Какие документы будут проверять ревизоры и что будет, если они найдут к чему придраться, «Минфину» рассказал Ярослав Сокуров, старший юрист Juscutum.

Если плановый контроль проводится по графику, опубликованному на официальном сайте Гоструда, то инспектор вправе пожаловать к вам в любой момент.

Оформление сотрудников без трудовых договоров

Что проверяет инспектор? Приказы и уведомления о принятии на работу, трудовые договоры, штатное расписание и рабочий график, ведомости по выплате заработной платы. Представитель Гоструда также вправе опрашивать сотрудников по вышеуказанным вопросам. Действительно, в первую очередь инспектор будет искать «неофициальных» сотрудников, то есть лиц, с которыми не заключены трудовые соглашения. Почему? Дело в размерах штрафных санкций.

Санкции за нарушения. За одного неоформленного сотрудника – штраф в размере 30 минимальных зарплат, а это 111 690 гривен. Чем больше скрытых трудовых отношений, тем больше придется заплатить. А уж если будете мешать инспектору или вовсе не допустите его к проверке, рискуете лишиться 372 300 гривен (100 минимальных зарплат).

Как должно быть? На каждого сотрудника оформляется приказ о принятии на работу, который фактически является трудовым договором. Сотрудник должен ознакомиться с ним под подпись. Можно заключить целостный трудовой договор и детальнее предусмотреть все существенные условия. Потом работодатель подает в налоговую уведомление о принятии сотрудника по утвержденной форме.

На практике очень сложно выиграть спор по вопросам оформления/неоформления трудовых отношений. Например, ссылаясь на прохождение «неоформленным сотрудником» стажировки или собеседования в день проверки, есть большой риск проиграть из-за показаний самого «неоформленного сотрудника» и/или других сотрудников. Суды могут принять сторону работодателя, когда Гоструда наравне со штрафом согласно Кодексу законов о труде (КЗоТ) накладывает санкции по Кодексу об административных правонарушениях. Аргументация – за одно правонарушение лицо не может отвечать дважды.

Но и такая позиция не является однозначной и суды принимали противоположные решения.

! Важная деталь. Неподача в налоговую уведомления о принятии сотрудника на работу, допуск сотрудника к работе без оформления трудового договора – два разных правонарушения. За первое отдельно санкции не предусмотрены. В таком случае работодатель не должен платить штраф в размере 111 690 гривен, на чем настаивает Гоструда, приравнивая его ко второму. С другой стороны, такое нарушение возможно отнести к категории «другие нарушения» согласно КЗоТ, за что штрафуют на одну минималку (3 723 грн.). Это значительно меньшая потеря, нежели 111 690 грн. И если уж так случилось, нужно знать, как защищаться.

Сотрудники, оформленные на неполный рабочий день, фактически работающие полный день

Что будут проверять: приказы и трудовые договоры, штатное расписание, рабочий график, показания коллег, контрольно-пропускную систему предприятия, системы учета рабочего времени.

Еще один вариант для минимизации своих затрат, который выбирают работодатели: сотрудник официально трудоустроен на неполный рабочий день, но по факту отрабатывает по полной.

Санкции за нарушения: штраф в размере все тех же 111 690 грн. (30 минимальных зарплат) за каждого сотрудника, оформленного на неполный рабочий день.

Как должно быть: Рабочий график должен соответствовать реальному положению дел. Если занятость полная, значит и в документах должно быть именно так. Нормальная длительность рабочего времени согласно КЗоТ не должна превышать сорок часов в неделю, но по согласованию цифра может быть меньшей. Коллективный трудовой договор, внутренние правила позволяют установить особый график. При этом обязательно нужно помнить об особенностях использования внеурочного труда, а также работы в выходные и праздничные дни.

Нарушения при выплате зарплаты и уплате единого соцвзноса

Что проверяет инспектор? Трудовые договоры, коллективный договор, систему оплаты труда, тарифные сетки и ставки, схемы должностных окладов, ведомости по выплате заработной платы, договоры с банками на выплату зарплаты.

Инспектор обязательно уточнит: соответствует ли размер зарплаты установленным минимальным гарантиям, вовремя ли выплачивается зарплата, в полном ли объеме, соответствуют ли условия выплаты коллективному трудовому договору, начисляется ли единый социальный взнос во время выплаты зарплаты.

Санкции за нарушения: штраф от 11 169 грн. до 111 690 грн. (от 3 до 30 минимальных зарплат) за каждого сотрудника. Если из зарплаты не начислять единый социальный взнос, придется заплатить 111 690 грн. Задержка выплаты зарплаты более, чем на один месяц, или выплата не в полном объеме обойдется в 11 169 грн. Если зарплата сотрудника вообще не дотягивает до минимальной планки, будьте готовы расстаться с 37 230 грн.

Как должно быть: Зарплата выплачиваться в рабочие дни и не реже, чем два раза в месяц. Форма выплаты – главным образом денежная. Однозначно запрещено платить в форме долговых обязательств и расписок. Система оплаты труда, тарифные сетки, ставки, схемы должностных окладов, надбавки, премии, др. выплаты устанавливаются в коллективном договор. При выплате заработной платы нужно уведомить сотрудника об общей сумме заработка с расшифровкой по видам выплат, размерам и основаниям отчислений и удержаний, сумме к выплате.

В общем, главное: выдать зарплату деньгами, вовремя и в полном объеме, соблюдая минимальные требования и гарантии (например, размер минималки), а также условия коллективного договора. При этом не забудьте оплатить единый социальный взнос.

! Важная деталь. За задержку выплаты зарплаты (выплату не в полном объеме) штрафуют независимо от факта устранения нарушений. Факт погашения долга после проверки Гоструда не спасет работодателя от штрафных санкций. Отсутствие денег, невыполнение обязательств заказчиками, убыточность предприятия тоже не освобождают от ответственности.

Именно такие нарушения трудового законодательства самые «популярные» среди работодателей — подтверждает статистика Гоструда. Например, за прошедший год большинство из них найдено в области оплаты труда – более 20 000. Около 10 000 нарушений зафиксировано в сфере оформления трудовых отношений, рабочего времени и времени отдыха. Более 5 000 лиц работали «неофициально», приблизительно столько же начали трудиться, не уведомив об этом налоговую.

Все логично, ведь за такие нарушения предусмотрены наибольшие штрафы. В 2018 году следует ожидать увеличения показателей. К тому же мораторий на проведение проверок не распространяется на «трудовиков». Поэтому кадровый аудит становится одной из первостепенных задач работодателя. Во избежание дополнительной головной боли проверьте и поправьте состояние ваших дел сегодня, чтобы Гоструда не сделала этого завтра.

Ярослав Сокуров, старший юрист Juscutum