Visotsky
Екатерина Балановская Систематизация бизнеса
Зарегистрирован:
12 февраля 2019

Последний раз был на сайте:
11 октября 2019 в 15:48
Екатерина Балановская — Систематизация бизнеса
СЕО Visotsky Consulting Kiev
11 октября 2019, 15:47

Как наладить эффективную работу финансового отделения в бизнесе?

Руководитель финансового отделения — это человек, который имеет специальные знания в области бухгалтерии, умеет работать с бухгалтерскими программами. В специфике нашей технологии, руководитель финансового отделения — это не классический бухгалтер. Задача бухгалтера — отразить все операции в бухгалтерском учете в соответствии с законодательством страны, задача руководителя отделения финансов — защищать, учитывать и приумножать активы и резервы компании. Это делается посредством отслеживания и контроля каждой денежной частицы в компании, с момента, когда она поступает в компанию в качестве дохода, до момента, когда она уходит из организации в качестве расходов.

Задача руководителя отделения финансов — организовать работу таким образом, чтоб все данные были отражены и не вызывали ни капли сомнения как у руководства компании, так и у контролирующих органов. Современные программы и технологии позволяют полностью синхронизировать различные базы бухгалтерских программ.

В идеале работа финансового отделения должна быть поделена на 3 отдела — дохода, расхода, учета. Таким образом будет гораздо легче контролировать результаты.

Отдел доходов должен:

1. Контролировать своевременное и в полном объеме поступление доходов компании.

2. Организовать сбор долгов, по согласованным рассрочкам.

3. Вести кассы.

4.Искать наиболее оптимальный по времени и затратам (налоги, комиссии) способ получения доходов.

5. Вносить данные по плановым и фактическим доходам за неделю в файл «План/факт по доходам».

6. Еженедельно отправлять владельцу отчет по доходам компании в формате графика, и если необходимо — разъяснение.

Отдел расходов должен:

1. Готовить данные для проведения финансового планирования.

3. Осуществлять выплаты (наличными и безналичным расчетом) по статьям расходов, утвержденных на финансовом планировании.

5. Своевременно и точно рассчитывать и выдавать зарплату персоналу .

6. Своевременно и точно рассчитывать и выплачивать дивиденды и резервы. Эти выплаты приоритетны.

7. Своевременно организовывать оплаты и взаиморасчеты с остальными филиалами.

Отдел учета должен:

1. Готовить и сдавать в контролирующие органы отчеты и другие финансовые документы по компании.

2. Организовывать инвентаризацию имущества. Минимум раз в квартал. Идеально раз в месяц. Для того, чтобы инвентаризации проходили гладко и быстро, нужно следовать определенным правилам: все приобретаемое имущество должно СРАЗУ в момент поступления вноситься в базу имущества(инвентарный номер присвоить и наклеить) и должен быть назначен ответственный за имущество, о всех перемещениях имущества и прочих событиях должно быть известно бухгалтерии — все что происходит, должно быть отмечено в базе и должна быть информация об этом, все имущество компании должно быть закреплено за сотрудниками — не должно быть имущества «без хозяина».

3. Вести в календаре компании так называемый календарь, где будут даты начала подготовки к сдаче отчетов и даты сдачи отчетов. Этот календарь — основа для планирования деятельности по сдаче отчетов.

Обратите внимание, взгляд начальника отдела учета направлен в прошлое: он отражает ту или иную хозяйственную операцию, которая уже произошла, он составляет отчеты за прошедший период и т.д. Руководитель же финансового отделения анализирует прошлое и смотрит в настоящее. Его задача — держать под контролем доходы и расходы, контролировать финансы с целью сохранности активов.

В работе финансового отделения все должно быть четко налажено, все понятно как для руководителя отделения, так и для руководства компании, которые могут провести инспекцию и получит полную информацию. Не должно быть никаких данных, которые не отражены в отчетах, выписках, официальных документах (т.е. не верим ни единому устному факту, все должно быть подтверждено документально).

Успешные действия

Хочу поделится действиями, которые помогли наладить эффективную работу отделений финансов в 450 компаниях Украины:

1. Использование письменной коммуникации.

2. Своевременная подготовка данных для финансового планирования.

3. Ежедневное проведение ревизии кассы.

4. Составление плана оплат и согласование его с заказчиками. Идеально определить точные дни и часы, когда вы будете проводить оплаты наличными и безналично. Например, выплаты наличными проводяться в четверг с 12:00 до 14:00 и в понедельник с 10:00 по 12:00. Оплаты безналично в пятницу и во вторник с 10:00 до 11:00.

5. Своевременное оформление документов в соответствующие папки.

6. Обязательное сохранение файлов на сервер по единому четко установленному стандарту (в нашей компании названия всех документов такие ГОД-МЕСЯЦ-ДАТА НАЗВАНИЕ).

7. Сохранение архива бланков документов в электронном виде в папке на сервере.

9. Ведение файла Оплаты услуг в Google doc. Чтоб каждый сотрудник не бегал к Вам с вопросами: Когда оплатят по моей платежке?

10. Составление и ведение файла План/факт по доходам и расходам. Успешно запрашивать данные на следующее полугодие за месяц до окончания текущего. Далее периодически обновлять данные и акцентировать на этом внимание других руководителей. Это позволяет анализировать плановое и текущее финансовое состояние компании.

11. В Google doc. отмечать файлы, с которыми постоянно работаешь, знаком «звездочка» (план/факт по доходам филиалов, отчеты по переданным материалам в филиалы, файлы по сверкам). Тогда их быстро можно найти в разделе «Помеченные». Также успешно ежедневно просматривать эту папку чтобы видеть какие данные изменились и оперативно быть в курсе событий.

Как вести оценку работы отделения финансов?

Наверное проще всего и нагляднее будет оценивать работу по графику статистики. Главной статистикой и оценкой эффективности руководителя отделения является стоимость активов с учетом износа

В статистику включают общую стоимость денег на счетах и в кассе компании, общую стоимость основных средств компании с учетом износа, складские остатки. Чтобы посчитать стоимость основных средств, они должны быть правильно учтены и переданы в эксплуатацию ответственным лицам, назначены нормы амортизации и произведен расчет стоимости с учетом износа. Обратите внимание на то, что в эту статистику не включается сумма дебиторской задолженности.

Также необходимо вести статистику по просроченной кредиторской задолженности (перевернутая)

Это сумма неоплаченных вовремя счетов и любых других обязательств компании на конец отчетной недели (оказанные услуги, предоставленные материальные ценности, заработная плата, оплаты по кредитам и другим обязательствам). Статистика перевернутая, то есть, признаком эффективной работы руководителя будет ноль на графике.

Выводы

В отделении финансов есть прописанный план по доходу и расходу. Выполнение этих планов достигается путем строгого контроля по сбору дебиторской задолженности; оплаты расходов, строго по принципу Финансового Планирования, регулярных координаций с отделом продаж по получению дохода. Компания должна иметь высокую кредитоспособность, и это обеспечивает финансовое отделение.

В конечном итоге именно финансовое отделение несет ответственность за жизнеспособность организации в том, что касается финансов.

Деятельность отделения, по существу, заключается в обеспечении компании материальными ценностями и денежными средствами, без которых производство становится практически невозможным.

Таким образом качество работы финансового отделения напрямую связано с процветанием компании и потенциалом ее выживания. Это одна из тех жизненно важных областей в компании, которую руководитель не может игнорировать.

Просмотров: 6, сегодня — 1
Следить за новыми комментариями

Комментарии

Чтобы оставить комментарий, нужно войти или зарегистрироваться