

«Ми дослухалися до рекомендацій Кабінету міністрів, МОЗ та КМДА та обмежили нашу діяльність. З цього моменту ситуація стала абсолютно зрозумілою: треба адаптуватись, по іншому ніяк», – згадує пані Анастасія.

Тоді компанії довелось повідомити свою спільноту про цілковите закриття офісного простору та відтермінування конференцій. При цьому співробітники компанії перейшли в режим віддаленої роботи.

  • Подія, яку не можна ні з ким розділити

Пандемія зіпсувала безліч хороших планів. Етап послаблення карантину, на жаль, не полегшив підприємцям життя: комусь не вдалося пережити закриття, а хтось мусив відмовитися від втілення ідей задля економії.

Не втративши оптимізму, команда HUB 4.0 у квітні ввела в експлуатацію нову локацію мережі – HUB 4.0 CAMPUS.

«Протягом перших тижнів карантину ми завершили окремі оздоблювальні роботи й підготували простір до зустрічі зі своїми резидентами. Зрозуміло, враховуючи ситуацію з пандемією, про офіційне відкриття з вечіркою та кейтерингом ані тоді, ані зараз мови йти не може», – зазначає Анастасія.

Яких заходів вживали

  • Спеціальні пропозиції для потенційних клієнтів

Розуміючи, що частина клієнтів звільнить smart-офіси, маркетингову активність довелося сконцентрувати на пошуку потенційних резидентів.

Наприклад, компанія запровадила систему знижок: -50% на перший місяць, -40% на другий та -30% на третій місяці оренди та фіксовану знижку до кінця поточного року.

«Спеціальні пропозиції допомогли нам отримати нові заявки та заповнити низку офісів, що вивільнились», – стверджує керівник коворкінгів.

  • Безкоштовна маркетингова підтримка резидентів

Водночас внутрішня маркетингова активність була спрямована на резидентів, партнерів та друзів, з якими команда вже мала справу та підтримувала постійні відносини.

За 5 років існування HUB 4.0 створив розгалужену систему комунікацій, тому мав змогу надати своїм резидентам маркетингову підтримку. Команда вирішила безкоштовно створювати матеріали про своїх резидентів і розповсюджувати їх через різні канали зв’язку: блог, Telegram-канал, розсилку та соцмережі.

«На цю пропозицію відгукнувся цілий ряд наших резидентів, але виникла затримка: більшість з них – це мікро- та малий бізнес, стартапи та фріланс-команди, в яких маркетингових матеріалів для розповсюдження немає взагалі. Тож ми взялися їм допомагати і в цьому», – говорить Анастасія.

  • Передзамовлення на робочі місця та конференц-зали у період карантину з правом скористатися орендою потім

«Це була справжня win-win історія – ділиться Анастасія, — Ми отримали кошти на операційну діяльність, а наші партнери змогли обрати бажану локацію, час та дату оренди за спеціальними цінами. Тим, хто лишився нашими резидентами, ми надали вигідні індивідуальні умови, адже всі ми знаходимось в одному човні».

  • Знижки та створення безпечних відстаней у новій локації

Особливістю HUB 4.0 CAMPUS є його фокус на командах. Після останнього послаблення карантину в ньому вже можна працювати – smart-офіси пропонуються із розрахунку шість квадратних метрів на особу. Цієї відстані достатньо, щоб дотримуватись дистанції, рекомендованої МОЗ.

«Ми поширили дію всіх спеціальних пропозицій на новий простір, тому на сьогодні можна констатувати великий інтерес до нашої нової локації», – говорить Анастасія.

Результати

Робочі місця нового покоління потребують гнучкості

Частина бек-офісу HUB 4.0 більше не повернеться на постійну роботу в простір. Цей формат змінено на користь віддаленої роботи з обов’язковими офлайн-зустрічами відділів та проєктів.

«Це – не лише оптимізація роботи команди, це – вимоги часу. Взагалі, наша філософія робочих місць відповідає філософії наших резидентів. Ми самі працюємо у власних приміщеннях, не маючи офісу як такого», – зазначає Анастасія.

Чи повернуться працівники в офіси в майбутньому?

Одні експерти стверджують, що коворкінги зазнають серйозних трансформацій, адже люди намагаються максимально уникати контактів з іншими.

Інші говорять, що цей бізнес буде активно розвиватися, оскільки багато компаній відмовляється від постійних офісів та переходить у формат «віддалена робота/зібрання у коворкінгах».

У HUB 4.0 бачать декілька напрямків розвитку цього ринку.

“Весна 2020-го показала, що потужні офіси на кілька поверхів із кабінетами, рецепціями та сотнями кімнат для переговорів – це минуле. Настав час super-flexible приміщень, до вартості яких включено багато додаткових послуг.

Команди можуть зустрічатись у таких місцях, час від часу працювати в них, закріплюючи за собою кілька фіксованих робочих місць, забронювати переговорні кімнати наперед, плануючи дати зустрічей, та не обростати офісним мотлохом: все необхідне надає коворкінг”, – підсумовує Анастасія.

На сьогодні ситуація з падінням обороту змінюється на краще. Насамперед це пов'язано з введенням в експлуатацію нової локації мережі HUB 4.0 CAMPUS, а також завдяки новим спеціальним пропозиціям та маркетинговим активностям.

Лояльність породжує лояльних клієнтів

За словами Анастасії, резиденти високо оцінили спільну роботу з маркетинг-командою компанії. «Ми продовжимо підтримувати тих, хто працює в нас, розширюючи маркетингові можливості, впроваджуючи нові партнерські програми» – стверджує керівниця.

Сервіс, який трохи перевищує очікування

Анастасія зазначає: перше, чому навчив карантин – завжди мати фінансову подушку безпеки. «Це must have для кожного підприємця, без неї годі сподіватися вийти зі складного становища», – запевняє вона.

“По-друге, має бути незмінний позитив та увага до клієнтів. Якщо надавати сервіс, який трохи перевищує очікування, у вас не буде проблем із лояльною авдиторією.

По-третє, має бути антикризовий план, в якому варто зазначити чіткі кроки для виходу з кризової ситуації”, – підсумовує керівниця.

Так можна розраховувати на успіх, коли пролунає черговий «старт».

Для всіх читачів «Мінфіну»

Читачі порталу отримають до 50% знижки на оренду інноваційних smart-офісів та окремі робочі місця від команди HUB 4.0.

Щоб скористатися пропозицією, вкажіть промокод HUB50MINFIN під час дзвінка або заповнення електронної форми на сайті компанії.

Знижка діятиме протягом 15 днів з дати публікації статті.

Для підприємців

Якщо вашому бізнесу також є що розказати про власний досвід виживання в умовах локдауну – долучайтеся до проєкту «Медіапідтримки».

Редакція розмістить публікації про підприємців на головній сторінці сайту. Щоб взяти участь, залиште заявку на сторінці проєкту.