Как известно, в каждой шутке лишь доля шутки. Наверняка, вам тоже приходилось неделями ждать электрика, обрывать телефоны диспетчерской, обивать пороги коммунальщиков, при этом, не получая никакого результата. Чтобы избежать этого, взаимодействовать с работниками управляющих организаций нужно грамотно.
Лично
Если вы не поленились, лично навестили офис УК, обязательно запишите данные диспетчера, принявшего заявку (заявление, жалобу и т.д.), а также ее номер, зафиксированный в журнале регистрации. Журнал регистрации — это документ установленной формы, в котором регистрируются обращения граждан. Как правило, ведется несколько журналов: регистрация аварийных заявок, регистрация заявок на отключение/подключение оборудования, регистрация заявок на ремонт и другие. Номер заявки — доказательство того, что она совершена и принята.
Заявки от населения распределяются между работниками УК. Это оформляется специальным нарядом-заданием, в котором указываются данные заявителя, вид и объем работ. Работник, получив наряд, обязан исполнить заявку в установленное время и надлежащим образом. Исполнение заявки подтверждается подписью заявителя. Расписаться вы должны либо в самом наряде-задании, либо в отдельном акте выполнения работ (акте осмотре и пр.). Если ваш «автограф» не фигурирует в документах, визита специалиста де-юре не было.
Это самый оперативный, но наименее действенный, способ общения. Если работа диспетчерской службы в управляющей компании организована плохо и не контролируется руководством, ваш звонок могут проигнорировать. Доказать, что «вы звонили!», «вы говорили!», «вам пообещали!» практически невозможно.
Поэтому, позвонив в УК, в первую очередь поинтересуйтесь, с кем разговариваете — имя, фамилия, должность. Операторы, фиксирующие заявки, работают по графику. Сопоставившись с ним, вы сможете подтвердить, что в такой-то день в такое-то время разговаривали именно с этим сотрудником. Затем так же попросите сообщить вам номер заявки. Выясните, в какие сроки она будет рассмотрена, кто ответственен за ее исполнение.
С юридической точки зрения — самый практичный вид коммуникации. Разумеется, при авариях, когда нужны оперативные меры, прибегать к нему не стоит, но во всех остальных случаях — пишите письма.
Письменное обращение составляется в двух экземплярах, один из которых остается у вас, второй направляется в УК. Чтобы ваше заявление не отправилось прямиком в мусорную корзину, отправьте его заказным письмом с уведомлением. Если же вручаете письменное обращение наручно, лицо, принявшее его, должно поставить на нем дату и подпись.
Независимо от того, как вы предпочитаете взаимодействовать с коммунальными организациями — лично, по телефону или по почте, — будьте хладнокровны, спокойны и вежливы.
Настаивайте, а не требуйте. Добивайтесь, а не жалуйтесь. Помните, что если УК систематически не выполняет свои обязательства, вы всегда можете её сменить.