Десять шагов, которые защитят ваш бизнес при проверке

Крупные компании зачастую имеют обширный опыт и четкие сценарии действий в случае проверок. А что делать молодому бизнесу?

Практикующие юристы назвали десять основных мер, которые должно предпринять руководство компании, чтобы проверка не обернулась серьезным ущербом.

Кто приходит

Среди наиболее частых визитеров Анатолий Летаев, старший юрист ЮК «Юскутум», называет правоохранительные органы (повод — заявления граждан о правонарушениях), Госинспекцию техногенной безопасности (на предмет соблюдения норм пожарной безопасности), а также Госинспекцию по вопросам защиты прав потребителей.

К указанным проверяющим Ольга Семенова, юрист юридической компании «Сетра», добавляет Государственную налоговую службу, Санитарно-эпидемиологическую службу (основные «клиенты» СЕС — предприятия общественного питания, продовольственные магазины), Государственную таможенную службу (представители службы являются постоянными гостями предприятий, ведущих активную ВЭД), Госинспекцию по вопросам труда, а также Пенсионный фонд (органы ПФ осуществляют проверки на предмет соблюдения правил учета и уплаты единого социального взноса).

Чаще всего бизнес посещают налоговики, правоохранители и пожарные

Кроме того, с проверками можно ждать Госфинмониторинг (проверяет предприятия — субъектов первичного финансового мониторинга), Государственную экологическую инспекцию (осуществляет проверки на предмет соответствия деятельности предприятий требованиям законодательства об охране природы) и Госслужбу по защите персональных данных (с 1 июля 2012 года).

Что ищут

Последний тренд в проверках — законность использования программного обеспечения (ПО). Поводом такой проверки может служить обращение с заявлением в милицию любого лица. Поскольку факты, изложенные в заявлении, должны быть проверены, выписывается соответствующее направление на проверку. «Если проверяющие были допущены к компьютерам и, более того, смогли использовать для проверки ПК софтсканеры (которые, кстати, в Украине не сертифицированы!), то вероятность того, что ПК будет изъят, а к компании и ее руководителям будут применены санкции, очень велика», — говорит Анатолий Летаев. А санкции могут быть весьма суровыми. Если размер ущерба, связанный с использованием пиратского ПО, превысит 10700 грн., правоохранители смогут возбудить уголовное дело.

Последний тренд в проверках — законность использования ПО. Проверяющим удается найти контрафакт в абсолютном большинстве случаев

Проверяющим удается найти контрафактное ПО в абсолютном большинстве случаев, говорит Летаев. Причем, даже если речь идет всего лишь об одной нелицензионной программе, согласно ст.51-2 Кодекса Украины об административных правонарушениях (КУАП) милиция или Госдепартамент по вопросам интеллектуальной собственности вправе составить протокол о правонарушении и конфисковать ПК.

Часто во время проверок «всплывает» отсутствие на предприятии обязательной документации по охране труда и пожарной безопасности, добавляет Ольга Семенова. Некоторые предприниматели даже не подозревают о многих из этих документов, спрятанных в дебрях нормативно-правовых джунглей (если обратиться к Правилам пожарной безопасности в Украине, утвержденным приказом МЧС N126 от 19.10.2004, большинство предпринимателей увидят немало нового).

Предприятия, работающие с населением, часто оказываются уличенными в нарушении норм закона о защите прав потребителей, таких как, например, отсутствие доступной для потребителей обязательной информации о предоставляемых услугах (перечень такой информации содержит в себе ст.15 упомянутого закона).

Десять шагов для защиты вашего бизнеса

Чтобы подготовить компанию к возможным проверкам, нужно провести ряд мероприятий, которые позволят смягчить возможный ущерб.

1. Разработать инструкции на случай проверки. Необходимо составить инструкцию для сотрудников о том, как вести себя в случае проверки. При этом для секретаря, службы охраны (если таковая есть), сотрудников бухгалтерии и наемных топ-менеджеров должны быть прописаны и доведены отдельные инструкции.

