Нанимать работников на упрощенной системе налогообложения могут только предприниматели на второй и третьей группе. На второй группе количество работников не может превышать 10 человек, на третьей количество нанятых работников ограничений не имеет. Первая группа упрощенцев наемных работников иметь не может.

Трудовой договор

В 2017 году штраф за каждого неоформленного работника – 96 тыс. грн. Поэтому с новым сотрудником лучше подписать трудовой договор.

В трудовом договоре нужно прописать как обязанности работника, так и работодателя. А именно: должность, график работы, выходные дни, длительность отпуска, размер зарплаты и испытательный срок (по надобности).

До того как работник приступит к выполнению обязанностей, необходимо об этом уведомить  фискалов.

Кроме того, нужно заполнить трудовую книжку работника и провести кадровую документацию, связанную с оформлением трудовых отношений. А именно, распоряжение о приеме на работу/увольнении/предоставлении отпуска, табель учета рабочего времени.

Отношения между работодателем и работником по трудовому договору регулируются КЗоТ. 

Договор гражданско-правового характера

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) заключают для выполнения конкретной задачи, ограниченной по времени.

Чтобы договор ГПХ не признали трудовым, его нужно правильно оформить. То есть в договоре ГПХ необходимо перечислить работы или услуги, которые должны быть выполнены, и их стоимость. Прописать срок выполнения работ. Чтобы не было лишних вопросов, срок договора ГПХ не должен превышать один год.

Работник, с которым заключен договор ГПХ, не включается в штатное расписание. Он получает не заработную плату, как по трудовому договору, а вознаграждение. Кроме того, такой работник не имеет права на отпускные и оплату больничного листа.

Договоры ГПХ регулируются нормами Гражданского кодекса. 

Какие налоги и сборы надо платить за наемных работников

Работодатель, как налоговый агент, обязан начислять, удерживать и уплачивать с дохода своих работников налоги и сборы.

НДФЛ и военный сбор

Ставка НДФЛ составляет 18%, а военного сбора – 1,5% от суммы начисленной зарплаты или вознаграждения по договору ГПХ.

Для некоторых категорий работников предусмотрена налоговая социальная льгота, она позволяет уменьшить налогооблагаемый доход работника, а соответственно и сумму НДФЛ.

Уплатить НДФЛ и военный сбор с дохода работника надо одновременно с его выплатой. Если доход начислен, но фактически не выплачен – в течение 30 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного месяца.

Кроме того, раз в квартал нужно отчитываться по НДФЛ и военному сбору – представлять фискалам расчет по форме № 1ДФ.

Единый социальный взнос

Ставка единого социального взноса (ЕСВ) – 22%, начисляется на сумму не меньше минимальной заработной платы. В 2017 году минимальная сумма ЕСВ – 704 грн в месяц за наемного работника, который трудится по основному месту работы и получает «минималку» 3200 грн.

По договорам ГПХ взнос начисляется на фактическую сумму, указанную в договоре.

Уплачивать ЕСВ необходимо ежемесячно, не позднее 20-го числа. Если зарплата не выплачивается вовремя, перечислить с нее ЕСВ все равно нужно в этот срок.

Также ежемесячно нужно представлять отчет по ЕСВ по форме Д4. В этом отчете указываются данные по работникам и лицам, с которыми заключили договоры ГПХ.

Например, вы приняли работника по трудовому договору, на ставку 8000 грн в месяц. Ежемесячно вам, как работодателю, нужно начислять и платить такие налоги и сборы:

ЕСВ = 1760 грн (8000 х 22%) – начисляется на зарплату и уплачивается за счет работодателя;

НДФЛ = 1440 грн (8000 х 18%) – удерживается с начисленного работнику дохода и уплачивается за его счет.

Военный сбор = 120 грн (8000 х 1,5%) – удерживается с начисленного работнику дохода и уплачивается за его счет.

Итого, к выплате работнику «чистыми на руки» получаем: 6440 грн (8000 – 1440 – 120).

Такие же налоги и сборы и в той же сумме нужно будет начислять и перечислять, если работник оформлен по договору ГПХ.

Как видим, налоговая нагрузка на фонд оплаты труда и на вознаграждение по договору ГПХ одинаковая. Однако первая и основная причина, почему работодатели вместо принятия работника на работу хотят заключить с ним ГПХ, заключается в том, что:

• работникам, которые работают на условиях трудового договора следует ежемесячно платить зарплату не менее минимальной (в 2017 году – 3200 грн в месяц), а лицам, работающим по договору ГПХ, – за выполненную работу (предоставленную услугу) без такой привязки;

• работникам по трудовому договору предоставляются все социально-трудовые гарантии, определенные КЗоТ и другим трудовым законодательством. При этом для исполнителя работ (услуг) его права и обязанности ограничены условиями договора ГПХ и гражданским законодательством.

Когда нужно выплачивать зарплату

Заработная плата выплачивается дважды в месяц. Период между этими выплатами не должен быть более 16 календарных дней.

Таким образом, предельно допустимые сроки выплаты зарплаты, – не позднее:

• 22 числа зa первую половину текущего мeсяца (аванс)

• 7 чиcла следующего месяца – за вторую половину.

Так, например, вторую часть зарплаты за август (при условии, что аванс был 22 августа) необходимо выплатить 7 сентября.

Ирина Петрусенко