Итак, что же делать, чтобы тратить меньше времени на электронную почту:
- Привыкните читать почту только 2 раза в день, например, в 10:00 и в 15:00. Проверьте и вы увидите: этого вполне достаточно, чтобы вовремя среагировать на все важные сообщения.
- Отвечайте на письма немедленно в двух случаях: если это действительно что-то срочное, или если на это потребуется не более 2 минут. Все остальное подождет до тех пор, пока у вас будет установленное вами время для разбора почты.
- Старайтесь писать коротко, четко, ясно и по делу. Вообще говоря, такой стиль письма — признак ясного ума и логического мышления, так что, упражняясь в лаконичных письмах, вы убиваете двух зайцев, оттачивая правильную деловую речь.
- Чтобы предотвратить ненужный поток обратных писем с ответами типа «ок», «все ясно» и т.д., используйте аббревиатуры FYI и NNTR, общепринятые в электронной переписке:
- FYI — For Your Information (рус. К Вашему сведению).
- NNTR — No need to reply (рус. Не требует ответа).
- Такая аббревиатура ставится перед темой письма (там, где обычно вы видите RE или FW) и дает собеседнику понять, что ответ на него не требуется.
- Старайтесь не писать по мелочам: если телефонный звонок займет 30 секунд, а написание письма 5 минут, прибегните к первому способу.