Выбор поставщика: как провести тендер без лишних нервов

Как минимизировать риски, «Минфину» рассказала руководитель проекта коммерческих торгов площадки Zakupki.Prom.ua Наталия Ковалева.

Банковская сфера одна из самых прогрессивных в вопросе цифровой трансформации. Ее представители активно используют современные технологии, в том числе и для проведения закупок. Тендеры на открытых электронных площадках помогают банкам не только экономить деньги и ресурсы, но и находить новых поставщиков.

Однако опыт первого сотрудничества не всегда складывается удачно. А для банков вопрос выбора поставщика может стоять острее, чем для других, ведь они работают с деньгами клиента. Соответственно и уровень ответственности выше, да и требований больше. Как же подготовиться к сотрудничеству и что стоит учесть при проведении тендера?

Узнать механизм авторизации участников

Перед тем, как объявлять тендер, заказчику стоит поинтересоваться у площадки как она проводит верификацию. Это поможет понять насколько надежные поставщики работают здесь. Способов для авторизации поставщиков есть несколько.

По электронной цифровой подписи. Участник подписывает на площадке документ и авторизируется.
По смс, но это не очень надежный метод.
Поставщик подписывает с площадкой договор в физическом или электронном виде, отправляет его, и лишь после этого его верифицируют.
По оплате. Он является самым надежным. Участнику выставляется счет, обычно на одну гривну, который он оплачивает. Так можно увидеть профайл компании, ее ЕГРПОУ и другие данные. А значит подтвердить, что компания реальная.

Прописать условия в контракте

Провести тендер и выбрать победителя – только половина успеха. Вторая часть – получить товар необходимого качества. Поэтому контракт лучше подгружать в тендер вместе с остальной документацией, указав, что с поставщиком будет подписан именно типичный документ. Так участник сможет сразу ознакомиться с условиями и решить приемлемы ли они для него.

Обязательно предусмотреть в контракте ответственность за нарушение сроков поставки, ее задержки или же получения товара плохого качества. Это могут быть штрафы, прекращение работы, или же запрет для участия в последующих тендерах. Отдельно стоит уделить внимание контролю качества товара при ее приеме. Особенно если это первая поставка от нового контрагента.

Страхование на выгодных условиях со скидкой от «Минфина»

Запрашивать тендерное обеспечение

Это распространенная практика среди госзаказчиков, бизнес же часто пренебрегает такой возможности. И зря. Ведь тендерное обеспечение является своего рода страховкой для организатора закупки. Как это устроено? Тендерным обеспечением обычно выступает банковская гарантия, или гарантия другого финансового учреждения. Поставщик оформляет ее под определенный тендер с учетом бюджета закупки. Услуга платная, поэтому она поможет отсечь не серьезно настроенных участников. Но главное, что если участник откажется, например подписывать договор, заказчик может взыскать сумму тендерного обеспечения с банка или другого финансового учреждения, выдавшего гарантию.

Изучить потенциального поставщика

Информацию можно найти в государственных реестрах, или же в сервисе OpenDataBot. И первое, что необходимо сделать – проверить компанию на банкротство. Также важно обратить внимание на дату ее создания. Если компанию зарегистрировали только неделю назад, то лучше не работать с таким контрагентом по предоплате. Конечно, может быть, что это просто новая компания, но лучше перестраховаться. Обязательно стоит проверить наличие налоговой задолженности у потенциального поставщика. Из 1 млн компаний и 2 млн ФОП в стране порядка 28% имеют налоговую (или другую задолженности) перед бюджетом. И обязательно посмотреть наличие открытых криминальных дел и судебных разбирательств.

Безусловно застраховаться от работы с недобросовестным партнером на 100% невозможно. Тем не менее можно существенно снизить риски и застраховаться на случай, если что-то пойдет не так. Но даже в случае неудачи, важно не просто найти другого поставщика, а сделать работу над ошибками, чтобы избежать подобных случаев в будущих тендерах.