Меньше месяца до повальной фискализации. Какой РРО выбрать

Кому не обойтись без РРО

Раньше РРО были обязательны только для некоторых видов бизнеса. Но с 1 января 2022 года вступит в силу закон, который обяжет фискализировать свои продажи всех ФОП второй-четвертой группы, которые совершают расчетно-кассовые операции. Другими словами, если бизнес принимает от клиентов оплату только в виде банковского перевода по реквизитам — можно работать без фискализации. А если клиенты расплачиваются наличными или банковской картой — нужен РРО. Теперь фискальные регистраторы понадобятся многим компаниям из сегмента малого и среднего бизнеса, которые раньше обходились без них. В их числе — кофейни и рестораны, гостиницы, турагентства, интернет-магазины.

Что ждет нарушителей

За первую транзакцию без фискализации бизнесу придется заплатить штраф в размере 100% от суммы чека. За каждую следующую — 150%.

До конца карантина действует мораторий на проверки ФОП — но он не распространяется на кассовую дисциплину. Другими словами, налоговая имеет право проверить, работает ли бизнес с РРО, и применить санкции в случае нарушений.

А даже если инспекторы не нанесут визит в этом году, они могут сделать это позже и проверить документы за последние три года. Если обнаружат транзакции за 2022 год без использования РРО — оштрафуют по тем нормам, которые будут действовать в год проверки. Скорее всего, со временем санкции станут еще более строгими, чем предусмотрено сейчас. Поэтому затягивать с внедрением РРО не стоит. Если придерживаться требований закона, можно избежать лишних проблем.

Классические vs программные РРО

По закону бизнес может выбрать любой из двух видов фискальных регистраторов:

Классические РРО — выглядят как кнопочные кассовые аппараты или устройства вроде небольших принтеров. Их ключевая функция — печатать фискальные чеки.
Программные РРО (пРРО) — приложения для телефона, планшета или компьютера. Они регистрируют расчетные операции и автоматически передают данные в налоговую в электронном виде.

Программные РРО появились недавно: украинским компаниям разрешили использовать их с 1 августа 2020 года. Такие регистраторы особенно популярны среди малого бизнеса и вот почему.

Расходы. Классический фискальный аппарат стоит от 6−8 тыс. грн, его обслуживание — 200−300 грн в месяц. Тогда как для работы программного РРО достаточно купить электронное устройство — к примеру, планшет за 2 тыс. грн, а обслуживание обойдется от 0 до 150 грн в месяц.

Компактность. Для установки классического РРО требуется свободное пространство. Это может стать проблемой, например, для маленьких кофеен, которые продают напитки навынос, и у них в зоне выдачи просто нет места для размещения громоздкого оборудования. Им удобнее фискализировать продажи с планшета.

Процедура регистрации. Раньше на регистрацию классического регистратора нужно было закладывать от пяти суток. Сейчас процедуру упростили, она занимает два-три дня. Но в случае с пРРО все еще проще — его можно зарегистрировать за несколько часов. Вся процедура проходит онлайн в электронном кабинете налогоплательщика.

Хранение z-отчетов. «Железный» регистратор позволяет распечатывать z-отчеты: затем их нужно хранить три года, чтобы показать налоговым инспекторам в случае проверки. С помощью программного РРО можно передавать z-отчеты в налоговую автоматически, а также сохранять их в электронном виде — как в «облаке», так и на своем компьютере. Показать их проверяющим тоже можно с экрана — не нужно тратить время на бумажную работу.

Работа с чеками. Если бизнес использует классические РРО, он обязан печатать бумажные чеки. Программные регистраторы дают большую гибкость: чек можно отправить покупателю в электронном виде — на e-mail или по SMS. И только если клиент требует — предоставить ему печатный вариант. Это позволяет компаниям экономить на бумаге.

Офлайн-работа. Классические регистраторы могут работать без интернета до 7 суток — затем бизнесу необходимо вручную фискализировать все чеки, которые выдали за это время. У пРРО срок офлайн-работы меньше — до 36 часов, но не больше чем 168 часов в месяц. За этот период компания имеет право обработать до 2 тыс. чеков. Но зато при появлении интернета эти данные отправятся в налоговую автоматически.

Типы программного РРО

В налоговой выделяют четыре типа программных регистраторов. В зависимости от того, как и где вы планируете фискализировать продажи, нужно выбрать вариант, который вам подходит:

Стационарный пРРО — установлен на конкретную хозяйственную единицу и используется по зарегистрированному адресу. Подойдет для компаний, которые ведут продажи в одном и том же помещении — например, кофейни с залом или стационарные киоски.
Переносной пРРО — зарегистрирован на конкретную хозяйственную единицу (например, автомобиль), но может использоваться на всей территории Украины на такой хозяйственной единице. Подойдет для компаний, которые выдают чеки по разным адресам — например, мобильные точки уличной еды или рестораны в формате dark kitchen (работают только на доставку).
«Касса самообслуживания» — установлена на конкретную хозяйственную единицу и используется по зарегистрированному адресу, при этом ее можно применять без привлечения кассира (например, платежный терминал). Подойдет для компаний, которые позволяют клиентам оплачивать заказ самостоятельно на терминале — такую возможность зачастую предлагают в ресторанах быстрого питания.
Интернет-торговля — установлен на конкретную хозяйственную единицу и используется по зарегистрированному адресу, при его применении можно привлекать кассира. Подойдет для компаний, которые принимают заказы через сайт — например, интернет-магазины.

Если нужно, бизнес может использовать сразу несколько типов пРРО. Так, для ресторана, который обслуживает гостей в зале и предлагает доставку, понадобятся и стационарный, и переносной регистраторы. А если в зале есть еще и терминал, то стоит подключить также «кассу самообслуживания».