Засідання органів влади всіх рівнів, рад директорів компаній, акціонерів і наглядових рад мають чіткий регламент, систему реєстрації та фіксації результатів голосування. Підсумком подібного засідання може стати указ, закон, постанова чи угода, які повинні бути легітимними. Як це зробити віддалено? Скористатися спільним продуктом компаній Cisco Systems Inc, Intecracy Group і ERC — Cisco Відеозаседанія.

Завдання

Необхідно провести віддалене засідання для строго обмеженого кола осіб. Всі учасники повинні пройти процедуру ідентифікації та ознайомитися з регламентом заходу. Зображення всіх присутніх і виступаючих необхідно транслювати в реальному часі і високій якості. У них повинні бути можливості спільної роботи з документами, обговорення і голосування з різних питань. Результати голосування та прийняті рішення візуються за допомогою кваліфікованої цифрового підпису. Крім того, це програмне рішення має розгортатися не тільки в хмарі, а й на сервері замовника.

Попит і пропозиція

«Попит на засоби для дистанційної роботи останнім часом різко зріс, — говорить фахівець Cisco в області уніфікованих комунікацій Ігор Сукайло, — Раніше було прийнято вважати, що відеоконференція — це не більше ніж цифровий аналог звичайного засідання за столом. Люди сидять і обговорюють ті, чи інші питання і приймають необхідні рішення. Іноді туди додають чати, білі дошки, на яких можна дистанційно малювати, але це — не більше, ніж аналог спілкування».

До недавнього часу, мало хто замислювався про те, що програмні рішення для організації нарад у віддаленому режимі можуть забезпечувати щось більше, ніж просто відео та аудіо зв'язок. З масовим переходом на віддалену роботу різних колегіальних структур, виникла потреба в інструменті, який би не тільки дозволяв спілкуватися дистанційно, але й ідентифікувати учасника, голосувати, обговорювати і, в підсумку, підписувати юридично значимі документи. Попит на ринку породив пропозицію — систему Cisco Відеозаседанія.

Ігор Сукайло: «Якби ми вийшли з подібним продуктом на ринок ще кілька місяців тому, мало б хто повірив в актуальність даного рішення. Сказали б, що це — не наш менталітет, у нас так не прийнято, і особисті зустрічі нічим замінити не можна. Зараз же склалася наступна ситуація: є державні і бізнес колегії різних рівнів, там засідають люди, які переживають про своє здоров'я. Для них можливість працювати дистанційно стала пріоритетною. Раніше технологій для цього не було. Не було можливості голосувати з використанням електронного цифрового підпису. При цьому працювати треба. Тому і виникла потреба в такому продукті».

Основа

Дистанційна робота колегіальних структур складається з двох компонентів. Перший — це відео і аудіо комунікація в реальному часі. Другий — голосування і документообіг з використанням цифрових підписів. Ці компоненти існували вже давно, але діяли самі по собі. Настав час їх об'єднати. Нова єдина система відеозасідань і документообігу об'єднує функціонал двох програмних продуктів різних компаній: Cisco Meeting Server і Megapolis.DocNet.

«Система відеоконференцій Cisco Meeting Server добре зарекомендувала себе в світі, — розповідає Ігор Сукайло. — В цьому році з її допомогою були організовані саміти G20 і G8. Це — надійне і безпечне рішення, яким довіряють президенти різних країн». На відміну від конкурентів, які працюють переважно у хмарах, ця система може бути встановлена ​​на сервері замовника. Це особливо важливо, тому що за законами багатьох держав, певна інформація не повинна оброблятися і зберігатися за кордоном. Cisco Meeting Server можна розгорнути не тільки в хмарі стороннього провайдера, а й на власному сервері.

«У системі внутрішнього електронного документообігу Megapolis.DocNet спочатку є модуль колегіальних засідань, — говорить Олександр Россол, Генеральний директор InBASE (консорціум Intecracy Group), — його використовують під час засідань Кабінету міністрів України та в інших держструктурах. Спочатку в ньому був свій набір певних функцій. Для всіх присутніх на засіданні створювалися робочі місця, всі присутні отримували доступ до документів, які обговорювалися. Були функції голосування, ведення протоколу та використання електронного підпису. Після закінчення засідання протокол прямував в систему документообігу на обробку».

Модуль Megapolis.DocNet не був призначений для віддалених засідань. «Це — web-система, але в ній не було підтримки в реальному часі відеозв'язку чи чатів, — продовжує Олександр. — Люди сиділи в одному приміщенні, обговорювали питання і фіксували дії в системі. Результати голосування виводилися на загальний екран у вигляді окремої форми, і всі присутні могли з ними ознайомитися. Зараз виникла ситуація, коли загального монітора, який бачать всі немає. Люди сидять по домівках з ноутбуками, і основним завданням розробників нового продукту була інтеграція форми з результатами голосування з індивідуальними робочими місцями всіх присутніх на засіданні. Крім того, необхідно було забезпечити присутніх можливість спілкуватися по відеозв'язку і в чаті».

Рішення

Якщо говорити про відеоконференції, то 55-57% світового ринку в грошовому еквіваленті займає Cisco. Цілком природно, що після початку пандемії до Cisco звернулися замовники, з проханням додати до відеоконференцій можливість голосування з використанням кваліфікованої електронного підпису. Виникла ідея об'єднати два продукти: відеоконференцію від Cisco і модуль колегіальних засідань від Intecracy Group. В результаті була розроблена система з загальними мітками часу, можливістю голосувати за допомогою ЕЦП, з відеозв'язком і фотофіксацією в реальному часі. Результати зборів, організованих за допомогою системи Cisco Відеозаседаніе, абсолютно легітимні, так як після засідання створюється електронний документ, на якому всі учасники ставлять свої електронні підписи.

Контроль і порядок

В системі реалізована не тільки функція відеозапису, а й можливість фотофіксації моменту голосування. Кнопкодавство в даному випадку неможливо. Ситуація, коли на нараду прийшли 20 осіб, а проголосувало 40 тут виключена. Навіть якщо один з учасників візьме ноутбук колеги і намагається проголосувати за нього, система зафіксує це. Крім того, в реальному житті часто трапляються ситуації, коли виступаючі не вкладаються в регламент і намагаються продовжувати виступ навіть після того, як у них відключили мікрофон. В системі відеонарад така ситуація неможлива. Коли для виступу є п'ять хвилин, це саме п'ять хвилин.

Підсумок

Навіть в «мирний» час, без карантину, система Cisco Відеозаседаніе може бути використана і в державних, і в комерційних структурах. Скрізь, де рішення приймаються колегіально. В роботі рад акціонерів, рад директорів, правліннях банків, великих холдингах, де члени правління можуть знаходяться в різних точках світу.