Для различных должностей нужно ввести различные уровни доступа к информации, советует Анатолий Летаев. В таком случае во время обыска или допроса сотрудник не сможет навредить компании своими показаниями.

2. Объяснить права и полномочия проверяющих. Должен быть составлен четкий список документов, которые могут требовать проверяющие, а также лиц, отвечающих за их предоставление.

3. Провести инструктаж с каждым из сотрудников. Необходимо проинструктировать всех сотрудников относительно того, что подпадает под действие коммерческой тайны, а также озвучить стандартные ответы на вопросы проверяющих. При этом знание персоналом своих прав и обязанностей необходимо регулярно проверять.

4. Организовать грамотное хранение данных. Для хранения первичной документации должно быть отдельное помещение с ограниченным доступом. Важную информацию нужно хранить на удаленных серверах, а данные — шифровать.

Особо «деликатную» документацию лучше хранить у адвоката, говорит Ольга Семенова из ЮК «Сетра». С ней согласен и Анатолий Летаев. «Действие норм законодательства об адвокатской тайне может стать дополнительным уровнем защиты от проверяющих инстанций. Для компании, которую проверяют (запрашивают документы, пытаются их изъять, проводят обыск или выемку и т.д.) — это законный повод не предоставлять такие документы», — поясняет он.

5. Провести сертифицированный аудит. Профессиональные аудиторы проверят ваш документооборот и посоветуют, какие ошибки нужно исправить.

6. Прописать инструкции для юриста компании (или наемного юриста). Необходимо сообщить сотрудникам его координаты, включая номер мобильного телефона. Юрист должен быть готов отреагировать на неожиданный визит в любое время дня и ночи.

7. Установить централизованное видеонаблюдение (на входе, на ключевых точках). Записи обязательно нужно хранить в архиве.

8. Использовать только лицензионное и бесплатное ПО. Если на ПК в компании установлены нелицензионные программы, их нужно легализовать, заменить или просто удалить. Лучше всего установить на все ПК определенный пакет ПО и запретить сотрудникам устанавливать программы без ведома руководства, а также записывать/скачивать что-либо. «С такими положениями и приказами должны быть ознакомлены все сотрудники, что подтверждается их подписями», — говорит Анатолий Летаев.

9. Завести журнал регистрации проверок. Форма такого журнала которого утверждена приказом Госкомпредпринимательства № 18 от 10.08.1998. В таком журнале проверяющие обязаны будут расписаться, отмечает Ольга Семенова из ЮК «Сетра».

10. Проверять контрагентов перед заключением сделок. Проблемный (не подает отчетность, находится в процедуре банкротства, в отношении контрагента ведется следствие) контрагент может стать поводом для проверки компании. Последствия от взаимоотношений с ним могут быть весьма тяжелыми: от признания сделок недействительными и налоговых доначислений до проведения следственных действий (обысков, допросов персонала и т.д.) вашей компании.

Программа «минимум»

Стоимость внедрения полноценной программы безопасности начинается с 20 000 грн, говорит Анатолий Летаев. В качестве примера он привел расчет стоимости минимального перечня мер (за эталон бралась компания с штатом до 100 человек, сфера торговли):

— найм адвоката — около 5000 грн за разработку инструкций, положений; абонплата может составлять от 3000 до 10000 грн в месяц, в зависимости от схемы работы с адвокатом.

— система видеонаблюдения, в зависимости от комплекта, обойдется от $200;

— аренда адвокатского сейфа в среднем составит около $100 в месяц;

— аренда сервера за границей в стабильных юрисдикциях и проверенных дата-центрах стартует от $100 в месяц;

— проведение полноценного юридического аудита тарифицируется, как правило, почасово; в хороших юридических компаниях цена составляет от $100/час.

— услуги по проверке контрагентов — от 1000 грн в месяц.

Как правило, все эти мероприятия проводятся комплексно (к ним нужно также добавить инструктаж персонала). По словам Анатолия Летаева, реализация программы «минимум» занимает от одной недели до месяца.