Положение устанавливает общие требования по обеспечению сохранности и доступа к публичной информации путем создания, функционирования и ведения системы учета публичной информации, в которой регистрируются документы, находящиеся у субъектов властных полномочий.
Согласно положениям, система учета публичной информации — это электронная база данных, содержащая информацию о документах, находящихся в субъекта властных полномочий.
Администратором системы учета является субъект властных полномочий, что обеспечивает ее создания, функционирования и ведения в пределах своих полномочий. Он обеспечивает: регистрацию документов, стабильную работу системы учета, обнародование системы учета на официальном веб-сайте, а в случае его отсутствия — другим приемлемым способом, предоставление доступа к системе учета по запросам, осуществления обновления программного обеспечения системы учета, возможность поиска, просмотра, получения электронных копий путем копирования информации из системы учета в целом или ее частей пользователями системы учета.
Регистрация документов осуществляется путем внесения в учетную карточку таких сведений о документах в электронном виде: номер учетной карточки, название, номер, дата создания и поступления документа, документа, источник информации (автор, соответствующее подразделение), предусмотренная законом основание отнесения информации к категории с ограниченным доступом, срок ограничения доступа к информации (в случае, если она отнесена к информации с ограниченным доступом), отрасль, ключевые слова, носитель (текстовый документ, пленки, видео- и аудиозаписи и т.п.), вид (нормативные акты, соглашения, решения, протоколы, отчеты, пресс-релизы), проекты решений (докладные записки, обращения, заявления, представления, предложения, письма и т.д.), форма и место хранения документа.
Система учета ведется на государственном языке. Внесение изменений в систему учета в случае обнаружения неточности, ошибки или изменения информации о документе, внесенной ранее, осуществляется путем создания дополнительной к существующей учетной карточки, с указанием в системе учета факта внесения изменений, содержания изменений и даты.
Внесение в систему учета сведений о документах осуществляется с учетом части седьмой статьи 6 Закона Украины «О доступе к публичной информации».
Защита информации в системе учета осуществляется путем создания комплексной системы защиты информации с подтвержденной соответствием.