Сотрудничество с государственными заказами и, как следствие, с бюджетными деньгами, — это всегда лакомый кусочек для бизнеса. Как бы парадоксально ни звучало, госзаказы часто выгоднее частного сотрудничества. Но и проблем с ними намного больше. Это касается как подготовки к участию в госзакупках, так и последствий выигрыша. О том, как бизнесу минимизировать риски работы с бюджетными деньгами, читайте ниже.

Перед тем, как вступить в борьбу за любой госзаказ, стоит оценить риски, которые могут повлиять на работу вашего бизнеса. Важно помнить не только о возможности уголовного преследования, но и о проверках Антимонопольного комитета Украины (АМКУ).

1. Риски проверки АМКУ

Вашу победу в тендере может омрачить запрос АМКУ о предоставлении документов, пояснений по вопросу участия в тендере. Это должно стать первым тревожным звоночком, что скоро стоит ожидать проблем и, возможно, больших штрафов.

В первую очередь АМКУ оценивает участников тендерных закупок на предмет антиконкурентных согласованных действий. Для того, чтобы раскрыть проблематику этого вопроса, необходима отдельная (и не одна) статья, однако стоит запомнить, что выходить на тендер компаниям с общим бенефициаром, компаниям, которые имеют общих сотрудников или тесные хозяйственные связи, нужно с огромной осторожностью.

2. Риски визита правоохранителей

Обезопасить себя от визита правоохранителей можно абсолютно понятными и действенными мерами. Выполнив нижеуказанные рекомендации, вы сможете защититься в случае визита полиции, минимизировав риски и заблаговременно закрыв проблемные вопросы.

1) Проверяйте заказчика (в том числе, руководителя)

Не стоит думать, что если заказчиком закупок является госпредприятие, то проблем априори быть не должно. Стоит проверить историю тендерных закупок предприятия и оценить последствия для победителей.

Постарайтесь быть в курсе событий, которые происходят с вашим бюджетным контрагентом. Слияние, реорганизация, кадровая чистка бюджетной организации часто заканчивается проверкой правоохранителей. В случае выявления каких-либо нарушений в хозяйственных операциях инициируются встречные проверки у компаний-подрядчиков.

Поэтому такая информация — лишний повод перепроверить свою готовность к проверке.

Кроме того, стоит проверить, не находится ли сам руководитель в шатком положении. Очень часто при смене власти старые верхушки начинают терять свои кресла, в том числе, и с помощью уголовного преследования.

2) Составляем карту рисков

Перепроверив вышеуказанную информацию, советуем составить карту рисков, взвесив все «за» и «против». Казалось бы, вы владеете информацией, однако визуализировав каждый пункт, виденье может в корне измениться.

Если «плюсы» превалируют, стоит начинать активную подготовку не только к участию в тендере, но и к возможному визиту правоохранителей.

3) Выбирайте субподрядчиков

Зачастую правоохранительные органы начинают проверку с компаний и организаций, которые были задействованы в исполнении договорных обязательств по т.н. субподряду.

Эти организации проверяются на предмет фактического исполнения договорных обязательств. И существование пробелов там может породить множество вопросов ко всем участникам правоотношений с бюджетными средствами.

Кроме наличия документов, подтверждающих выполнение работ или оказание услуг, также рекомендуем проверить их фактическое местонахождение по юридическому адресу, статус налогоплательщика и прочие атрибуты бизнес-активности, такие как сайт, активный телефон и пр.

4) Будьте готовы к проблемам

Неожиданный визит полиции может вызвать много неблагоприятных последствий: от паники среди сотрудников до изъятия техники и важной документации. Работа с бюджетными деньгами — это всегда риск, поэтому стоит позаботиться о стратегии защиты бизнеса.

  • Документы/бухгалтерия

Самостоятельно проведите анализ хозяйственных правоотношений с бюджетными организациями. Он может состоять из следующих этапов:

  • Наличие договоров и документов, подтверждающих их фактическое выполнение (например, отчеты, переписка, акты, товарно-транспортные накладные и др.).

  • Анализ бухгалтерской документации с целью верного отражения хозяйственной операции.

  • Вся документация, которая касается тендера, должна храниться отдельно от остальных документов. Если бумаги будут в общих папках или вообще без надлежащей структуры хранения, вы рискуете во время обыска потерять документы, которые вообще не имеют отношения к закупкам.

  • Во избежание случайного уничтожения, утери, изъятия документов, которые подтверждают реальность хозяйственных правоотношений, мы рекомендуем хранить копии документов в электронном виде в безопасном месте. Не менее эффективна также передача документов в архивные учреждения.

Помните, что последнее место, где можно будет найти второй оригинал договора при утере своего экземпляра — это бюджетное учреждение, с которым договор был заключен.

  • Сотрудники

Рекомендуем приказом руководителя ограничить круг людей, которые работают с тендером, чтобы, в случае уголовного преследования, сотрудники были готовы к допросам. Никогда не допускайте к работе с рискованными закупками «токсичных» сотрудников.

  • Офис (обыск)

Принимая решение работать с государственными средствами, важно предвидеть возможность обыска. Тут рекомендации достаточно очевидные, но за годы моей работы я неоднократно сталкивался с повторяющимися ошибками:

  • Офис не лучшее место для хранения личных ценных вещей;

  • Это же касается крупных сумм денег;

  • Техника может быть изъята, поэтому для хранения информации необходимо использовать облачные хранилища;

  • Четкая позиция менеджмента (как сотрудничаем с правоохранителями, отвечаем на запросы)

Руководитель должен быть готов принимать непростые решения, которые относятся исключительно к его компетенции. Адвокат может рассказать о вариантах, говорить о плюсах и минусах каждого из них. Но последнее слово остается за руководителем.

5) Не стесняйтесь привлекать адвокатов

Сфера тендеров и бюджетных денег многими воспринимается как сугубо интимная. Но помните, что на стадии досудебного расследования формируется та база, которую смогут в дальнейшем использовать ваши защитники, если дело дойдет до суда. И чем раньше вы пригласите специалиста, тем менее болезненными и более прогнозируемыми окажутся результаты визита правоохранителей.

Первоочередной задачей адвоката является выявление недостающих документов, подготовка сотрудников, которые принимали участие в исполнении договорных обязательств, к даче пояснений и возможному допросу, а также контроль соблюдения закона в ходе самой проверки.

Стоит помнить, что слаженная работа руководителя и сотрудников, наличие четких и понятных инструкций, своевременное привлечение юриста помогут избежать ущерба от неадекватных действий правоохранительных органов. Мы искренне надеемся, что будущие реформы будут только позитивно влиять на взаимоотношения государства и бизнеса, переведут бюджетные организации из статуса сплошного фактора риска в статус надежных партнеров.

Приглашаем Вас принять участие в эксклюзивном авторском онлайн-практикуме: Криминальный MBA. Защита бизнеса во время уголовного преследования, который состоится 14 мая.

На практикуме Вы найдете ответы на вопросы: Когда ждать обыск? Что делать во время проверок? Что законно, а что — нет? Как оценить и минимизировать риски уголовного преследования? Как организовать работу так, чтобы вмешательство органов правопорядка не мешало бизнесу работать дальше? Как подготовить персонал компании к «фактовому» уголовному производству? Как не допустить ошибок при подготовке компании к обыску?

Ознакомиться с полной программой и зарегистрироваться вы можете на странице мероприятия. 

                                                        Денис Овчаров, партнер АО «Legal House»